企業(yè)檔案管理工作中的實踐與探索

王慧

摘 要：企業(yè)檔案對于企業(yè)的發(fā)展而言是十分重要的，企業(yè)的管理人員不僅能夠根據(jù)企業(yè)檔案來了解企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，而且還能夠通過企業(yè)檔案發(fā)現(xiàn)企業(yè)在發(fā)展過程中存在的不足，從而提出相應(yīng)的應(yīng)對方案，使企業(yè)能夠獲得更好的發(fā)展。由此可見，企業(yè)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。因此，本文將通過研究當前企業(yè)檔案管理的具體工作，進而提出相應(yīng)的創(chuàng)新措施，使企業(yè)檔案管理能夠更好發(fā)揮其自身的重要職能。

關(guān)鍵詞：檔案管理；改進措施；創(chuàng)新措施

隨著時代的發(fā)展以及我國綜合國力的不斷發(fā)展，我國企業(yè)有一個較好的發(fā)展環(huán)境，企業(yè)在發(fā)展過程中將產(chǎn)生大量的資料，這些檔案記錄了一個企業(yè)的發(fā)展進程，可以說，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)與依據(jù)。為了使企業(yè)獲得更好地發(fā)展，企業(yè)應(yīng)重視企業(yè)檔案管理工作，使企業(yè)能夠根據(jù)企業(yè)檔案對企業(yè)的未來做出更科學(xué)的規(guī)劃，這將大大地提升企業(yè)的工作效率和對未來發(fā)展做出正確導(dǎo)向。由此可見，研究企業(yè)檔案管理工作是十分有必要的。

1 檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性

企業(yè)檔案記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程以及企業(yè)的精神文化。企業(yè)的管理者在出臺新的規(guī)章制度前都應(yīng)認真參考相關(guān)的企業(yè)檔案，使新的規(guī)章制度能夠彌補當前規(guī)章制度的缺陷，使企業(yè)能夠獲得更好的發(fā)展。企業(yè)檔案能夠為企業(yè)提供一個合理的依據(jù)，使企業(yè)的管理者能夠清楚地了解企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，因此，企業(yè)管理者能夠做出相應(yīng)的改變措施，使企業(yè)的工作效率能夠得到大幅度地提升。除此之外，企業(yè)員工能夠通過企業(yè)檔案了解企業(yè)的發(fā)展歷程，明白企業(yè)的精神面貌及發(fā)展宗旨，這將使員工更加了解企業(yè)的發(fā)展歷程，這將大大地增強員工的歸屬感。在企業(yè)檔案中保管著大量的合同的原始依據(jù)，在發(fā)生法律糾紛時，這些原始憑證將為企業(yè)提供令人信服的證據(jù)，使企業(yè)不會陷入無端的法律糾紛中。

2 完善企業(yè)檔案管理工作的主要措施

2.1 完善企業(yè)檔案管理機構(gòu)

當前我國大部分企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作沒有投入過多的關(guān)注，這導(dǎo)致企業(yè)檔案管理機構(gòu)存在許多的漏洞，企業(yè)管理人員往往需要耗費大量的時間及精力來尋找需要的資料。因此，企業(yè)檔案室的工作人員應(yīng)做好提醒工作，使企業(yè)的管理者能夠認識到工作中存在的問題，使企業(yè)管理者能夠開始重視企業(yè)的檔案管理工作。為了規(guī)范檔案管理工作，企業(yè)應(yīng)加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)和對檔案管理工作的資金投入，為檔案管理工作人員提供更加完善和便捷的工作平臺。為此，企業(yè)可以開展薪酬獎勵機制，將薪酬與員工的工作績效相結(jié)合，這將大大地提高檔案管理人員的工作積極性，從而促進檔案管理發(fā)展。除此之外，企業(yè)的檔案管理人員還應(yīng)認真學(xué)習(xí)相關(guān)的法律制度，使檔案管理人員能夠明確自己的責(zé)任，同時，還應(yīng)注重檔案管理的相關(guān)規(guī)范，使檔案管理工作能夠變得更科學(xué)、更規(guī)范、更有效率。

