縣級醫院檔案管理現狀分析和對策研究

鄒小平

【摘要】醫院檔案是指在醫藥衛生工作中形成的具有保存價值的歷史記錄，它是國家檔案的重要組成部分。隨著醫院改革的不斷深入和醫學科學的迅猛發展，檔案管理作為醫院管理工作中的作用日益顯著，檔案信息資源的開發與利用也愈加受到重視。可目前醫院檔案管理嚴重滯后，阻礙著檔案的開發和利用。本文對醫院檔案管理的現狀和對策作一分析闡述，與讀者共勉。

【關鍵詞】醫院檔案；管理現狀；分析研究

我院現有職工160余人，是一家二級乙等綜合性醫院，根據浙江省衛生計生委評審專家組對醫院檔案管理工作提出的一些意見和建議，結合我院檔案管理現狀，針對縣級醫院檔案管理中普遍性存在的問題，本人結合自己的工作實際分析如下：

目前，由于檔案種類的增多和載體的多樣化，不少綜合性醫院檔案管理存在以下問題： 1、重要的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，易丟失，不同程度地存在殘缺不全，珍貴的文件材料往往被淹沒在舊紙堆中或被處理。2、檔案分散在各部門，所謂的檔案歸口管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。且分散管理后，每個部門都要有人兼管保存，重復保存，造成人力物力和財力的浪費。3、檔案管理制度不夠健全、不規范，各自為政，標準不一，裝具參差不齊，造成管理無序化，檔案利用率低。4、對上級檔案管理達標要求重視不夠，檔案工作人力不足，缺少適應社會主義市場經濟體制的綜合性醫院檔案管理的新模式等。

分析與對策：

一、領導重視，營造良好的檔案工作環境。

在政治、工作、生活上關心、愛護檔案工作者，主動為他們辦實事、解難題，幫助他們解除后顧之憂，切實把檔案工作者的工作積極性和創造性保護好、調動好、發揮好①。通過對《檔案法》的宣傳，使領導班子更加充分地認識到檔案工作的重要性，把檔案工作納入到重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，促進檔案工作規范管理。醫院結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》等有關法律、法規，制訂了一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度，對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

二、建立醫院檔案三級網絡管理模式

檔案工作由院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各部門負責人和專兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導，統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級規定。有利于組織監督各職能部門的檔案工作，有利于檔案的收集和利用，有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫院檔案的安全、完整、為醫院檔案的開發利用提供可靠依據。

三、加強檔案管理隊伍建設，規范檔案管理。

當前，醫院檔案管理已經不能囿于傳統模式和方法，大膽變革、創新發展已經刻不容緩。人才隊伍建設是事業發展的根本保障，培養高素質的復合型管理人才是當務之急②。醫院在原有專職檔案管理人員的基礎上，組建了一支穩定的兼職檔案員隊伍，在每個科室設立一名兼職檔案員，并經常性地對他們開展業務培訓，有效提高他們的業務能力與專業技術水平，改善他們的知識結構和儲備，使他們能夠勝任檔案管理工作③。兼職檔案員專門負責本科室檔案材料的收集工作，綜合檔案專職檔案人員及時給予業務指導，提高他們的業務水平和實際工作能力，責任落實到科室乃至到人，使大家能認識到檔案的重要性和規范性，充分發揮檔案管理網絡作用，提高了檔案收集工作的效率，從而保證了檔案材料收集的齊全和完整性。

四、檔案管理現代化

現代化的硬件設施。提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用，實現檔案的計算機編碼、儲存、檢索。將檔案內容按黨群工作、行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、醫療設備、財會等分門別類地輸入計算機，具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時費力的原始勞動，變得在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動力的解放，更是工作質量的飛躍。可以使檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。醫院還在庫房建設、設備配置、人員、經費等方面加大投入，保證庫房、檔案柜及資料盒等配備及時到位，統一美觀，為檔案整理及等級醫院評審使用創造條件，并注重對現代化各類信息的收集和整理，借鑒社會其他領域的信息，豐富檔案管理經驗，使醫院檔案管理現代化、規范化。

五、開發檔案信息資源，充分發揮檔案作用。

近幾年醫院十分重視檔案的開發利用工作，完成了多種通用性編研成果。其中編研了醫院大事記、醫學論文匯編等，為醫院的機構改革、人事任免、職稱評定等提供了資料。基建檔案的利用，保證了大型建筑物的及時修繕。醫療設備檔案的利用，有力地保證了設備的及時維修，確保了臨床工作的正常運轉，受到院領導、醫護人員和后勤維修人員的好評。檔案在院領導科學決策以及其它工作中起到了依據作用和參考作用。醫院各類人員充分認識了檔案在醫院管理及文化建設所具有的其他文獻不可替代的作用。

總之，檔案管理是縣級醫院管理的重要組成部分，又是醫院等級評審的重要內容，提升檔案工作能力和水平，重視和加強檔案工作具有十分重要的作用和意義。

參考文獻：

[1]華超.淺談檔案工作分管領導的基本功[J].浙江檔案.2016年第1期，第62頁。

[2]何淑萍.加強縣級醫院數字檔案室建設的幾點思考[J].浙江檔案.2016年第2期，第61頁。

[3]潘偉春.切實加強基層民主黨派檔案管理工作[J].浙江檔案.2015第2期，第62頁。