對廣播發(fā)射臺工程檔案管理的思考

戴建華

【摘 要】 本文就廣播發(fā)射臺工程檔案管理中的現(xiàn)狀及作用進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)工程檔案管理的具體措施及辦法。

【關(guān)鍵詞】 工程檔案 廣播發(fā)射臺 管理措施

前 言

檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，也是生產(chǎn)建設(shè)活動的豐富資料的來源，對人們從事社會活動具有重要的參考價值。工程檔案是屬于科技檔案中的類目之一，是指工程項目建設(shè)過程中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，有自身的特點(diǎn)和復(fù)雜性，與一般的檔案在整理方法有所不同，隨著廣播電視技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的要求，廣播臺站的改造任務(wù)的加大，為了配合工程建設(shè)順利進(jìn)行，及時有效的對工程資料進(jìn)行收集、立卷、歸檔、保管、利用，更好地為廣播事業(yè)服務(wù)。本文就如何提高廣播電視工程檔案管理水平進(jìn)行探討。

一、廣播電視工程技術(shù)檔案的重要性

1、廣播電視工程技術(shù)檔案是指工程項目在立項、選點(diǎn)、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、竣工六個階段工程建設(shè)活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種載體的資料，是工程建設(shè)各階段活動的整體記錄，直接反映工程質(zhì)量和工程實際，見證基層臺站基礎(chǔ)建設(shè)的更新和發(fā)展。它是工程建設(shè)活動中不可缺少的重要工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要了解工程建設(shè)活動的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案，尤其是進(jìn)行改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造工作，工程技術(shù)檔案顯得尤為重要。在臺站事業(yè)發(fā)展中常常會遇到：改造和維護(hù)各種管線和地下電纜時，原始的埋設(shè)走向、深度不明確等等問題，僅憑頭腦記憶、憑“大概”、“可能”或者“好像”是不行的，必須釘是釘，鉚是鉚，一就是一，二就是二，絕不能憑想當(dāng)然辦事，要有科學(xué)依據(jù)，而工程檔案就是依據(jù)，如果工程檔案管理工作沒做好，當(dāng)遇到重大技術(shù)工程問題無據(jù)可查的時候，就會給我們的管理工作造成極大地被動和損失。因此工程檔案對提升電臺管理水平，增強(qiáng)檔案管理的整體化、規(guī)范化、科學(xué)化起著舉足輕重的作用。

2、工程技術(shù)檔案的質(zhì)量直接反映工程建設(shè)的全過程和實際情況，具有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是工程進(jìn)展實施情況的書面見證，是合同履行情況的真實反映，也是排除工程質(zhì)量和安全主產(chǎn)隱患的良方，工程檔案原始記錄的特性決定了檔案的憑證價值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權(quán)威性，一旦出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛、合同違約、工程質(zhì)量問題等，工程檔案都是最可靠、最真實、最完整的憑證。

3、工程技術(shù)檔案是工程項目的重要組成部分，工程技術(shù)檔案在工程施工之前就已經(jīng)產(chǎn)生并逐步積累，詳細(xì)記錄并真實反映工程施工活動的全過程，包括施工前期的立項文件、概要設(shè)計、項目預(yù)算、招投標(biāo)文件材料等，這些檔案資料不但是項目立項的重要依據(jù)，亦是工程項目勘探設(shè)計的重要參考，工程檔案與具體的施工進(jìn)度如影隨形，是工程施工得以順利開展的重要保證。

4、做好隱蔽工程是保證工程質(zhì)量整體優(yōu)良的基礎(chǔ)，所以隱蔽工程資料的收集是工程檔案的一個重要環(huán)節(jié)，工程建設(shè)過程中有許多工序的內(nèi)容如水電埋設(shè)等是被其他工序掩蓋的如鋪設(shè)水電埋設(shè)，工程竣工驗收時，是看不到，也難以檢測得到，只能通過各種現(xiàn)場記錄、照片、圖紙和檢測報告等檔案資料來評價，因此各基層站臺的工程檔案發(fā)揮無可代替的作用。

二、廣播電視工程檔案管理的現(xiàn)狀

1、由于傳統(tǒng)的檔案觀念，基層臺站一般重視文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案和技術(shù)設(shè)備檔案的管理，忽視基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集與管理。由于工程建設(shè)點(diǎn)多面廣、流程復(fù)雜、涉及部門多，使收集工作管理復(fù)雜多樣性，再加上工程管理保安全抓效益促進(jìn)度的傳統(tǒng)觀念，從臺領(lǐng)導(dǎo)到干部只重視工程實體、重視資金管理，對工程檔案的作用認(rèn)識不足，認(rèn)為工程檔案資料整理工作不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，造成檔案收集的不完整、不規(guī)范，嚴(yán)重影響竣工驗收和工程后期的檔案的利用。

2、管理意識淡薄，認(rèn)識不足。在建筑工程施工過程中，將所有的人力物力都投入到工程施工中，抓緊時間創(chuàng)造效益，在注重工程進(jìn)度的同時容易忽視材料的驗收和工程施工資料的搜集。當(dāng)工程完成后，等到檔案資料面臨驗收時才組織人員進(jìn)行突擊整理，由于施工中資料搜集進(jìn)度沒有跟上施工進(jìn)度，造成資料多頭保管，誰用誰保管，甚至人去樓空，就必然會使各種資料的完整性、規(guī)范性受到影響，造成材料缺失，影響到工程資料編制歸檔，最終影響到工程竣工資料的驗收。

