關于檔案信息化建設的若干問題研究

劉政

摘 要： 本文首先針對檔案信息化建設的現存問題做出系統分析，并進一步探討檔案管理信息化建設的有效措施。

關鍵詞：檔案管理 信息化 問題 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0078-01

引言

單位的規模越大，相關的檔案管理工作越困難，檔案的大量堆積給單位各項工作的開展造成壓力。近幾年檔案的管理工作一直是困擾各個部門和機構的重要問題，大量的人力物力投入到檔案管理技術的改革之中，但是對檔案管理水平的提高并沒有什么實質性的幫助。隨著現代信息技術的不斷發展，通過不斷總結實踐經驗，最終發現利用計算機對檔案進行信息化管理是提高檔案管理效率的最佳途徑。

一、檔案信息化建設的現存問題

1.缺乏正確的認識

當前檔案管理工作中存在一系列障礙因素，首當其沖的就是思想意識落后。很多單位從負責人到管理人都缺乏對檔案管理工作的改革意識，檔案管理的規范性和科學性嚴重缺乏，管理人員固守傳統的管理方法和管理理念不愿改進，導致了管理水平長時間難以提高。檔案管理工作的改革發展不僅僅是工作態度嚴謹所能實現的，還需要與現代信息技術、網絡技術、數字技術相結合，構建一套科學化、現代化的管理系統，提高管理效率。只有首先認識到檔案管理信息化的定位及重要性，才能實現檔案管理工作向著規范化和標準化全面轉型。

2.缺乏投入的力度

檔案管理工作的信息化建設意味著檔案管理系統，包括管理設備、管理技術、管理人才等都需要全面的優化改革，并與信息技術接軌，實現信息化管理。檔案管理設備要更新，技術要改進，人才要培養，而每一項工作的優化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作信息化的實現。但是，從目前的情況來看，檔案管理工作信息化建設的進程過于緩慢，很大程度上與資金投入量過小、經費支持不足有關，相關機構的供給能力有限，檔案管理部門的融資情況不好，導致檔案管理的信息化建設失力。

3.缺乏原則的確立

檔案管理工作的信息化建設需要確立嚴格的原則加以維護，否則就會成為某一個單位或部門自愿采取而其它機構不予熱心的內容，檔案管理工作的信息化建設就無法大范圍的普及和推廣。檔案管理信息化原則和管理制度的確立，需要相關政策和法律的支持，但是當前我國缺乏對檔案管理工作的相關政策規范和法律規定，導致了檔案管理信息化建設的過程中缺乏統一的標準，工作進程中出現各種矛盾和弊端，轉型速度緩慢且障礙重重，難以得到群眾的信服和支持。

二、檔案管理采取信息化方式的意義

1.檔案的數量龐大

在檔案管理部門的日常工作中，大量的檔案不斷隨著用戶的增加而產生，除用戶外，各種工作以及項目的運行，也會增加檔案的數量。數量如此龐大的檔案必須經過科學的管理才能發揮出對單位運營的促進作用，檔案管理的不合理會對的各項工作產生不良影響。因為檔案是單位對人力資源實施系統管理的依據，檔案的不合理管理會導致工作走上錯誤的道路，不利于單位的長遠發展。因此，檔案是非常重要的，在單位的日常工作中，必須注意對檔案進行有效的管理和規劃，否則將造成檔案長時間處于管理不善的堆積和廢棄狀態，為單位的人文環境造成負面影響。信息化能夠實現對數目龐大的檔案進行快速高效歸檔管理，將雜亂的檔案歸入科學有序的信息系統中。

2.檔案管理的安全性需求

檔案管理工作還面臨著安全性低的隱患，檔案是單位開展事業的重要憑據，檔案的丟失破損都會對單位的各項事業造成嚴重影響，因此檔案的管理工作需要高度的安全性保障。但就目前的情況而言，檔案的管理工作安全性不高，紙質的檔案存在自身物質性的局限，存放時間過久的檔案可能產生變質的情況，稍有管理不慎就會出現受潮，霉變或蟲噬等問題。大量的檔案在多年的保存管理過程中丟失或者字跡漸漸褪色，喪失了對工作的輔助價值。另外，紙質檔案的更新修訂不方便，需要耗費大量的人力、物力進行謄寫，在謄寫的過程中有可能造成一定程度的損失，許多用戶在調用多年前的檔案時發現檔案被修訂多次已經找不到有價值的內容。但是信息化檔案管理不存在這些問題，計算機系統可以對檔案進行高效的分類管理，并實行安全性加密，可以快速更新檔案信息庫并對原有檔案進行備份存檔，按照年份索引隨時為工作提供相關檔案資源。

