事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀探究與改進(jìn)策略

陳海忠

【摘要】隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位人事檔案的管理也應(yīng)在其現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)行基本的改革，人事檔案是人才信息的重要載體，也是重要工具。管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。事業(yè)單位的人事檔案管理存在著諸多問(wèn)題.有待加以改善，提高人事檔案的利用水平迫在眉睫。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；現(xiàn)狀探究；改進(jìn)策略

【中圖分類號(hào)】G275.9

隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。人事檔案是人才信息的重要載體，也是選拔人才的重要工具。事業(yè)單位的人事檔案管理者要緊跟本單位的改革步伐，管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

本文主要對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出檔案管理的可行性改進(jìn)策略。

一、人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀

人事檔案的管理具有重要的社會(huì)價(jià)值，事業(yè)單位只有加強(qiáng)人事檔案的管理，充分發(fā)揮檔案在人員的利用和分配上的作用，才能更好的利用單位的人才資源，保證單位人員的順利變動(dòng)和升遷。但是通過(guò)對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行考察可以發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位的檔案管理工作仍處于被動(dòng)的狀態(tài)，在人事的實(shí)際管理工作中還存在諸多的問(wèn)題。

1.對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這樣會(huì)導(dǎo)致人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

2.檔案管理人員的素質(zhì)不高。檔案對(duì)于檔案當(dāng)事人的重要性極高，但是檔案管理的本身卻是一件極為繁瑣的工作，而且新時(shí)期事業(yè)單位的人事改革使檔案的管理人員不再享有公務(wù)員的待遇，檔案管理人員的數(shù)量減少，人員的流動(dòng)頻繁，不僅不利于專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)，還造成了檔案管理工作的被動(dòng)與附屬現(xiàn)象，檔案管理人員的管理素質(zhì)亟待加強(qiáng)。

3.檔案管理的信息化程度不高。目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到了廣泛的利用，但是計(jì)算機(jī)水平的提高并沒(méi)有改變檔案管理手工操作的現(xiàn)象，無(wú)論是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員還是檔案的專門管理人員都對(duì)人事檔案的信息管理系統(tǒng)的安全性和全面性存在懷疑。一些事業(yè)單位只是簡(jiǎn)單的將個(gè)人的信息和檔案的目錄存放在電腦里以方便查閱，而檔案的檢索和最終的出借都還只是憑借手工操作，檔案管理的信息化水平整體不高。

4.人事檔案材料制作不規(guī)范。干部檔案材料，須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開(kāi)規(guī)格的檔案材料以及對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來(lái)，時(shí)常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，如《高院校畢業(yè)生登記表》《晉升職稱審批表》《先進(jìn)工作者呈報(bào)表》等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無(wú)邊際”，這樣人為的重復(fù)勞動(dòng)，不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，同時(shí)也使得人事檔案案卷很不美觀。

三、新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理的改進(jìn)新策略

人事檔案具有重要的記錄價(jià)值，目前我國(guó)的事業(yè)單位正在進(jìn)行人事的變革，人事檔案的管理不僅要適應(yīng)現(xiàn)有事業(yè)單位改革的政策，還要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理體制以及管理手段的改進(jìn)，采用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平和管理的能力。

1.注重提高人事檔案管理人員素質(zhì)。

人事檔案工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，因此，各級(jí)組織人事部門要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。

2.健全管理制度。提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。

人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要嚴(yán)格要求。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。

3.人事檔案管理手段和管理方法的現(xiàn)代化。人事檔案是人才信息資源庫(kù)，新時(shí)期檔案管理人員要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、利用上的改革，利用計(jì)算機(jī)輸入輸出設(shè)備及時(shí)的更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)管理方法上的革新。實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享，以提高事業(yè)單位人事檔案的管理效率和利用效率，保護(hù)紙質(zhì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

4. 改進(jìn)和完善檔案功能。對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，如涉及養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等內(nèi)容；側(cè)重對(duì)工作業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)；增加一些其他諸如勞動(dòng)技能、學(xué)習(xí)獎(jiǎng)懲、專業(yè)特長(zhǎng)等方面的材料；三是補(bǔ)充其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務(wù)，減少“棄檔”現(xiàn)象。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，我們應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場(chǎng)發(fā)展的基本趨勢(shì)，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式。新時(shí)期事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，聘用專業(yè)的管理人員來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，繼續(xù)發(fā)揮人事檔案的參考價(jià)值和歷史價(jià)值，保證人事體制變革下人事檔案管理的順利轉(zhuǎn)變。

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