3、由于大多數(shù)基層臺不設(shè)專職檔案管理員，臺辦公室行政人員“一人兼多職”，對基礎(chǔ)建設(shè)專業(yè)技術(shù)知識及工作流程不熟悉，缺乏工作實踐經(jīng)驗，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，更很少介入工程建設(shè)活動中去實時了解工程建設(shè)動態(tài)，沒有參與工程建設(shè)項目的單項工程驗收、評審活動，造成了技術(shù)和資料管理的脫節(jié)，影響工程檔案的收集及管理。

三、加強(qiáng)廣播發(fā)射臺工程檔案的措施及方法

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，密切協(xié)作，提高工程資料管理意識

各臺站應(yīng)積極加強(qiáng)工程檔案工作的思想動員和宣傳工作，通過宣傳提高臺站領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工對工程檔案價值重要性的認(rèn)識，統(tǒng)一思想，密切協(xié)作，變被動為主動，同時努力爭取建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位對檔案的重視和配合，通過宣傳使領(lǐng)導(dǎo)及基建管理部門真正認(rèn)識到工程資料管理的極端必要性。

2、健全組織機(jī)構(gòu)，落實責(zé)任

發(fā)射臺工程建設(shè)項目的特殊性且技術(shù)含量高，涉及土建、水電、鋼結(jié)構(gòu)、天饋線等工程部門，形成的文件材料涉及面廣、種類多，為確保基建檔案齊全完整，健全檔案管理制度、落實責(zé)任是完善工程技術(shù)竣工檔案管理工作的有效手段。工程前期成立工程檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，指定一名臺領(lǐng)導(dǎo)為工程檔案管理負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)各部門的工作，臺辦室具體負(fù)責(zé)檔案管理工作，負(fù)責(zé)提出整理要求、列出收集任務(wù)、排出計劃和進(jìn)度表，技辦室負(fù)責(zé)向各項目組收集資料并審查不同階段的工程材料的完整性，各項目小組指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職資料收集員，并按照檔案形成的不同階段，落實責(zé)任人其職責(zé)，形成工程資料管理網(wǎng)絡(luò)，保證資料管理與項目建設(shè)同步進(jìn)行；與施工單位、監(jiān)理單位簽訂工程資料責(zé)任書，將《廣播電視工程檔案資料收集和管理細(xì)則》告知他們，并在簽訂施工合同或監(jiān)理合同時，明確需移交的檔案資料數(shù)量、交件時間和質(zhì)量要求。

3、加強(qiáng)崗位培訓(xùn)、提高專業(yè)能力

工程檔案工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)，從工程立項申請到竣工產(chǎn)生的上千份文件，如何科學(xué)規(guī)范收集、立卷，對于缺乏基建工程專業(yè)知識的檔案人員是個挑戰(zhàn)，要通過組織檔案管理人員參加專業(yè)檔案培訓(xùn)、到先進(jìn)臺站和技術(shù)密集單位如電業(yè)局取經(jīng)學(xué)習(xí)，全面了解資料編制和管理方面的工作，拓寬知識層面，以提升其綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，主動聯(lián)系局辦室對《廣播電視工程檔案資料收集和管理細(xì)則》的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與解釋，探討施工特點(diǎn)、工程進(jìn)展程度和各階段形成的文件特點(diǎn)，根據(jù)內(nèi)容來確定收集對象，如：向勘探、測繪、鉆井部門收集整理地質(zhì)、地貌方面的工程資料；向地基處理部門收集整理有關(guān)地基處理的詳勘、補(bǔ)勘資料；向城市規(guī)劃部門收集整理土地征用、規(guī)劃審批圖紙和文字材料；向施工單位收集整理施工、竣工和有關(guān)文字材料；向監(jiān)理部門、質(zhì)檢部門、審計部門收集整理在工程施工中起一定作用的有關(guān)資料等。

4、過程參與、同步管理是確保廣播電視工程檔案資料完整的必由之路。在工程建設(shè)全過程中，檔案人員要根據(jù)要求，分階段、有計劃、有目的地進(jìn)行檢查落實，監(jiān)督和指導(dǎo)設(shè)計文件的形成、收集和歸檔，使竣工文件的進(jìn)度及質(zhì)量始終處于受控狀態(tài)。工程前期文件多為原件，且為孤本，是工程建設(shè)的重要論據(jù)，具有一定的法律效益，所以在項目申請立項時，要明確由臺辦室人員負(fù)責(zé)文書的積累和整理工作，對工程檔案管理的前期管理必須按照《無線局公文處理工作百分過標(biāo)》、《無線局檔案管理工作百分達(dá)標(biāo)》，做好接收、登記、傳閱、借閱等環(huán)節(jié)的具體工作，確保檔案資料的齊全完整，確保工程資料的收集和整理工作與項目同步開展。

5、講究質(zhì)量，實行科學(xué)化管理。工程檔案的收集歸檔過程即是完成數(shù)據(jù)向工程技術(shù)檔案的轉(zhuǎn)化，合理的組卷，能夠為檔案利用者提供更清晰的檔案查找線索，但只憑一份文件的題目或內(nèi)容是很難判斷該文件的分類走向的，無線局出臺《廣播電視工程檔案資料收集和管理實施細(xì)則》，對檔案的收集、管理到文件材料的歸檔范圍及保管期限做了詳細(xì)規(guī)定，各臺站必須以科學(xué)的態(tài)度、科學(xué)的方法、科學(xué)的技術(shù)手段做好工程檔案管理工作，做到卷面整潔、裝訂齊整、目錄詳盡、方便查閱，索引目錄一應(yīng)俱全，為工程檔案信息的開發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)。

總之，做好廣播電視工程檔案管理工作，對于電臺的可持續(xù)性發(fā)展極為重要，我們必須對我們從事工作的重要意義有足夠清醒的認(rèn)識，并努力地做好，真正實現(xiàn)工程檔案的價值，使之更好地為發(fā)射臺事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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