2.2 做好檔案保管工作

檔案保管工作是企業(yè)檔案管理工作的重要工作內(nèi)容，為了更好地保管企業(yè)檔案，企業(yè)應(yīng)加強檔案工作人員的安全防范意識相應(yīng)的訓(xùn)練，使檔案工作人員遇到自然災(zāi)害時能夠鎮(zhèn)定、有序地開展相應(yīng)的解救措施，將檔案受到損害的程度降到最低。同時，企業(yè)也應(yīng)提高檔案室抗自然災(zāi)害的能力，可通過在檔案室安裝安全監(jiān)控系統(tǒng)以及消防系統(tǒng)等裝備，使檔案室在遭受破壞時能夠及時地通知相關(guān)人員并將損害降到最低。除了加強對原件的保護之外，檔案室的工作人員還應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)的備份，在制作備份數(shù)據(jù)時應(yīng)保證備份數(shù)據(jù)的準確性及完整性，同時，還應(yīng)記錄好備份數(shù)據(jù)的相關(guān)信息。

2.3 確認檔案保管期限

企業(yè)在發(fā)展過程中將產(chǎn)生大量的文件，如果檔案管理人員沒有及時清理價值不大的文件的話，這將給企業(yè)檔案管理工作帶來很大的負擔(dān)。因此，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》對企業(yè)的檔案進行合理的分類，應(yīng)明確不同檔案文件的檔案保管期限。當檔案文件達到保管期限后，檔案室的工作人員應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)申請銷毀這些文件，對于一些仍然對企業(yè)有價值的檔案，可相應(yīng)地延長保管年限。通過對檔案室的不斷更新，檔案管理人員將不必浪費大量的時間在無價值的檔案文件上，不僅減輕了檔案管理人員的工作量，而且也大大縮減了不必要的時間浪費。

3 檔案管理工作的創(chuàng)新措施

3.1 更新檔案管理的技術(shù)

隨著時代的不斷發(fā)展，企業(yè)管理工作也應(yīng)與時俱進，當前，企業(yè)的檔案信息主要儲存在計算機上，然而，計算機系統(tǒng)將因病毒入侵、計算機設(shè)備出現(xiàn)故障以及自然災(zāi)害而出現(xiàn)故障，這不僅將導(dǎo)致存儲的數(shù)據(jù)受到破壞，甚至?xí)霈F(xiàn)數(shù)據(jù)外泄的狀況，這對企業(yè)的發(fā)展將造成重大的影響。因此，隨著信息時代的到來，企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)做好信息的安全管理工作，例如，檔案管理人員能夠通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻等方式來阻擋黑客及病毒的入侵，同時，檔案管理人員還應(yīng)加強檔案信息及信息保管方式的管理，使企業(yè)的管理人員能夠隨時、安全得到需要的信息。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理工作的服務(wù)方式

隨著數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作的服務(wù)方式及服務(wù)內(nèi)容也隨著發(fā)生改變，計算機為檔案管理工作帶來極大的便利，檔案管理人員應(yīng)抓住這次機遇，使檔案管理工作獲得更好的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理人員往往是被動地為人們提供服務(wù)，當人們來咨詢相關(guān)信息時，檔案管理人員才會提供相應(yīng)的服務(wù)，導(dǎo)致信息的價值無法得到充分地利用。進入信息時代后，檔案部門應(yīng)主動為用戶提供幫助，為此，檔案管理人員應(yīng)注意調(diào)查用戶的需求，進而，有針對性地為用戶提供信息，這將大大地提高信息的利用率，使企業(yè)的工作人員能夠充分地利用信息資源。同時，這能夠使企業(yè)的管理人員認識到檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，使檔案管理工作能夠獲得更好的發(fā)展。

3.3 更新企業(yè)檔案管理制度

“無規(guī)矩，不成方圓”，檔案管理工作離不開企業(yè)的管理政策的支持，只有企業(yè)能夠出臺科學(xué)、有效的管理政策，才能使檔案管理工作發(fā)揮出最大的效能。隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)離不開信息技術(shù)，因此，企業(yè)應(yīng)加強信息管理的工作，企業(yè)可以通過在技術(shù)規(guī)范、規(guī)章制度以及業(yè)務(wù)規(guī)范等不同層面引進相應(yīng)的信息管理理念，使企業(yè)能夠形成系統(tǒng)的信息管理體系，這將大大地提升企業(yè)檔案的管理工作，使檔案管理工作能夠更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

4 結(jié)束語

檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展有著重大的影響，為了能夠更好地提高企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)的管理人員應(yīng)認識到當前企業(yè)檔案管理工作中存在的漏洞，進而提出相應(yīng)的改進措施。隨著企業(yè)管理人員對企業(yè)檔案管理工作的不斷實踐與探索，將使檔案管理工作變得更加系統(tǒng)、規(guī)范，使檔案管理工作能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展貢獻自己的力量。

參考文獻

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