淺議機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革對人事檔案的新要求

劉英

摘要：養(yǎng)老保險制度改革工作中涉及的相關(guān)材料，是人事檔案中的重要內(nèi)容之一。人事檔案工作應該能為養(yǎng)老保險改革提供強有力的數(shù)據(jù)支撐，但是由于檔案管理工作本身存在諸多問題，給養(yǎng)老保險制度改革的利用工作帶來困難。在養(yǎng)老保險具體實施過程中，如何有效發(fā)揮好人事檔案的數(shù)據(jù)支撐作用，是人事檔案管理部門需要關(guān)注的問題。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險 人事檔案 現(xiàn)狀 對策

中圖分類號：F84267文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）04-0121-02

自《國務院關(guān)于機關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險制度改革的決定》（國發(fā)[2015]2 號）頒布實施以來，全國范圍內(nèi)正式啟動機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革。事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革，涉及每個工作人員的切身利益。其中養(yǎng)老保險制度改革工作涉及的人事信息材料，也是人事檔案工作的重要內(nèi)容。在具體實施過程中，如何有效配合養(yǎng)老保險制度改革，順應養(yǎng)老保險制度改革的新要求，發(fā)揮好人事檔案的數(shù)據(jù)支撐作用，是人事檔案管理部門面臨的一個重要課題。

一、養(yǎng)老保險制度改革中與人事檔案有關(guān)的概念

養(yǎng)老保險繳費年限包含視同繳費年限與實際繳費年限，其與退休后養(yǎng)老保險待遇核定具有重要的關(guān)系。視同繳費年限是指在職工全部工作年限中，其實際繳費年限之前的按國家規(guī)定計算連續(xù)工作時間的年限。職工在正式實行社會統(tǒng)籌與個人賬戶相結(jié)合的基本養(yǎng)老保險制度之前，按國家規(guī)定計算為連續(xù)工齡的時間，都可以作為“視同繳費年限”，并且可以與實際“繳費年限”合并計發(fā)養(yǎng)老保險金。復員退伍軍人、城鎮(zhèn)下鄉(xiāng)知識青年被招為企事業(yè)單位合同制工人，在參加基本養(yǎng)老保險時，其軍齡及下鄉(xiāng)期間按國家規(guī)定計算為連續(xù)工齡的年限，一并算作視同繳費年限。

實際繳費年限是指職工參加基本養(yǎng)老保險后，按規(guī)定按時足額繳納基本養(yǎng)老保險費的年限。

繳費工資基數(shù)是確定繳納養(yǎng)老保險的根本依據(jù)。繳費工資基數(shù)是指單位和職工個人用于計算繳納養(yǎng)老保險費用的工資基數(shù)，用此基數(shù)乘以規(guī)定的繳費比例，即為單位和個人繳費金額。

職業(yè)年金既不是社會保險，也不是商業(yè)保險，而是事業(yè)單位及其職工依據(jù)自身經(jīng)濟狀況建立的保障制度，具有補充養(yǎng)老保障制度的意義。

二、與養(yǎng)老保險概念相關(guān)的人事檔案材料現(xiàn)狀

人事檔案作為工作人員各時期信息的原始存儲器，應該能為養(yǎng)老保險改革提供具有很強權(quán)威性的數(shù)據(jù)支撐。但是在長期的檔案管理中造成了現(xiàn)行的人事檔案材料不規(guī)范，內(nèi)容不真實，信息不準確等諸多問題。這種問題的出現(xiàn)與我國分散式的人事檔案管理體制有極大的關(guān)系，這給養(yǎng)老保險制度改革工作帶來很大困難。

