關于創新人事檔案管理制度與模式的思考

徐彩虹

【摘要】人事檔案包含著個人的歷史、信用、社會履歷等資料，其是檔案管理中需要著重注意的部分。目前在各個單位中為了適應內部的改革及人員的調整會對原有的人事檔案管理工作進行改進，對其制度及模式進行創新是檔案部門在發展過程中的重點。由于人事檔案具有一定的特殊性，其實際管理意義對單位人事調動及人員發展有著重要的影響，因此更要依據現今時代發展的特點對其進行革新。

【關鍵詞】人事檔案；管理制度；管理模式；創新；改革

目前在一些單位中檔案管理部門對人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問題在一定程度上限制了管理工作的開展，影響了人事檔案在單位中所起到的效用。目前我國經濟形勢處于轉型及調整時期，這對單位人員調動有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，為此對其管理制度與模式進行創新需要在單位需求及社會發展的基礎上進行。

一、創新人事檔案管理制度與模式的必要性

目前我國許多單位中對人事檔案的管理依舊沿用傳統的管理制度，這些制度及模式多數是在計劃經濟時期制定的，在現有的經濟發展模式下及時代的發展變化中，其在現今的人事檔案管理工作中已經無法發揮出應有的效果，無法滿足單位用人對人事檔案使用的要求。創新和完善人事檔案管理制度與模式不僅僅是增強單位核心競爭力的關鍵，也是轉變和利用人才發展戰略的重要前提，更是規范我國人才市場競爭，重視人才培養的關鍵因素。

二、人事檔案管理的功能與科學內涵分析

人事檔案在實際的管理中具有一定的復雜性，主要是由于其所展現出的功能具有多樣性的特征，為此以下主要從及方面將其功能及內容進行徹底剖析。

第一，人事檔案中是對單位員工在各個階段工作、晉升、嘉獎、懲罰情況的具體記錄，由單位進行制定，具有一定的權威性，因此需要加蓋單位的公章，并且具有一定的法律效力，人事檔案的記錄與制作必須以客觀的角度對單位員工在工作的各個階段的表現進行公正評價，在不得逾越國家法律規范的前提下，充分保障和尊重員工的人身權利。

第二，人事檔案會對工作人員在實際工作中的具體表現進行記錄，其中不只包含著人員所作出的貢獻，還有一部分屬于工作人員的失誤情況記錄，同時這些內容還可以反映出工作人員的思想狀態及心理狀態。

第三，個人信用情況是人事檔案記錄中的重要部分，其主要是由監察機關等相關部門對其個人資信情況的一個記錄，例如資產、個人銀行等部分的信用情況制定的檔案，這些信息數據可以為單位人員調配提供準確的依據。

三、當前人事檔案管理過程中存在的問題分析

根據現有的人事檔案管理經驗可以發現，其所存在的問題主要集中在管理權限、內容、程序等方面，以下根據這三點內容對其問題進行分析。

第一，當前人事檔案管理方面存在較為嚴重的“空擋、死檔”等情況，對檔案管理權限不明確，需要對人事檔案管理權限進行確定。

第二，人事檔案管理中所涉及的管理內容比較陳舊，無法滿足現代單位對于人才的基本管理需求，也無法切實適應于現代單位檔案管理的需要，尤其是人事檔案中對于個人家庭成分、海外關系等情況的等級已經沒有必要，而對于個人參加各類培訓，獲得技能證書情況等又缺乏相應的記錄格式。另一方面，很多單位單位對于人事檔案的記錄存在造假成分，由于個人關系等主觀情況導致人事檔案中出現很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無法充分反映個人的真實情況。

四、當前人事檔案管理制度創新

由于人事管理在單位發展過程中具有不可替代的重要作用，因此需要就當前人事管理過程中出現的問題進行解決和分析，人事檔案管理必須符合當前單位以及社會對于人才管理的需求，為人才管理與使用創造便利條件，從而推進人事檔案管理制度的創新，唯有這樣，才能適應市場經濟的發展規律。要加大政策創新力度。在大力推進檔案管理社會化進程的同時，必須抓緊進行政策創新。為此，需要做好下面的工作。

第一，要加強隊伍的自身建設，按照相關的要求，配備好檔案管理人員，解決單位缺少檔案管理專員的情況。

第二，嚴格把好隊伍的進口關，實施執業資格證書制度，經過相關的考試考核，合格的才能頒發相關的證書，允許上崗。

第三，還需要對單位人事檔案管理人員進行專業化培訓，特別是加強人事檔案管理工作者業務技能，提升其業務素質，培訓可以采用多媒體網絡教學方法，將現代化辦公集成方法向人事檔案管理人員進行傳授。

第四，要對人事檔案管理進行嚴格的內部制度管理，對人事檔案管理人員進行嚴格的上崗考核，并且以相應的獎懲制度約束管理者，充分調動人事檔案管理者的工作創新能力。

五、人事檔案管理模式創新

人事檔案管理工作模式的創新需要建立在單位與社會共同需求的基礎上，將單位與社會對于人才需求的信息通過人事檔案管理的形式進行表現，形成開放化和集成化的新型人事檔案管理模式。在當前社會，國家的發展與單位的發展都離不開人才，無法脫離人才的創新，只有將人才用好，使之“各盡其才”才能發揮出人才的凸出優勢。當前對于人事檔案管理模式的創新主要在建立人事檔案數據庫資源共享方面，將準確的人事信息通過數據庫實時更新的方法進行資料動態化管理，還可以隨時查詢諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解個人全方位的信息，并可以對這些信息資料進行綜合且全面的分析，在較短時間內為各部門、單位和個人提供全方位的服務。未來的社會將會是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將不可逆轉。

對于人事檔案管理工作來說，要想適應單位的發展及市場經濟的轉變就需要突破原有管理模式的局限，通過時代的角度去探索及創新管理制度，根據人事檔案的作用及要求對其制度及模式進行科學合理的改進。上文的內容主要指出人事檔案應具有一定的隱私性，并在實際中受法律的保護，在尊重員工的同時，建立公開、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創新的角度對人事檔案進行有效管理。

參考文獻：

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