商務秘書的現代管理職能

摘 要： 商務秘書是隨著市場經濟發展而出現的新興職業群體，在信息化時代背景下，商務秘書的現代管理職能是其核心職能，對于商務秘書職業發展、職業價值的實現具有重要意義，本文梳理了商務秘書的源起，分析了商務秘書現代管理職能的內涵，并且對如何履行商務秘書的現代管理職能提出了具體的建議，即轉變觀念，轉變對現代商務秘書的管理角色認知；與時俱進，不斷提高自己的信息素養等。

關鍵詞：商務秘書 現代管理職能 內涵

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0241-02

一、商務秘書的源起

隨著我國經濟的發展，市場化程度的不斷提高，傳統的秘書職業不再能滿足現代企業發展的需求，在這樣的社會背景下，興起了一種新型的秘書群體——商務秘書，他們頻頻現身于各種重要的商業活動中并且作用日益凸顯，已經成為不可缺少的輔助力量。商務秘書不同于傳統的秘書，關于秘書的職能，不同的學者有不同的界定，如在任群主編的《中國秘書學》中，將秘書的職能界定為：處理事務，輔助政務；丁曉昌等主編的《秘書學與秘書工作》中，認為秘書的職能是輔助決策、參謀咨詢、調查研究、督查工作等；而在北京大學出版社最新出版的《秘書學》中，將秘書的職能定義為：輔助管理（輔助獲取并利用信息、輔助決策、輔助督促檢查、輔助協調）、綜合服務（辦文服務、辦事服務）。從秘書概念的不斷演變中，我們可以發現秘書職能中管理的成分日益受到重視，不再單純的作為一種輔助人才。商務秘書的職能，在傳統秘書的職能基礎上又有了新的發展，不僅要具備商務公關、談判、外語等基本技能，還應有企業管理、營銷、人力資源等方面的知識。

二、商務秘書的現代管理職能的內涵

21世紀是生產力和科學技術都飛速發展的新時代，秘書職業被賦予的新的時代內涵，由曾經的讀讀寫寫的輔助性人才，逐步向參與管理決策的綜合性管理人才過渡，這種變化使得現代管理職能成為商務秘書職能的新需求。

第一，現代管理職能由過去強調“辦事”轉變強調“辦謀并重”

從某種程度上講，領導者側重于制定各種戰略、全局謀劃，而領導者精力有限，所以迫切的需要從繁重的事務中解脫出來，因此商務秘書要協助領導進行科學管理，參與謀劃，建言獻策。做到管理與服務并行。區別于普通秘書，商務秘書所處的是商業性的辦公環境，充滿挑戰、富于變化又追尋利益最大化，這樣的環境對于企業領導者而言也難以永遠作出正確決策，因此作為商務秘書要適應工商企業運營的快節奏，充分發揮自己的主觀能動性，發揮現代管理職能，協助領導管理企業，成為領導的“左膀右臂”。在新職能視角下，如果我們仍舊囿于傳統秘書，讀讀寫寫，做一些對全局無足輕重的工作，那么想要尋求商務秘書的現代管理職能無異于刻舟求劍，這樣做會使得秘書職業逐漸被邊緣化，淪為商業活動的附庸，有被淘汰的風險，因此，商務秘書的現代管理職能是對傳統秘書職能的新發展、新進步，由過去“辦事”轉變為“辦謀并重”。

第二，現代管理職能更加強調商務秘書的信息素養

信息化時代最顯著的特征就是信息爆炸，海量信息對社會各行各業都發起了強烈的沖擊，這種沖擊對于企業而言更是格外強烈，可以說機遇與挑戰并存，在信息化的沖擊下，較好的應對這種變化的企業則借機發展壯大，并取得了了工業化社會不可能成就的輝煌，如阿里巴巴、蘋果公司等，也有對信息化沖擊準備不充分而沒落，輝煌不再的企業，如諾基亞、柯達公司等等。因此信息化時代對商務秘書提出了新的要求，信息素養成為其現代管理職能的核心組成部分，商務秘書應具備獲取、加工處理、信息評價和信息整合的能力，信息素養包括信息意識、信息獲取能力、信息分析與利用能力以及合理有效的運用信息指導決策的能力。 商業競爭的核心是信息的競爭，作為商業秘書不僅僅要埋頭做事，也要放眼四周，放眼全局，利用自己的信息能力，信息素養，將輔助領導決策能用到的信息，數據進行搜集，用數據說話，用信息佐證，提高決策的科學性、合理性；當然信息素養不僅僅包括信息搜集能力，還包括信息甄別能力，信息時代各種信息充斥商業活動中，其中不乏錯誤信息、虛假信息，面對海量信息，要有鑒別能力，對信息的真實性、可靠性進行判斷；信息素養的另一個不可忽視的部分是信息保密意識，作為商業秘書，所接觸的信息很多是商業機密，因此要提高自己的保密意識，防止信息泄露，商業活動中因為信息泄露可能造成不可估量的損失，這樣的案例數不勝數，因此作為商業秘書要時刻警惕，提高保密意識，對自己的言行負責。

三、如何履行商務秘書現代管理職能

1.觀念轉變，轉變對現代商務秘書的管理角色認知

意識對物質具有能動的反作用，轉變觀念能夠有效促進現代管理職能的履行。商務秘書要站在管理者的角度去思考問題、處理問題，不能像傳統秘書一樣將自己視為輔助性人才，要履行管理職能。商務秘書的工作與領導的工作一樣，都具有鮮明的管理屬性，面對瞬息萬變的經濟環境，商務秘書的重要性絲毫不弱于企業的領導者。只有加強對自己的角色重要性的認知，才能有職業自信，才能基于自己的專業素養，增強工作的創造性，為企業創造更大的價值。作為企業管理層的有機組成部分，商務秘書要履行好現代管理職能，還應該提高工作的主動性和積極性，具體表現為不斷提高自己的知識水平，改善自己的知識結構，多學多做多看多用，拓寬自己的視野，學習國內外企業的優秀案例，不斷積累寶貴的經驗。轉變觀念，轉變對現代商務秘書的管理角色認知，有助于在紛繁復雜的商業活動中，指導自己的行為，順利完成角色轉變，實現現代商務秘書的職業價值。

2.與時俱進，不斷提高自己的信息素養

隨著大數據時代的到來，新興企業的不斷涌現，知識更新換代的速度不斷加快，提高自己信息素養是商務秘書履行行現代管理職能關鍵。根據美國圖書館學會提出的評價指標，信息素養包括能夠認識到信息在商業活動中的重要性，熟悉所在工作區域的主要信息來源等方面；信息獲取能力包括能夠根據所需商業信息找到相應的信息源，掌握各種檢索信息系統的使用方法及技巧等方面，信息分析與利用能力包括能夠分析學術信息的可靠性、時效性、重要性、權威性、新穎性等，對信息進行篩選，去偽存真，去粗取精等。作為商務秘書，要有信息的敏銳感知力，善于捕捉有價值的信息，在海量的信息基礎上，只有迅速捕捉到最前沿、最有價值的信息，才能夠在日益激烈的商業競爭中占得先機。信息素養是商務秘書應該具備的核心素質，這樣才能發揮其現代管理職能，實現其工作價值，服務于企業發展。

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作者簡介：陳俏瀅（1991.12-），女，廣東，漢族，本科，管理學士學位，助教，主要研究商務管理，商務秘書方向。