學(xué)校辦公室精細(xì)化行政管理的策略探討

于晶

【摘要】在學(xué)校管理中，辦公室行政管理工作，是一項(xiàng)繁雜眾多并且責(zé)任重大的工作，若沒有做好平時(shí)的工作，不僅會(huì)加大工作量，而且還會(huì)干擾到學(xué)校辦公室的正常工作。而精細(xì)化管理則是辦公室行政管理的有效的途徑，其不僅能夠有效的提高管理的效率，還能降低學(xué)校辦公室的管理成本，所以，學(xué)校辦公室要想得到更好的健康穩(wěn)定的發(fā)展，就一定要加強(qiáng)辦公室行政管理的精細(xì)化。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校辦公室 精細(xì)化 行政管理

【中圖分類號(hào)】G641 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2016）29-0061-01

目前，在學(xué)校行政管理中，辦公室起著中介聯(lián)絡(luò)、上傳下達(dá)的作用，是連接學(xué)校、學(xué)院、學(xué)生三者關(guān)系的樞紐，關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生利益。學(xué)校制定的方針政策通過辦公室行政工作才能迅速傳達(dá)到學(xué)院，學(xué)院再傳達(dá)到每位學(xué)生耳中，但當(dāng)前我國學(xué)校辦公室行政管理工作仍存在諸多問題，隨著國家教育政策的不斷改革，對(duì)學(xué)校行政管理工作有了新的要求。

一、培養(yǎng)高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊(duì)伍

提高學(xué)校辦公室行政工作質(zhì)量的前提，就是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊(duì)伍高素質(zhì)、高效率的辦公室人員必須具備全面的辦公室專業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室行政工作經(jīng)驗(yàn)，政治素質(zhì)過硬，責(zé)任感強(qiáng)，辦事效率高，同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)、甘當(dāng)幕后英雄的精神。學(xué)校辦公室行政工作除了對(duì)專業(yè)理論水平的要求外，更多的需要經(jīng)驗(yàn)的積累和高度的責(zé)任感，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交代的事項(xiàng)要按時(shí)高質(zhì)量完成，辦公室行政工作最忌諱懶懶散散，辦事拖拖拉拉，因?yàn)檗k公室行政工作基本都是時(shí)限性比較強(qiáng)的行政工作，辦事效率太低就會(huì)誤事，有時(shí)為了搶時(shí)間經(jīng)常會(huì)在業(yè)余時(shí)間加班加點(diǎn)，而學(xué)校辦公室人員一般都是陷于繁瑣的事務(wù)性行政工作之中，很少能靜下心來寫材料，特別是辦公室主任和秘書人員起草報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿以及宣傳稿等；對(duì)后勤服務(wù)行政工作，更是需要足夠的耐心和熱情的服務(wù)態(tài)度。社會(huì)在發(fā)展進(jìn)步，高等學(xué)校的體制機(jī)制改革也在不斷深入，這就要求辦公室管理人員必須不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，推進(jìn)管理創(chuàng)新。只有這樣，才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，與時(shí)俱進(jìn)地開展各項(xiàng)工作。比如在崗位設(shè)置過程中，有的老師可能會(huì)認(rèn)為開展定編定崗就是要實(shí)施“陽光工資”，還有的老師可能會(huì)認(rèn)為崗位設(shè)置會(huì)阻礙教師的發(fā)展，這就要求經(jīng)辦人員要及時(shí)了解相關(guān)的方針政策，吃透有關(guān)文件的精神，只有這樣，才有可能做出具有說服力的解釋。因此，作為高校的管理干部，必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念。“在這個(gè)日新月異的社會(huì)里，高校的管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)能夠增強(qiáng)知識(shí)、提高技能、提高精神境界和培養(yǎng)人的創(chuàng)新思維。”

