淺談如何做好辦公室日常行政事務

陸海榮

摘要：辦公室是一個單位的綜合的、全面的辦事機構，處在承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通四方的樞紐地位，是一個單位的參謀總部、信息中心和后勤基地。辦公室日常行政事務工作的好壞，對內直接影響到一個單位工作質量和工作效率的高低，對外影響一個單位的社會形象。本文分析了辦公室日常事務的內容及其重要性，并闡述了做好辦公室日常事務的具體措施，以此來充分發揮行政事務部門的工作職能，保障單位各項工作的正常運轉。

關鍵詞：辦公室；行政事務；內容；措施

辦公室是一個單位的綜合的、全面的辦事機構，既擔負著執行、調研、智囊等宏觀管理職能，又擔負著文件起草、督辦、協調業務接待、通訊、收發等微觀服務任務，處在承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通四方的樞紐地位，具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能。辦公室日常行政事務工作的好壞，對內直接影響到一個單位工作質量和工作效率的高低，對外影響一個單位的社會形象。如何才能真正做好國辦公室的行政事務工作，卻面臨著許多的困惑，本文結合自己的工作經驗，談談個人的看法。

一、辦公室日常行政事務的內容

（一）管理服務工作

管理服務職能是辦公室工作的重要組成部分，主要包含公文管理、事務管理、信息處理、文件檔案的歸檔管理、文件資料收發、報送管理、公章管理、搞好服務。

（二）綜合協調工作

綜合協調工作是辦公室重要的職能之一，要保證一個單位統一步調，保證領導班子的正確決策能夠認真貫徹落實，協助領導班子安排好決策實施過程中的人和事，將矛盾解決在萌芽之中。

（三）監督指導工作

監督指導職能是指對工作人員的檢查、考核、督促和指導，其目的是使他們迅速、準確、有效地完成決策目標。

（四）參謀咨詢工作

辦公室是一個單位的參謀總部、信息中心，其參謀咨詢工作的內容有：一是通過各種現代化手段為領導決策搜集提供各種信息；二是協助決策，發揮參謀、助手作用。

二、充分認識辦公室日常行政事務在單位行政管理中的重要地位

辦公室是一個單位的窗口，體現了一個單位的綜合素質，也代表了一個單位的外面形象，其地位是特殊的，其作用是非常重要的。辦公室日常行政事務的重要性主要體現在二個方面：

（一）外樹形象

從辦公室的地位看，辦公室是一個綜合的、全面的辦事機構，大量地聯系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進行的，這些日常行政事務工作不僅僅代表和影響一個單位的行政管理，而且直接影響到單位的社會形象和威信。

（二）內提效率

從單位的內部來看，業務部門之間的及時溝通、準確銜接，都要靠辦公室綜合協調處理解決。只有充分認識到行政管理工作特定的位置和職能，才能促進辦公室的各項工作有序開展。

三、如何做好辦公室的日常行政事務

要高水平、高質量、高效率地做好行政事務部門的工作，充分發揮辦公室的承上啟下、綜合協調、參謀助手、督促檢查和服務保障作用，從以下幾個方面著手：

（一）要做好公室的日常行政事務首先要有一批素質高、作用正、原則強、服務優的辦公室工作人員

1.素質高是指辦公室人員要要把加強學習、提高素質作為履行工作職責的基本前提。針對單位管理政策出臺多、變化快、政策性強的特點，堅持學習的針對性、廣泛性、創新性和經常性。

2.作風正是指行政事務部門工作較苦較累，要提高思想覺悟，養成良好地工作作風。要愛崗敬業、樂于奉獻，具有強烈的事業心和責任感。

3.原則強是指行政事務部門工作人員必須要有大局意識，注重協調。做人、辦事都要講原則。

4.服務優是指行政事務部門的同志一定要牢固樹立服務的宗旨意識，努力提高服務的質量和水平。

（二）要做好辦公室的日常行政事務，就要發揮好“三個作用”

1.發揮好參謀助手作用。作為辦公室工作人員要有政治敏感性和洞察力，注意形勢的發展和社會的動態，超前思考，提出具有前瞻性的的思路、措施和辦法，為領導解決問題、推動工作提出有價值的建議。

2.發揮好督促檢查作用。辦公室要注意加強督促檢查，督促、提醒各科室或有關部門及時完成各項工作任務，發現問題及時向領導匯報。

3.發揮好綜合協調作用。辦公室要著眼全局，統籌兼顧，協調好各科室之間的關系，協調好上下級之間的關系，協調好干部之間的關系，促進團結與合作，充分調動好各個方面的積極性。

（三）要做好辦公室的日常行政事務，就要搞好“三個服務”

1.為領導服務。辦公室人員除了做好日常服務之外，還要圍繞中心工作和重點工作，主動站在領導的角度多些思考問題，善于為領導決策或開展工作提供參謀性的服務。

2.為單位服務。辦公室人員要主動與各科室加強聯系，互通情況，及時了解他們在工作中的問題和要求，積極為各科室排憂解難，為單位正常運轉提供可靠的保障。

3.為基層服務。對基層的工作要多些給予關心和指導；對基層上報的材料要根據不同的情況及時轉交有關領導或組織有關科室辦理。

（四）要做辦公室的日常行政事務，就要努力完成“三大任務”

1.處理公文。處理公文要“準確、及時、規范”。起草文稿語言表達要準確；收發文件要及時，下發文件要規范。

2.安排會議。安排會議要“細致、周密、協調”。會議方案要細致，議程安排要周密，會議組織要協調。

3.處理事務。處理事務“嚴謹、高效、靈活”。辦事程序要嚴謹，辦事效率要高效，辦事方式要靈活。

總之，辦公室的日常行政事務是瑣碎的、重復的服務性工作，辦公室的人員勞心又勞力，還會受一些委屈和埋怨，但辦公室的日常行政事務又具有很重要的地位，事關單位的工作成效和社會形象，所以必須認真的做好這些日常行政事務，為單位的正常運轉，提供可靠保障。

參考文獻：

[1]吳建軍.如何做好辦公室工作[J].中國商界，2012（11）.

[2]呂濤.如何做好新時期辦公室行政管理工作的思考[J].中外企業文化，2014（7）.