探討事業單位文書檔案的規范化管理

鄧靜儀

摘要：事業單位文書檔案管理作為事業單位管理工作的重要組成部分，在事業單位發展過程發揮著重要的作用。隨著科技的發展與社會的進步，事業單位文書管理工作也進行了改革，但是仍然存在一些問題有待解決。本文將對事業單位文書檔案管理現狀進行簡要分析，進而對事業單位文書檔案管理的重要作用以及加強事業單位文書檔案管理措施加以闡述，以供參考。

關鍵詞：事業單位；文書檔案；規范化管理；現狀；措施

隨著我國事業單位改革步伐不斷的加快，事業單位對文書管理工作也提出了更高的要求，文書檔案不僅詳細的記載著事業單位的發展歷程，而且也為事業單位的決策提供重要的參考作用。若想充分發揮出文書檔案對事業單位發展的重要作用，必須要加強文書檔案規范化管理力度，運用科學的技術手段提高文書檔案管理工作效率。

一、事業單位文書檔案管理現狀

（一）事業單位對文書檔案管理未給予足夠的重視

事業單位未能充分的意識到文書檔案管理的重要作用，普遍認為文書檔案管理僅僅是對一些文件進行存檔，而與事業單位的發展沒有直接的關系。因此，一些事業單位雖然也實施文書檔案管理，然而，在其管理過程中只是簡單的對文書進行分類、收集以及保存，未能充分發揮出文書檔案的重要作用，在文書檔案管理過程中，所投入的人力與物力資源相對較為不足，不利于文書檔案的合理化與規范化管理，從而在一定程度上不能確保文書檔案的完整性。

（二）事業單位文書檔案未形成規范性的管理制度

大多數事業單位雖然已經制定相關的文書檔案管理規章制度，文書檔案人員也按照相關條款進行文書檔案管理與分類。但是，從目前事業單位檔案管理現狀來看，其文書檔案管理制度相對還是不夠完善。舉例來說，（1）事業單位未能制定出較為明確的檔案管理制度，而是將文書檔案進行統一的分類與管理，這樣為文書檔案查找造成一定的麻煩；（2）未能生成文書檔案目錄，不利于檔案查找。

（三）事業單位文書檔案管理模式較為落后

目前，事業單位文書檔案管理模式上相對比較落后，雖然，先進的計算機技術已經應用到各行各業，但是相對于事業單位文書檔案管理還未實現科學化與自動化。有些事業單位所用采用自動化文書檔案不能與之相適應，從根本上無法提高文書檔案管理工作的效率；同時還有部分事業單位仍然采用的是人工管理模式，這樣管理較為封閉，不能有效地實現資源共享，不利于事業單位的發展。

二、事業單位文書檔案管理的重要作用

（一）促進事業單位工作效率的提高

事業單位文書檔案記載著事業單位工作人員的工作情況以及事業單位所舉行的重要活動等方面內容，通過查閱文書檔案可以了解每一位工作人員的工作狀態，其可作為事業單位人員評優以及晉級的主要憑證，基于此，事業單位工作人員會努力完成每一項工作內容，在一定程度上極大的提高事業單位工作人員的效率。

（二）促進事業單位健康穩定發展

隨著市場經濟體系的一體化和多樣化，事業單位的發展狀況也倍受關注，為了能夠更好的了解事業單位的發展歷程，找出事業單位在發展過程中的存在不足，以此作為經驗教訓，才促進事業單位能夠健康發展，必須要加強事業單位文書檔案管理建設。

三、加強事業單位文書檔案管理措施

為了能夠充分發揮出事業單位檔案管理的重要作用，必須要有針對性的完善現階段事業單位檔案管理現狀，制定規范性的文書檔案管理模式，從而才能促進事業單位健康發展。

（一）增強事業單位對文書檔案管理重視度

為了能夠增強事業單位對文書檔案管理工作的重視度，提高相關文書檔案工作人員的規范化意識，事業單位可以采取必要的措施使文書檔案管理人員充分認識文書檔案對事業單位未來發展的重要作用。比如，事業單位可組織對相關的檔案管理人員進行定期的培訓，提高其檔案管理能力，從而有效的落實事業單位檔案管理工作，保障文書檔案完整性。

（二）完善事業單位文書檔案管理制度

在事業單位文書檔案管理過程中，必須要制定完善的文書檔案管理制度，從事業單位的實際情況出發，找出文書檔案管理中存在的不足并且進行及時改正。同時也要建立檔案監督體制，特別是對財政文書檔案管理，必須建立相應的監督管理部門，有效監督才能提高相應人員的警惕，避免由于工作人員失誤對事業單位造成不良的影響。

（三）加大文書檔案人員配置 提升管理質量

建立完善的文書檔案管理工作激勵機制，提高文書檔案相關管理人員的綜合素質，對提高檔案管理工作的質量有著至關重要的作用。然而，在建立文書檔案管理工作激勵機制的過程中，必須要形成合理的獎懲制度，從而使相關的檔案管理人員能夠充分的明確自身工作職責所在，增強工作責任感，確保文書檔案管理工作能夠有序進行。

四、結語

綜上所述，從事業單位檔案管理的現狀上看，由于在觀念上未能給予檔案管理工作足夠的重視，致使文書檔案管理在人力上以及制度上缺乏一定的先進性，不能有效的發揮文書檔案借鑒作用。因此，事業單位必須要采取積極的措施，運用先進的科學技術，提高文書檔案規范化管理，從而達到文書檔案管理與時俱進的實際效果。

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