對完善公證程序和公證質量的見解

摘 要 公證質量是公證法律制度的生命線，直接關系到公證業的形象和聲譽，關系到公證的社會公信力，關系到公證行業的社會地位和作用，而公證質量的實現需要實體公正和程序公正的有機統一。堅持不斷完善公證程序，提高公證質量，公證才能真正做到“物有所值”，公證才能得到社會的認可，才能真正樹立其應有的公信力。

關鍵詞 公證程序 公證質量 公信力

作者簡介：王美珠，福建省安溪縣公證處。

中圖分類號：D926.6 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2017.03.207

公證，作為一種法律活動，應當堅持用完善的程序為實現公正保駕護航，確保公證質量，實現公證的價值。因此，當前對“完善公證程序和提高公證質量”具有重要的現實意義。

公證質量的實現需要實體公正和程序公正的有機統一。公證程序是指法律規定的公證機構辦理公證事項時必須遵守的操作規程。它是明確公證活動中公證機構與公證當事人之間的權利義務關系，保證公證機構正確執行國家的法律、法規，依法行使職權，提高工作效率，確保公證文書正確性、有效性的必要法律措施。公證程序的不規范不僅會給辦證人員扛上極大的風險隱患，更損害了公證機構的公信力。因此，完善公證程序，嚴格按照程序的規定辦證顯得尤為重要。

一、公證程序存在的問題及完善公證程序的對策

在我國公證實踐中，“重實體、輕程序”的觀念使公證的結果難免出現隨意性、片面性，從而導致公證質量低下。從每年各地的公證質量檢查情況通報來看，公證辦理程序不規范，主要存在以下幾個方面的問題：

1.申請與受理方面：填寫公證申請表時，申請人或代理人資料填寫不全；公證人員代寫申請表，但申請表上缺少當事人的簽字確認；委托他人申辦公證沒有委托書；申請表上的涂改處未經申請人簽名或蓋章確認；受理之后未向當事人發送受理通知單等。

2.審查與核實方面：證據材料不夠詳細、充分，如少數公證員忽視共有財產的法律規定，在辦理當事人處分財產的公證時，未認真調查當事人的婚姻狀況，未要求當事人提供婚姻證明、死亡證明或證明不符合要求；未做談話筆錄或談話筆錄內容格式化，缺乏針對性，如贈與合同的詢問筆錄中未詢問到贈與人贈與的財產是給受贈人夫妻雙方還是一方等現象；有的將多個當事人集中起來做筆錄，無法達到通過筆錄對相關事實進行核實佐證的目的，談話人未簽字或按指印確認；談話筆錄有二頁以上，但被詢問人只在最后一頁簽名或蓋章；未履行告知義務或只進行籠統告知，告知內容不全面、不具體；告知內容缺乏針對性，未對與公證事項相關的特定內容進行告知；卷宗內復印證明材料未經核實人簽名或蓋章；現場公證沒有現場工作記錄或記錄不夠詳實等。

3.審批、出證與送達方面：公證書出現錯別字或漏字現象；公證書字體、字號、排版不符合格式要求；證詞譯文不準確或譯文中標點符號錯誤；要素式公證書缺乏必備要素；要素式公證書證詞用語不規范、邏輯不嚴密；送達回執上收件人沒有簽名或蓋章；代領公證書沒有委托書，也未在筆錄中注明代領人等。

4.公證卷宗歸檔方面：卷宗歸檔不及時；存檔公證書沒有加蓋簽名章、公證處印章；卷宗用紙規格不一，傳真紙、圓珠筆記錄存檔；卷宗頁碼未編號或編號有誤，裝訂順序混亂等。

西方的法律格言曾指出“正義不僅僅要實現，而且要以看得見的方式實現”。公證事項的辦理是由不同的步驟環環相扣辦結的，嚴格按程序辦證是提高公證質量的重要措施。根據《公證法》和《公證程序規則》的規定，公證程序由申請與受理、審查、出具公證書（出證）這三個基本環節構成，而公證的一般程序還包括辦理公證的原則、公證執業區域、公證期限、公證收費、不予辦理公證、終止公證、公證登記和立卷歸檔、公證爭議處理等內容。公證員在辦證的過程中要嚴格把好每一個程序關，確保高質量地辦結每一項公證業務。

1.申請與受理。當事人的申請是啟動公證程序的第一道環節，不存在公證機構或公證員依職權啟動的情形，因此在申請與受理環節，需要當事人填寫公證申請表并簽字、按指印確認。在辦證過程中，公證人員要根據公證事項的不同而告知不同的內容，并將告知內容記錄存檔。

2.審查與核實。證據審查在公證程序中占據著非常重要的地位，公證員對證明材料的真實性進行審查是把證明材料用作認定依據的必經程序，直接關系著待證事項有無充分的證據支撐。從某種意義上講，公證員制作的公證談話記錄是僅次于公證書的“第二公證材料”。詢問筆錄往往記載了當事人的要求和提供的證明材料以及公證員的有關審查過程、審查方式和詢問內容，高質量的公證詢問筆錄不僅對公證事項的內涵與外延起到拾遺補漏的作用，而且還會在當事人日后反悔或有關部門對公證書質疑的情況下起到證據的作用。公證機構對申請公證的事項以及當事人提供的證明材料，按照有關辦證規則需要核實或者對其有疑義的，應當進行核實。只有在證據充分且真實可靠的前提下，證據所應有的證明力才能為公證質量的完善保駕護航。