1.人事檔案材料內(nèi)容記載前后不一致，準確性差

人事檔案發(fā)揮作用的根本和前提是真實的人事檔案內(nèi)容。人事檔案的材料內(nèi)容涉及人的一生，隨著人的成長過程和經(jīng)歷逐漸完善和豐富，檔案中很多材料現(xiàn)存的只有一份。現(xiàn)階段我國人事檔案主要是在學生檔案的基礎(chǔ)上形成的。學生檔案作為高校專門檔案管理，是記述和反映學生在個人學習成長過程中的經(jīng)歷、思想品德、學習成績和工作表現(xiàn)的各種載體，以學生個體為單位收集保存起來的語言文字、圖像表格及其他各種形式的歷史記錄。當前學校管理的學生類檔案的歸檔范圍主要包括：高中階段檔案如高中學生登記表、高考電子檔案紙質(zhì)版、高等學校入學登記表、各階段體檢表、學籍卡片、學習成績登記表（冊）、獎懲情況記錄表、加入黨團組織的志愿書申請書、各階段畢業(yè)生登記表、授予學位材料等。通過考察當前學生階段檔案，發(fā)現(xiàn)很多檔案中的材料內(nèi)容前后記載不符，最容易出錯的是出生日期不一致、工作時間、入黨入團時間不一致，具體換算的年齡、工齡、黨齡、學歷記載更是錯誤連篇，導致一本檔案的實際內(nèi)容嚴重失真。

歸檔材料缺乏規(guī)范性，隨意性較大，還有可能出現(xiàn)重疊和交叉，有的人事檔案材料在歸檔時由于部門審查不嚴格，對一些手續(xù)不齊全的也入檔，人事檔案中普遍缺少反映個人技術(shù)特長及工作能力等的相關(guān)材料，人事檔案材料雷同現(xiàn)象嚴重，這些雷同重復的檔案材料無法真實反映一個人的具體情況。甚至出現(xiàn)在同一人事檔案歷次填寫的個人履歷中，年齡越填越小，參加工作時間越填越早，學歷越填越高，工作經(jīng)歷也不盡一致。年齡作為客觀存在的自然情況，具有唯一性，是任何個人不得隨意更改的。我國存在公歷與農(nóng)歷的實際情況，人事檔案中出生時間的填寫應以公歷為準。許多人在填寫出生時間時不能做到前后統(tǒng)一，公歷與農(nóng)歷日期混淆填寫，而且有的公歷和農(nóng)歷之間換算不準確，往往一份人事檔案中會出現(xiàn)幾個不同的日期。由于人事檔案的封閉式管理制度，導致個人對其不規(guī)范的危害性認識不足。

2.人事檔案管理與社會人事制度相脫節(jié)

人事管理作為人事檔案管理工作的工作對象，涉及人員自身的各類信息，如入職時間、人員資歷、工資信息及技能資格水平等。這些信息是養(yǎng)老保險制度改革的重要參考依據(jù)。改革開放以來，隨著收入分配制度改革的深化，各單位自主權(quán)利增大，確立崗位津貼采取按崗定薪、工資浮動等方式，在這些工作中卻沒有及時形成人事檔案材料，出現(xiàn)記載檔案工資材料和個人的實際收入不相符，甚至檔案中記載的工資遠遠低于實際收入。很明顯，這樣的人事檔案與實際情況嚴重脫節(jié)，深刻影響人事檔案的真實性和準確性。

3.人事檔案信息化建設(shè)滯后

檔案工作正處于社會信息化的大背景下，從傳統(tǒng)的檔案實體管理向信息管理、信息資源管理和知識管理過渡。我國大多數(shù)人事檔案管理的方式目前仍是以手工操作為主的靜態(tài)管理，靜態(tài)管理的檔案作用是潛在的，要變成現(xiàn)實的直接價值受環(huán)境和管理水平的制約，給人們的檢索利用帶來了相當大的難度。同時人們利用紙質(zhì)實體的檔案時，極易被人為損壞。因此，傳統(tǒng)以手工操作為主的人事檔案的管理方式不利于人事檔案管理的標準化和系統(tǒng)化，導致了人事檔案管理工作的滯后性。

三、人事檔案有效輔助養(yǎng)老保險改革的對策建議

（1）要實現(xiàn)人事檔案的高質(zhì)量管理，就必須建立規(guī)范化的管理制度，嚴格監(jiān)管人事檔案的相關(guān)材料收集、歸檔、鑒別和立卷等過程，重要一點就是要及時收集和補充人事檔案材料。人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的人事檔案材料。有些檔案材料可能散落在形成單位或個人手中，如：新取得的學歷學位材料、參加執(zhí)業(yè)資格等考試的登記表、參加社會實踐活動的登記表、各種表彰材料等。這些材料都應及時送交人事檔案部門，力求縮短檔案信息與教職工實際情況的“時間差”，使檔案能全面真實、細致、立體地反映教職工全貌。進一步拓寬、細化人事檔案所涉及的內(nèi)容，挖掘信息價值，特別是加強針對本次養(yǎng)老保險制度改革的專門收集，勢必會對人力資源管理工作起到一定程度的優(yōu)化、增益作用，同時更好地為人事檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造價值。

