電子簽章在合同管理系統中的重要作用

王洋

摘 要： 伴隨著信息技術的不斷推進，合同管理信息系統的應用越廣泛，現代信息技術將電子簽章技術和合同管理系統融合在一起，成為了社會發展的必然趨勢。如何針對具體問題進行系統化處理，從而有效發揮電子簽章的社會應用價值，引起了社會的廣泛關注。本文從合同管理系統基本流程入手，結合電子簽章技術法律依據和技術特征進行了簡要分析，最后結合實際情況介紹了電子簽章在合同管理系統中的作用機制，旨在為相關技術管理人員提供有價值的參考建議。

關鍵詞：電子簽章 合同管理系統 法律效力

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0104-02

一、合同管理系統的流程及電子簽章的重要性

在研究合同管理系統的過程中，首要的是了解合同執行的各個環節，及其相應模塊功能分析和業務處理，確保合同管理系統的流程能夠順暢執行，各層級之間能形成有效的關聯與互動關系。研究多數合同系統的功能及操作流程，主要包括合同文本處理、合同審簽流程、電子簽章生效、合同執行與付款、合同變更與終止等業務模塊。

第一：合同文本處理。合同管理系統的合同數據的唯一入口，用戶可根據系統既定的合同模板規范，在系統中準確填報合同基本信息。生成合同文本的過程可以手動錄入合同的必要信息：包含合同甲乙上方信息，合同標的，合法規定的相關合同的交付時間、交付物形式、付款形式及付款要求、合同驗收標準、知識產權規定等。根據合同的不同形似可以選擇不同的合同模板，其中合同關聯信息以附件形式上傳。對于合同文本處理部分，通過錄入信息轉化為合同模板內容，并支持生成word、pdf合同文本及導出操作等。

第二：合同審簽流程。合同審簽流程實現合同信息的電子化審批過程，要做到合同審定環節的可定制，審批順序可調整，合同審批過程可監控，處理意見可追溯。特別值得注意的是，在合同雙向審批過程，合同審批人員需要根據具體法人單位的管理特點設定審批環節，每個審批環節均可以查閱合同文本信息，供審批人做出審批判斷。按照從低到高的順序可以進行逐級審批，審批流程結束合同可以進行電子簽章。

第三：電子簽章生效。電子簽章具有一定的權威性和確認性。在線合同要求甲乙雙方均可以使用電子簽章，保證合同在線文本的有效性。甲乙雙方的企業信息需要利用工商、金融渠道進行信息的企業信息的認證，并獲得電子簽章密鑰介質。通過合同管理系統對于簽章時間控制，避免甲乙上方同時操作同一份合同。簽章完畢的合同作為有效合同文本被保管成PDF格式文檔，可以被調閱、下載、跟蹤文檔變更。

第四：合同執行付款。合同的執行過程中必然有時間約束、合同交付內容及質量、合同款項的支付等新信息。信息化系統可以根據客戶在合同管理系統中錄入的時間、費用等信息對于合同執行進行管控和約束。除此之外，要對約束條件進行集中分析，要對合同的交付內容進行分析，時間不能早于合同起始時間，或晚于合同終止時。

第五：合同變更與終止。根據合同執行過程中遇到的各種不可預知的情況，可能會導致合同或終止。需要變更合同時，需申請合同變更申請，并由雙方確認變更后的合同條款。雙方單位進行確認并同意后，可以啟動合同審簽流程，保證變更后的合同真實有效。

二、電子簽章合同的法律有效性

電子簽章是保證合同有效性的核心。電子合同的完整性和不可否認性是亟待解決的問題，電子簽章的設計與實現就顯得十分重要。為保證信息的真實性與安全，書面合同需要由當事人和負責人簽章、蓋章，以便讓雙方識別是合同責任人，認可合同內容的同時確保合同具有法律效力。依靠技術手段識別電子合同簽章人的真實身份，保證電子合同的安全性和真實性，是電子簽章在合同管理系統中起到的核心作用。

電子合同在實際執行過程中具備有效的法律依據。在實際管理過程中，電子簽章合同要結合法律相關要求，對其進行集中管理，確保電子合同的法律有效性同時，提高其社會影響力。第一，要從立法方面承認電子合同具有合法的書面效力，提升其在法律條款中的價值，解決電子合同法律效力問題。第二，要集中解決電子簽名的法律效力問題。通過我國《新合同法》第三十二條規定：“自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”的分析，能對相關內容進行理解，也就是說，電子合同一般不具備傳統概念下的書面正式文本，同樣也有了新的概念和方式。伴隨著電子簽名法和新《合同法》的使用，從法律上給予電子簽名以充分的認可，對電子合同的真實性與有效性進行證明和鑒定。

確保使用電子簽章企業的合法性。使用電子簽章進行合同簽署的企業必須具備正式法人合法經營權，即營銷執照?？梢酝ㄟ^工商網、全國征信網等進行企業網站進行實名認證后，具有企業主體的法律經營主體的認可。通過上述方式進行認證的企業，可以獲得唯一識別身份的CA密鑰，確保電子簽章使用企業的合法性和有效性。