3.審批、出證與送達。公證書是公證機構公證活動的載體，是公證的效力和作用的集中體現。出具公證書是公證機構活動的結果，是受理、審查、審批等公證程序工作的歸宿。因此，公證機構必須要嚴格按照程序出具公證書，從草擬公證書到審批程序，從制作公證書到公證書的發送，這些程序的設計都是為了保證公證書的嚴肅性和合法性。在出具公證書階段，為預防有的當事人對協議類或棄權類的公證事項反悔而不領取公證書，公證員還應告知當事人不領取并不影響公證書的效力。當事人或其代理人領取公證書時，應在公證書送達回執上簽名或蓋章，并注明收到的日期、份數和公證書編號。

二、公證質量存在的問題及完善公證質量的對策

公證員也是人，不可能盡善盡美，也不可能不犯錯誤，在辦理公證事務過程中，仍存在有的實體法律適用正確但辦證程序略有不規范不嚴格，有的實體法律適用或證明材料審查有錯誤，有的屬當事人提供虛假證明材料或者由他人冒名頂替騙取公證書等公證質量問題，糾其原因包括以下幾方面：

（一）超越公證執業區域引發的公證質量問題

在實踐中公證機構超越公證執業區域辦理公證事項的行為時有發生，從而引起當事人申訴、復議和訴訟，給司法行政機關、公證處和當事人造成不少麻煩。如甲區公證處辦理了乙區不動產轉讓公證，超越執業區域辦理公證，就可能因為違反公證執業區域的規定而影響公證書的效力。

（二）適用法律不當引發的公證質量問題

依法辦理公證是保證公證質量的前提，辦理每一件公證必須準確無誤的適用法律，特別是在要素式公證書中要注明適用的法律條款，有些公證員辦證中在適用法律上不夠準確，甚至出現錯誤，由于適用法律、法規不準確，造成公證員對公證事項把握不準，審查不全面，從而導致公證書的錯誤。

（三）假材料、假證明引發的公證質量問題

當前，發現少數當事人提供假材料、假證明辦理公證，這些假畢業證、假資格證書、假證明難以鑒別，公證員對當事人提供材料的，又不能做到每件都調查核實，很難避免個別假證明、假材料引發的公證質量問題。

（四）收集的證據材料不齊全引發的公證質量問題

根據《公證程序規則》的規定，自然人、法人或其它組織申請公證，應當提交自然人的身份證明，法人的資格證明及其法定代表人的身份證明，其它組織的資格證明及其負責人的身份證明，委托他人代為申請的，代理人須提交當事人的授權委托書，法定代理人或者其他代理人須提交有代理權的證明，還要提交申請公證的文書，與公證事項有關的財產所有權證明以及與公證事項有關的其他材料等。缺少上述證明材料，公證就沒有了事實依據。但實踐中仍有不少顯而易見的問題，如辦理房屋買賣合同公證缺少有效的房屋權屬證書，辦理繼承權公證缺少相關的關系證明及死亡證明等，這些都嚴重違反了《公證程序規則》的規定。

（五）審查、審批不嚴引發的公證質量問題

在審查、審批時應認真從當事人資格、意思表示、行為能力、提供證明材料、適用法律等方面嚴格審查，在事實清楚、證據充分、真實合法的原則上審批出證。但實踐中，仍存在審查、審批不嚴，工作不細致造成的公證質量問題。如公證當事人與所申請的公證事項沒有利害關系，公證書格式或文字有誤等。

公證質量是公證法律制度的生命線。因此，公證從業人員應具備良好的職業道德，優良的工作作風，并不斷地加強法律、法規和業務知識的培訓，提高防范風險意識，加強對公證事項的調查、取證力度，完善行業自律管理等方面去探尋解決路徑。

1.提高公證人員的職業道德。公證人員職業道德內涵既包括辦理公證業務的行為準則，又包括公證人員的思想意識等內容。公證人員從事公證行業，首先要做到忠于事實、忠于法律，樹立法律至上的崇高信念；其次要珍愛公證事業，勤勉敬業、恪盡職守，為當事人提供優質服務；再次要與時俱進，勤奮學習，努力鉆研，不斷提高自身的道德素養和業務素質，提高執業水平，保證自己的執業品質和專業技能不斷滿足正確履行職責的需要。

2.提高公證員的業務知識水平，“工欲善其事，必先利其器”，隨著我國改革開放的深入發展，新的問題不斷涌現，與之相適應，國家調整新的社會關系的法律、法規和政策不斷出臺，這就要求公證員要不斷加強理論學習，并在實踐中不斷總結經驗以適應新形勢。尤其是當下各種復雜的公證事項不斷出現，公證業務領域越來越廣泛，公證員只有具備多樣的知識，高層次的業務水平，才能讓公證服務跟上社會發展的步伐。

3.嚴格依法辦理公證。依法辦理公證不僅要求實體法律適用正確，同時要求嚴格按照辦證程序辦理。在辦證過程中，應加強公證事項的調查、取證力度，克服憑材料辦證的陋習，避免因公證材料不實造成質量問題。所以公證員要嚴格遵守公證的辦證程序和職業道德，認真履行公證員的崗位職責，為當事人提供優質、高效的法律服務，確保高質量地辦結每一項公證業務。

4.加強檢查監督。建立公證員與公證員之間、公證處與公證處之間的互查制度，提倡互相學習、互相監督、互相交流、互相幫助的風尚，不斷總結經驗教訓，提高公證質量。

公證質量的優劣直接關系到公證行業的形象和聲譽，關系到公證行業的社會地位和作用。只有提供高效優質的公證服務，才能滿足日益發展的社會需求，才能真正起到預防糾紛，減少訴訟的目的。堅持不斷完善公證程序，提高公證質量，公證才能真正做到“物有所值”，公證才能得到社會的認可，才能真正樹立其應有的公信力。

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