淺析商務秘書職業化發展問題及對策

王冠文

摘 要： 商務秘書即協助企業上司完成各種商業性事務的專職秘書，例如聯系客戶、起草方案、收發函電、商務洽談、談判以及決策等等業務。因此，企業商務秘書職業化發展是很有必要的，它也是新時期我國社會經濟改革的新要求。本文希望簡要探討一下目前企業商務秘書職業化的基本內涵與基礎，在此之上來探討商務秘書職業化發展過程中所存在的問題，并提出其未來發展的優化良策。

關鍵詞：商務秘書 職業化 基礎 發展問題 優化對策

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0243-01

現代企業發展迅速，對于商務秘書的要求也越來越趨于多元化，他們不僅僅輔助經營者從事各種日常公務，也要協助管理調節企業內部關系。如今，商業秘書已經開始走職業化發展道路，它強調其職業能力的綜合性發展，因為這會直接影響到企業的形象與企業在市場中的競爭地位。

一、商務秘書職業化的基礎與能力結構

1.商務秘書職業化的基礎

商務秘書群體服務于企業，因此他們的職業化基礎必須強調職能角色的清晰化與服務對象的多元化。追根溯源，商務秘書群體的職業化發展也是因為目前市場經濟體制不斷完善發展趨勢所造成，社會市場企業對秘書專業人才的需求量越來越大，他們的職業角色職能也在不斷清晰化。從法律法規上講，行業中所推行的國際職場通行規則也讓秘書人才轉化為社會發展的重要職業階層，尤其是商務秘書之于企業擁有了其相關的權利與相應職能承擔義務，且完全依法享有一切待遇。

商務秘書服務對象趨于多元化，這主要是因為在市場經濟背景下多種經濟成分并存體制的有效確立，它帶動了民營經濟、外資經濟乃至個體經濟的異軍突起。其經濟成分也由傳統的單一公有制逐漸轉化為多經濟類型并存綜合模式，這也是推動企業商務秘書朝職業多元化發展的根本動力，像企業商務秘書就還包含了涉外商務秘書、股份商務秘書等等類型，他們都基于企業商務來不斷拓展自身職能，這說明社會對企業商業發展提出了更高的要求，而企業對秘書能力需求也越來越多。總而言之，企業應該迎合市場經濟環境，將商務秘書職業化視為是自身企業發展壯大的一大基礎，在秘書服務對象、服務內容、服務方式方面多求新求變，確保商務秘書從“通才型”到“通才+專才復合型”的職業化轉變。

2.商務秘書職業化發展的能力結構要求

商務秘書職業化就是對秘書企業商務及業務處理能力的全面升級，除常規的智力素質、心理素質、專業口語及書面表達能力、組織管理能力、溝通協調能力、信息處理能力外，現代企業還要求商務秘書擁有較強的業務調研創新能力和繼續學習能力。首先說調研創新能力，這是在市場經濟快速發展的現有環境下對新一代商務秘書人才所提出的職業化發展要求。它要求秘書人員必須以“企業—市場”為基本軸心，能夠有能力自覺展開調研活動，可以為企業找準市場契合點，同時有能力提出經營管理方案，實現對企業領導管理者正確決策的有效輔助。另一方面，商務秘書要擁有一定的創新意識能力，這說明現代企業對商務秘書的職業要求有所提高，并非是傳統遵規蹈矩、惟命是從、只能做簡單工作的輔助人員，在與客戶協商談判、簽訂協議、組織企業管理、提出決策方面都需要商務秘書擁有一定的參與能力，并能夠提出有效建議。

再次說繼續學習能力，繼續學習能力能為商務秘書提供不斷的創新動力源泉，這也為企業不斷獲得創新發展思路奠定了基礎和市場競爭優勢。商務秘書行業就是一個在不斷學習的行業，所以他必須和企業發展一樣擁有繼續學習能力，不斷獲取新知識、新信息，了解更多經營規范，甚至懂得如何實施成本效益核算這種專業的財會問題。這也再一次證明了現代商務秘書職業化對于秘書人才要求的不斷提升[1]。

二、商務秘書職業化發展問題簡析

1.商務秘書非職業化現象嚴重

按照我國《秘書職業資格鑒定試點工作方案》與《招用技術工種從業人員規定》，企業應該配合政府積極推行商務秘書職業化發展力度，鑒定和研究其相關性問題。但實際上，目前社會上許多企業在商務秘書職業化這方面表現非常糟糕，甚至許多企業存在著嚴重的商務秘書非職業化現象，即秘書工作從業人員從來沒有接受過任何商務方面的專業教育，這導致我國企業秘書隊伍工作質量總體偏低，也減緩了商務秘書的職業化發展進程。