（2）建立審核溝通機制，審核認定的結(jié)果必須本人親自簽字確認，確保填寫的信息準確、統(tǒng)一。檔案審核作為一項專業(yè)性、政策性很強的工作，政策必須把握透徹，否則會導致檔案審核存在誤差，干部人事檔案中的信息容易出現(xiàn)錯誤。如關(guān)于年齡的認定。2006年以前對出生時間的認定按照中組部、人事部、公安部《關(guān)于辦理干部退（離）休手續(xù)時認定出生日期問題的通知》（組通字[l990]24號）文件執(zhí)行。2006年之后由中組部、人事部、公安部出臺的《關(guān)于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字[2006]41號），此后認定出生時間要嚴格遵照此文件執(zhí)行。關(guān)于干部工齡的認定主要依據(jù)入伍審批表、軍校登記表、知青上山下鄉(xiāng)登記表（時間審定表）招工審批（登記）表、轉(zhuǎn)正定級材料等記載的時間。現(xiàn)在的大學生村官及各種幫支扶項目的工齡認定，則是以在基層報到的時間算起。有些干部檔案中缺少大學生登記表、大學錄取材料、研究生錄取材料以及轉(zhuǎn)正定級工資表，這些材料的缺失給工齡的認定增加了很大的難度。關(guān)于人事檔案中工作經(jīng)歷的審核認定一般以最新的《干部履歷表》和《干部任免審批表》作為依據(jù)，此外還要參照轉(zhuǎn)正定級審批表和招工登記表等材料記載的時間作出準確的認定。

檔案中出現(xiàn)記載不一致時，檔案管理部門要及時進行調(diào)查，并加以糾正，不能把錯誤一直保留下來。在審核過程中我們發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員與檔案本人之間缺乏溝通，這會對以后的信息填報造成很多麻煩。例如：以前，有些干部的“三齡一歷”已經(jīng)做過認定，但檔案管理部門沒有將信息反饋給當事人，本人更沒有當面簽字，因此在以后的材料填報過程中仍以之前的為準，干部本人的信息仍是沿用錯誤的信息，導致填寫內(nèi)容與組織人事部門填寫的干部任免審批表等材料長期出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象。

（3）開發(fā)人事檔案管理信息系統(tǒng)。人事檔案信息化管理是機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的必然趨勢，實現(xiàn)人事檔案管理的網(wǎng)絡化、數(shù)字化，有助于實現(xiàn)人事檔案的高效率管理和綜合性開發(fā)。當然，在信息數(shù)據(jù)庫建立過程中，人事檔案管理部門必須認真按照人事檔案相關(guān)管理政策辦事，在此基礎(chǔ)上正確劃分人事檔案資料的保密與利用，通過信息技術(shù)與加密技術(shù)對人事檔案信息資源進行權(quán)限劃分與加密。依據(jù)人事檔案的動態(tài)性特點，做到及時收集人事信息，順應“大數(shù)據(jù)”對人事檔案的新要求，及時更新數(shù)據(jù)庫的信息，確保與實際情況一致。通過考察，我們發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作的各類信息資源本身存在一定程度的重復現(xiàn)象，因此，我們要認真梳理人員信息結(jié)構(gòu)，探索信息資源本身的融合方式，優(yōu)化人事檔案管理的信息資源數(shù)據(jù)，避免這些個人信息的重復，節(jié)約人事檔案管理的人力、物力、財力，達到事半功倍的效果。

機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革是國家全民保障的重要組成部分。人事檔案工作要順應時代要求，發(fā)揮數(shù)據(jù)支撐作用，為創(chuàng)造公平、公正、合理的社會環(huán)境作出貢獻。

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責任編輯：孫瑤