二、明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)溝通

崗位職責(zé)不清，行政工作就會(huì)混亂。辦公室的行政工作本來就是很具體的事務(wù)性行政工作，是最不能亂了步調(diào)的。辦公室行政工作范圍內(nèi)的崗位，主要有辦公室主任兼黨辦主任、信息主管、后勤主管、辦公室秘書、安保專責(zé)、接待專責(zé)、生活用電管理員等，辦公室崗位眾多，如果沒有明確的崗位職責(zé)，容易造成有的行政工作交叉重疊，有的崗位行政工作出現(xiàn)空白，只有確定了每個(gè)崗位的崗位職責(zé)，才能使辦公室行政工作面面俱到，做到既無重疊又無空白。但是，辦公室行政工作又是需要密切合作的行政工作，辦公室人員除了需要完成本崗位行政工作之外，還需要具有相互幫助、共同協(xié)作的精神。同時(shí)，還要加強(qiáng)溝通，溝通包括縱向溝通和橫向溝通縱向溝通，分為與上級(jí)的溝通和與下級(jí)部門的溝通。此外，學(xué)校辦公室人員之間也要相互溝通。就目前來說，溝通是有多種不同渠道的。暢通的溝通渠道是有效溝通順利進(jìn)行的重要保障。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，溝通渠道日趨多樣化。因此，輔導(dǎo)員應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)用更廣泛的現(xiàn)代溝通渠道開展思想教育。現(xiàn)在，網(wǎng)絡(luò)溝通方式己經(jīng)頗具規(guī)模。網(wǎng)絡(luò)溝通一般分為QQ、MsN、微信微博、博客等，這些溝通渠道都有實(shí)在的意義，彌補(bǔ)了其他溝通的一些缺陷。當(dāng)然，溝通是雙向的，在學(xué)生可以看輔導(dǎo)員的博客的時(shí)候，輔導(dǎo)員也有必要多看看學(xué)生們的QQ空間，博客等，都是一種很好的溝通。輔導(dǎo)員如果能積極利用網(wǎng)絡(luò)渠道與學(xué)習(xí)進(jìn)行溝通，那么師生的交流將會(huì)更加深入，輔導(dǎo)員能了解到平時(shí)不易掌握的學(xué)生情況，甚至能直面學(xué)生的內(nèi)心。學(xué)生也能更加了解輔導(dǎo)員，從而得到輔導(dǎo)員的幫助和指導(dǎo)。

三、確保辦公室行政管理工作的規(guī)范運(yùn)行

辦公室一般設(shè)置有辦公室主任、科研秘書、教學(xué)秘書、行政秘書、研究生秘書、工勤人員等。每一個(gè)管理崗位的工作要求和工作內(nèi)容都不一樣，有些崗位還需要經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)或者一定時(shí)期的經(jīng)驗(yàn)積累才能勝任。比如，教學(xué)秘書需要精通教學(xué)教務(wù)的各項(xiàng)規(guī)章制度，要能夠熟練掌握和自如運(yùn)用高校教務(wù)系統(tǒng)來開展教學(xué)管理工作，行政秘書需要熟悉資產(chǎn)購置與管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，要能夠運(yùn)用資產(chǎn)管理系統(tǒng)來及時(shí)辦理資產(chǎn)的購置、報(bào)賬、入賬、報(bào)廢等各項(xiàng)工作，而辦公室主任則需要有較強(qiáng)的組織領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，一方面要能夠充分調(diào)動(dòng)辦公室人員的工作積極性，另一方面還要能夠督促各項(xiàng)管理工作的落實(shí)。可見，辦公室的工作就像一部汽車，需要有車輪、有發(fā)動(dòng)機(jī)、有方向盤等，每一個(gè)部件的職能都是不一樣的，不能相互隨意替代或者對(duì)調(diào)，只有每一個(gè)部件準(zhǔn)確到位了，這部汽車才能在馬路上行駛。因此，要對(duì)辦公室各個(gè)崗位的職責(zé)有一個(gè)明確和清晰的界定，合理劃分每一管理崗位的工作內(nèi)容與職責(zé)范圍，這是保證辦公室管理工作順利運(yùn)行的第一步。一部汽車要上路運(yùn)行，必須遵行交通守則。辦公室的管理要做到有序運(yùn)行，還要求辦公室人員自覺遵循辦公室管理工作的基本規(guī)范和工作流程。作為高校的管理人員，首先應(yīng)當(dāng)把“恪盡職守、守土有責(zé)”作為其工作的總要求，做到“在其位謀其政”。

四、結(jié)語

總而言之，精細(xì)化是學(xué)校辦公室整個(gè)管理的新方向，也是辦公室行政管理工作發(fā)展的新趨勢(shì)。精細(xì)化管理是必須要建立在常規(guī)的管理模式基礎(chǔ)之上，并且進(jìn)一步深化，精細(xì)化管理能有效的將思想、理念以及作風(fēng)等，落實(shí)到學(xué)校辦公室工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中。辦公室行政的工作內(nèi)容繁多且復(fù)雜，所以，要綜合思想認(rèn)識(shí)、制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化等多方面，必須要將辦公室行政管理工作精細(xì)化，這不僅能夠提升辦公室工作的效率，還能有效提升整個(gè)學(xué)校辦公室的科學(xué)化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉光林.關(guān)于高校黨政辦公室精細(xì)化管理的思考與建議[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2013，07：76-77

[2]龍鎮(zhèn)盛.實(shí)現(xiàn)辦公室行政精細(xì)化管理的分析[J].企業(yè)改革與管理，2015，02：15