用數據來說，我國企業要求商務秘書具有較高的學歷層次，且秘書專業特征要求明顯，要擁有較強綜合能力。但實際上按照專業調查數據顯示，目前我國企業中有33.4%的商務秘書出身于經濟及企業管理相關專業，有34.99%出身于其他專業，而只有11.22%出身于中文及文秘專業。在學歷方面，高職及大專學歷占到了61.29%，本科文憑僅占到20.42%，研究生則更是只有3.19%，總體表現為學歷及專業程度偏低的明顯特點，缺乏對行業學科的深入了解，專業知識面相對較窄，在適應企業專業商務秘書工作方面需要較長的培訓鍛煉時間，為企業培養人才增加了成本。

2.商務秘書職業化生涯規劃制度不完善

現如今，職業培訓是快速提升企業商務秘書職業化的最佳途徑，但目前大部分企業都未能形成較為系統化的商務秘書培訓體系，而且其培訓內容系統性表現較差，完全不能形成商務秘書的長遠職業化規劃。同時，企業也非常重視秘書人才學歷而輕視實際工作技能，在專業素質培養方面相對匱乏，基本無法實現對秘書綜合素質的全面提升，這對商務秘書隊伍職業化建設穩定性是具有很大影響[2]。

三、商務秘書職業化發展的優化對策

1.對職業角色認同及職業形象的有效塑造

職業認同強調人“主體我”的主要成分，它是與人職業相關的價值與理想。商務秘書需要職業認同感，這是其塑造自身職業形象的根本，也是行業走向職業化的關鍵。在企業中，商務秘書首先要做到繼續學習，主要是針對職業能力的學習和職業精神的錘煉，希望樹立以職業化意識為主的行業基礎；其次是企業要培養商務秘書從業人員在職業精神方面的內容，要讓他們懂得致力于社會福祉，用自我所掌握的專業技術知識來服務于大眾，具有強烈的職業角色自律意識，這有助于他們職業氣質的提升與共同價值的有效普及，形成良好的職業道德素養；最后就是要培養他們的職業認同感，要求他們在職業崗位上能夠做到盡職盡責，擁有自我行為支配能力，進而塑造良好的自身職業形象，形成整體職業氣質。

2.引入秘書職業資格鑒定內容

引入秘書職業資格鑒定制度就是為了發展和完善現代商務秘書專業人才，特別是對他們能力結構與知識結構的雙重導向，要將秘書職業資格證書引入到教育中、企業中，幫助他們結合現有知識和技能來形成完整的能力體系，打破傳統企業對于資格教育及培養的界限，進而實現對他們職業精神與人格修養的有效提升。再者，也要引入職業資格鑒定考試，通過鑒定考核來證明他們在企業中、在社會中的有效競爭力。

3.明確秘書職業權利義務及服務待遇

在我國，企業秘書非職業化現象非常嚴重，這就導致了秘書行業業務內容的不夠明確，最終使得工作效率明顯偏低。在這種狀況下，社會及企業應該加強對商務秘書的立法工作，用法律來約束和保障他們的權利，達到治根治本的效果。秘書立法能夠從一定程度確定秘書的職業地位及福利待遇，能夠實現對秘書聘用、評價及辭退機制的完善，形成指定機構行使相應權利，進而避免根據企業按自主喜好來任意調度商務秘書的違法現象，這也也能間接促進商務秘書行業的健康可持續發展[3]。

總結

商務秘書職業化在我國的發展前路依然任重而道遠，誠如文中所言，商務秘書的職業化培養面臨諸多問題，需要針對問題進行有指向性修正，完善社會及企業法規，根據國情特色來開拓職業化道路，為企業商務秘書工作開展建立良好環境。

參考文獻

[1]閆枝青.公共秘書職業化實現的障礙分析及對策研究[D].中國地質大學（武漢），2008.32-33.

[2]李國英.論商務秘書的能力結構[J].科技信息（學術研究），2006（4）：18-19.

[3]陳若蕾.商務秘書專業“三階梯遞進”職業化人才培養模式探索[J].寧波職業技術學院學報，2014（4）：16-21.