三、電子簽章技術分析和應用

1.電子簽章技術內涵

電子簽章技術是傳統印章圖片的升級版，建構一個區別于所有實體印章的印章機制，保證整個合同簽署過程的唯一性和合法性。

從技術上講，電子簽章，泛指所有以電子形式存在，依附在電子文件并與其邏輯關聯，可用以辨識電子文件簽署者身份，保證文件的完整性，并表示簽署者確認電子文件所陳述事實的內容。從廣義上講，電子簽章不僅包括我們通常意義上講的“非對稱性密鑰加密”，也包括筆跡辨別、指紋識別，以及新近出現的眼虹膜透視辨別、面紋識、DNA識別等。目前，最成熟的電子簽章技術就是“數字簽章”，它是以公鑰及密鑰的“非對稱型”密碼技術制作的電子簽章。我們通常所說的電子簽章也是指數字簽章。運用一種名為“非對稱密碼系統”（Asymmetric Cryptography）的技術來對發文者的電子文件作加、解密運算，其目的是使收文者可確定電子文件的發出者是誰、該電子文件在傳輸中未遭篡改并保證發文者不能否認其發文的行為。

電子簽章廣泛應用，借助實體密鑰能保證合同管理系統簽章流程的完整度。電子簽章用戶在電腦中使用CA認證證書控件，保證U盤結構和PIN碼之間的對應關系，也能有效實現簽章管理及簽章程序。電子簽章合同管理技術遵循的規范主要包括Data Encryption Standard算法、SSP02算法、R.Rivest-A.Shamir-L.Adleman算法以及散列算法等。

2.電子簽章技術特征

電子簽章之所以應用效果符合時代需求，主要是基于其內部數字化參數結構的有效性和科技性，能提升整體運行結構和運行參數的完整度，確保印章管控系統貼合實際需求，確保整體管理層級和管理需求得到滿足。

第一，電子簽章技術主要是基于公鑰基礎設施建立起來的，能保證文件的真實性和安全完整性，并且由于電子簽章的唯一性特征，在實際運行過程中，一旦雙方利用電子簽章進行合同簽訂，即時生效后，就產生不可抵賴性，真正實現了印章圖片的業務數字化。第二，電子簽章技術在運行過程中，借助密鑰介質實現簽章權限的有效運行，只有掌握和了解密碼的人員才能有效使用該U-key的介質進行簽章。第三，在實際項目運行過程中，主要是利用印章對整體系統進行集中驗證，一旦文檔出現了篡改和惡性變動，都會對時間和具體改動條款進行歷史痕跡標注。第四，在應用電子簽章技術的過程借助計算機網絡實現，從而能保證其簽章行為克服空間障礙。由于沒有了地域和時間的限制，簽約的方式能實現最便捷有效的執行。第五，基于電子簽章的唯一性和安全性，在實際技術運行時能對用戶身份進行識別和確認，并且一定程度上保證了電子簽章使用人員的安全性和可靠性。

3.電子簽章在合同管理中的應用分析

現階段隨著互聯網、信息化的不斷深入開展，企業與企業間，企業與用戶間的合作不斷加深，合同信息管理系統的使用也變得越來越廣泛。網絡交易雙方來說，如何確認對方的身份真實可信，如何確認對方發來的電子合同真實性、完整性、可信性和不可抵賴性是首要解決的關鍵性問題。人們在使用合同管理系統的同時，也更加注重電子簽章合同的法律效力問題。本文依據《中華人民共和國合同法》和《中華人民共和國電子簽名法》提出了電子合同的安全需求，闡述電子簽章通過數字證書保證合同各方的身份真實性和合法權益。目前合同管理系統根據業務流程的要求，能夠提供電子簽章功能。實際使用過程中根據實際情況合同文本及審簽處理，確保能對不同合同進行統一或者個性化的審簽流程。合同訂立雙方均能夠獲取到有效的電子簽章介質，能在標準化合同管理運行流程中有序執行。

特別要注意的是，在啟動電子簽章后，買方和賣方要對自己的相應行為進行合同文本的確認，雙方能看到完整的合同文本，完成了對相應合同條款進行集中審定之后，可以進行電子簽章操作，避免合同操作的重復性。買賣雙方能在實際運行過程中，進行集中的合同信息管理與執行，從而提升整體管控結構和管理層級的有效性，并且一定程度上進一步建立了良好的合作關系。利用電子簽章技術進行合同簽訂，也能有效提高整體項目運行系統的有效性，也滿足了電子商務無紙化的辦公需求，一定程度上順應了時代的發展變化。對于企業來說是資本的節省，效率的提升。

結束語

本文以電子簽章在合同管理系統中的使用方法、法律依據、技術實現方式為核心內容，對標準合同以及協議合同建立過程中，要對合同文本進行電子簽章的運行方式要符合實際需求。

總而言之，合同管理系統結合了電子簽章技術，在提升合同安全性和效率的同時，確保電子合同簽章的操作技術和流程滿足實際需求，真正實現合同簽訂方式和運行模型的最優化。將電子簽章技術應用到合同管理系統，有效提升企業綜合管理能力的同時，更能有效增強企業的市場競爭力。

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