三、檔案管理信息化建設的有效措施

1.構建電子檔案數據庫，完善信息化系統

檔案管理的信息化建設必須依靠信息技術，將信息技術引入檔案管理工作，形成徹底改革，這就需要電子檔案數據庫的建設。只有建立電子檔案數據庫，才能使機構或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強，更能規范化、科學化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數據庫的輔助下也變得更加快速和便宜。那么，電子檔案數據庫的質量決定了檔案管理信息化建設的成敗，在電子計算機、信息科學和網絡平臺的輔助下，搭建電子檔案數據庫，創設電子檔案數據庫的存儲盤，如此可以使檔案得到科學的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標準化、規范化進程[1]。

2.制定和完善檔案管理信息化管理制度

計算機以及信息化技術為檔案的管理工作提供了科學有效的方案，但是在計算機信息化應用于檔案管理工作時出現了各種不盡人意的情況，導致了檔案信息化管理技術的推廣和發展十分緩慢，規模非常有限。其中首當其沖的問題便是沒有制定完善的檔案信息化管理制度，給檔案信息化管理工作造成了很嚴重的困擾。檔案信息化管理工作需要有一個統一的管理標準和要求，有一套科學完備的管理流程，并針對檔案信息化管理的每一個環節實行權利與責任的落實。要想推進檔案信息化管理進程就必須首先制定完善的檔案信息化管理制度，運用統一的工作章程和管理規范對檔案實行科學化管理[2]。

3.改善檔案信息化管理的基礎設施

很多單位只是認識到信息化對檔案管理工作的促進作用，卻沒有認識到信息化技術的成本要求，依然采用較為落后的管理設備，檔案的管理環境也存在諸多弊端，給檔案信息化管理工作造成一定阻力，檔案始終管理不善正是由于信息化設備不足導致的。很多單位的計算機硬件標準不過關，或者根本沒有為檔案管理工作者配備信息化辦公設備。檔案信息化管理軟件也需要定期更新，不斷優化升級，才能使檔案信息化管理系統正常運轉工作。因此，必須在軟件和硬件兩個方面不斷加強技術維護，促進檔案信息化管理水平的提升[3]。

4.注意做好檔案管理工作人員的規范管理

從事檔案管理的工作者是檔案管理工作得以有效展開的直接實踐者，因此，檔案管理的信息化建設一定程度上建立在檔案管理工作者信息技術處理能力的依托之上，必須不斷加強對檔案管理工作者信息化管理技術的培養與考核，從而提高檔案管理信息化建設的質量和效率。單位一方面應對在職的檔案管理人員實行崗位培訓，聘請專家實地講學指導，從思想意識和技術能力兩方面加強對檔案管理者的優化提升。另外，單位應不斷吸納信息化高科技人才加入檔案管理工作，從而優化檔案信息化管理人才隊伍。最后，單位應就檔案管理人員的信息化管理規范性提出明確要求，建立一套嚴謹、完善、科學的檔案信息化管理系統，加快檔案信息化建設的進程[4]。

四、結語

檔案信息化管理還需要不斷提升對管理人員的技術要求，不斷提升檔案管理工作者的職業技能，大批量錄用信息化管理專業人才，對于在崗員工也要不斷加強技術培訓，從而提升檔案信息化管理工作的質量。

參考文獻

[1]宋守君.工程檔案信息化管理系統的功能與對策研究--以山東建筑大學為例[J].山東建筑大學學報，2014（4）：364-367，373.

[2]劉春年，陳通.基于共詞聚類的我國檔案信息化研究結構、趨勢分析[J].檔案管理，2015（6）：7-9.

[3]王利平.非主業檔案信息化如何服務于主業檔案信息化的探討[J].辦公自動化（綜合版），2014（2）：50-51.

[4]李春艷.大型集團化企業集中管控模式下的檔案管理系統探索與研[J].北京檔案，2013（1）：32-33.