電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用及發(fā)展之研究

摘 要：在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案成了一種趨勢(shì)。但電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用與并存發(fā)展卻成了檔案管理界關(guān)注的焦點(diǎn)話題。在本案，筆者結(jié)合相關(guān)知識(shí)，探究電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用與并存發(fā)展。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用；并存發(fā)展

1 引言

檔案是記載“歷史”的原始文獻(xiàn)，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為代表，其與電子檔案的區(qū)別如表1所示。

根據(jù)表1，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，而通過整合利用，可實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。從目前的形勢(shì)來看，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的局面會(huì)長(zhǎng)期存在，這就要求檔案管理人員主動(dòng)認(rèn)清這一新形勢(shì)，并制定全面、科學(xué)的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用，再進(jìn)一步探究其并存發(fā)展。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用

目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，以期實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代檔案的高效管理。但傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)象是紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)代檔案管理的對(duì)象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質(zhì)檔案。據(jù)此，筆者建議從如下方面來對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合利用：

2.1 同步歸檔

無論紙質(zhì)檔案或電子檔案，在收集、檢驗(yàn)和審核以后，都應(yīng)按歸檔要求進(jìn)行歸檔，其中針對(duì)電子檔案的歸檔，其應(yīng)先存入特定的計(jì)算機(jī)硬盤中，再標(biāo)上歸檔標(biāo)記。

2.2 同步整理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質(zhì)檔案，如此可在同一時(shí)間完成電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理歸檔。

2.3 同步利用

針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步利用，具體表現(xiàn)如下：在檔案查閱時(shí)，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質(zhì)與電子形式；在檔案利用時(shí)，可重點(diǎn)選取電子檔案，而若要求選用紙質(zhì)檔案，則可按同一檔案來獲取紙質(zhì)檔案。如此一來，既可實(shí)現(xiàn)高效利用檔案，又可長(zhǎng)期保存紙質(zhì)檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理利用強(qiáng)調(diào)的是在傳統(tǒng)檔案生命周期理論的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)檔案的分階段電子化管理。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展

電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現(xiàn)在如下方面：一是電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)都能為現(xiàn)代社會(huì)所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質(zhì)檔案不可取代，究其原因是紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間相當(dāng)長(zhǎng)，且在法律體系范圍內(nèi)，紙質(zhì)檔案的權(quán)威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預(yù)見的時(shí)間內(nèi)取代紙質(zhì)檔案。針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，筆者提出如下建議：

3.1 完善電子檔案管理體系

為了提高電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理成效，創(chuàng)新管理思路、手段和模式是必經(jīng)之路。對(duì)此，筆者建議做到如下幾點(diǎn)：一是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發(fā)等上有所創(chuàng)新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內(nèi)容及提高其質(zhì)量；四是完善電子檔案標(biāo)準(zhǔn)及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質(zhì)文件改為電子文件的組合形式，并進(jìn)一步完善紙質(zhì)檔案的管理程序與其信息化的轉(zhuǎn)換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進(jìn)一步完善電子檔案的管理，以實(shí)現(xiàn)交叉管理電子檔案與紙質(zhì)檔案。

3.2 建設(shè)檔案保管設(shè)施

無論是紙質(zhì)檔案或電子檔案，其都需在一定的物質(zhì)條件下進(jìn)行有效保管，即要求保管條件安全及保管設(shè)施完備。對(duì)此，企事業(yè)單位應(yīng)重視對(duì)檔案保管設(shè)施的建設(shè)，即：統(tǒng)籌檔案庫(kù)房的安排，以保證檔案庫(kù)房的合理布局、檔案保存環(huán)境的保密性與安全性，亦或說檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離危險(xiǎn)場(chǎng)所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業(yè)單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫(kù)房：一是檢查庫(kù)房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫(kù)區(qū)穿過；三是購(gòu)置與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相符的檔案保險(xiǎn)柜、密集架等保險(xiǎn)設(shè)施；四是配備一定數(shù)量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機(jī)、去濕機(jī)及復(fù)印機(jī)等，以保證檔案保管設(shè)施與檔案管理規(guī)范相符。

3.3 深入學(xué)習(xí)檔案管理理論

電子檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，其對(duì)檔案管理理論與實(shí)踐的影響尤其深遠(yuǎn)。對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)組織檔案管理人員開展如下學(xué)習(xí)活動(dòng)：一是深入學(xué)習(xí)電子檔案管理理論，以期對(duì)電子檔案的種類、特點(diǎn)、概念及地位等進(jìn)行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認(rèn)清現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導(dǎo)對(duì)電子檔案的管理；三是在實(shí)踐中積累電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，并在分析表1的基礎(chǔ)上，整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，從而實(shí)現(xiàn)兩者的相互牽制、相互補(bǔ)充和良性發(fā)展。

3.4 健全檔案管理制度

在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，出現(xiàn)了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對(duì)此，檔案部門應(yīng)逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的成功對(duì)接、轉(zhuǎn)化和管理。對(duì)此，首先，檔案部門應(yīng)以電子檔案的特征為依據(jù)制定電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案著錄與標(biāo)引規(guī)則等；其次，應(yīng)實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，并明確規(guī)定電子檔案的信息載體、轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)格式及硬件設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等；第三，檔案部門應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，完善紙質(zhì)檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的管理制度；第四，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內(nèi)部推定“雙套制”，即同時(shí)提交、保存和歸檔電子檔案與紙質(zhì)檔案。

4 結(jié)語(yǔ)

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，要求整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，并促進(jìn)其并存發(fā)展。其中，針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，應(yīng)從制度建設(shè)、理論學(xué)習(xí)及基建投入等上做出努力，同時(shí)還應(yīng)注重對(duì)人力資源的培養(yǎng)，即：組織檔案管理人員學(xué)習(xí)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，以提高其使用感與責(zé)任感；培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德，使其認(rèn)清檔案管理對(duì)保密性的要求；學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，使其成為為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的專業(yè)管理人才。

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作者簡(jiǎn)介

魏鵬博（1984-），男，漢，吉林省吉林市人，助理館員，本科，研究方向：電子檔案與紙質(zhì)檔案。