事業單位檔案管理的現狀及對策觀察

孟新娟

摘要：事業單位是否能夠順利進行則無法脫離檔案管理部門的支撐，由此可以看出檔案管理工作的重要性。在時代的發展中，信息對于社會發展的所需逐步提高，所以事業單位的檔案管理工作愈發具有難度。為了解決社會信息化的困擾，事業單位需創建完善的檔案管理制度，將先進的檔案管理理念融入進來，并且需要檔案管理人員具有較強的耐心。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；對策

D630；G271

當前時期，我國事業單位的工作正在如火如荼的進行，而檔案管理工作的改革及發展也愈發受到重視。本文通過對事業單位檔案管理現狀進行分析，提出相應的解決對策。

一、事業單位檔案管理工作的現狀

1.工作人員不夠注重檔案管理工作

事業單位檔案內容較多，其與單位諸多主要工作流程緊密相連。比如對于選擇優秀員工、審核工作人員等。檔案管理工作人員需要注重自己的工作，做好檔案信息的分類，在其他工作人員查看檔案時，則可以較易查找出自己所需的信息。

可是諸多事業單位的檔案管理人員并未真正意識到自身工作的價值，其思維依舊認為檔案管理工作并不具有任何技術含量，這一陳舊的思想對事業單位檔案管理工作的進展具有嚴重的阻礙。并且諸多事業單位的領導層也未意識到檔案管理工作的重要性，從而也不會思考如何提高單位的檔案管理工作，如何激發員工的熱情。

2.欠缺專業人才

在社會的發展過程中，無法脫離人才的貢獻，事業單位的發展也如此，特別對于優秀的專業人才而言更加可遇不可求。檔案管理工作具有專業性、繁瑣性，只有具備專業的人才才能夠執行，如此才能夠有效率、有質量的完成工作。可是隨著人事制度的轉變，定編定崗令所有崗位的編制縮減，配備兼職檔案員成為大部分事業單位的狀況，這些人員由于身兼多職、事務繁多、頻繁更換、交接不及時、業務培訓不到位、能力不足等原因，令資料采集不夠完善，規劃混亂，技術不足，使得整理的檔案無法符合標準[1]。

3.檔案經費不足，軟硬件設施單薄

事業單位檔案管理工作較為繁瑣，需符合諸多標準才可完成此項任務，首先則需具備完善的基礎設施，具有充足的資金。可是當前大部分事業單位并不能滿足這些方面。特別在社會的發展中，辦公系統持續完善，逐步實現電子檔案。可是因為資金欠缺，領導層不給予重視，大多數事業單位的檔案設施并不完善，庫房建設不夠規范，保管環境較差。有些單位的檔案室不但面積較小，還會在空余處堆放其他用品，對管理和利用檔案極為不利。

4.檔案管理信息化工作需強化

在科技的發展當中，事業單位也使用了信息化進行辦公，顯著提升了工作效率。當前，雖然有些事業單位已經將檔案管理工作給予信息化，可是僅僅完成了運用管理軟件對檔案進行錄入、排序及檢索，并未達成資源共享，令檔案材料具有較低的利用率，并未展現出其自身的功能。

二、事業單位檔案管理的對策

1.提高對檔案管理的重視

事業單位需意識到檔案管理的重要性，建立科學的管理理念，提升檔案管理的專業性，創建完善的檔案管理體制。檔案管理人員應當具備相應的專業知識與技能，且進行明確分工，以免產生身兼數職的狀況。

在科技發展中，檔案管理工作應當不斷改革，事業單位應當擁有一些現代化的設備及技術，做到與時俱進，以便有利于檔案的管理。對于有些地區無法滿足檔案管理設備、技術的狀況，當地檔案主管部門需要做好督查工作，并協助其提高事業單位在檔案管理方面落后的狀況。

2.提升檔案管理的專業性

將檔案管理工作的專業性給予提升，需要預先制定完善的檔案管理體系，打造正確、有效的制度，從而保障事業單位能夠順利進行檔案管理工作。所以，事業檔案應當創建獨立的檔案管理小組，建立符合自身單位的檔案管理制度，并且將用人要求、工作流程等制度制定出來，且定期對工作給予審查和指導，在發現問題時及時進行修改，設立獎懲制度，激發管理人員的熱情，確保檔案管理制度的執行。

提升事業單位的專業性，還應當將事業單位檔案管理工作內容的專業性給予明確，以免發生事業單位檔案管理填寫不準確、格式不正確等狀況。還可以通過其他方式，提升事業單位檔案整理工作的系統性，確保檔案的完善。提升檔案管理人員在專業方面的能力[2]。

3.提高檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的能力與品質，則需在思想、理念、物質方面給予加強。所以，事業單位應當提高在資金方面的投放，加快檔案管理工作在基礎設施方面的完善，從而更加合理地保存檔案材料。需要事業單位領導層給予高度重視，加強檔案管理工作的作用、地位乃至重要性，提供充足的檔案管理資金，將檔案設施進一步完善。檔案管理庫房應當做好防火、防潮的工作，通過檔案柜有效保管檔案，嚴謹出現檔案損壞等問題。需要檔案管理人員及時檢查設施，如果發生問題，則應當盡快進行上報解決。

4.加強事業單位檔案信息化管理

在實施檔案管理工作時，可以引入現代化管理方式，通過計算機進行工作。對于事業單位來講，依照其他部門的狀況，通過計算機創建局域網，確保檔案管理工作能夠順利執行。在檔案信息內可以添加關于人事、設備、圖書、科研等內容，并且研發相關的軟件，令檔案管理網絡化，為工作給予更多的保障。

三、結束語

綜上所述，只有真正意識到事業單位中檔案管理工作的不足，創建科學的管理理念，不斷完善相應制度，真正提升檔案管理人員在業務方面以及管理方面的能力，提高辦公設施建設，通過科技的方式給予管理，才能夠真正令檔案管理工作展現出自身的價值。

參考文獻：

[1]劉宗華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].中國職工教育.2012.（12）：232-233.

[2]項迎芳，康旭琴.知識管理對事業單位檔案管理的啟示[J].長治學院學報.2013.（04）：454-455.