事業單位檔案信息化建設研究

朱海龍

摘 要：事業單位檔案信息化建設是我國檔案信息化建設的重要組成部分，通過分析當前我國事業單位信息化建設現狀及其存在的問題，提出完善我國事業單位信息化建設的合理化建議，從而促進我國事業單位檔案信息化建設又好又快發展。

關鍵詞：事業單位；檔案；信息化建設；研究

信息化技術快速發展，“互聯網+”運用日益廣泛，對社會生活的諸多方面產生深刻影響。近幾年我國事業單位檔案信息化建設發展較快，取得了較大進步。在看到成績的同時，也應當認識到在檔案信息化建設上的不足，只有多措并舉，方可提高事業單位信息化建設水平。

1 事業單位信息化建設存在的問題

在信息化建設加速的當下，事業單位檔案管理與服務仍處于粗放發展階段，一些制約事業單位信息化建設的突出問題仍存在。

（一）標準化建設進展緩慢。長久以來，事業單位對檔案信息化建設的關注較少，部分事業單位也未形成檔案信息化建設規劃，導致檔案信息化建設標準滯后于社會經濟發展，尤其是在檔案管理軟件、檔案管理信息系統等方面，不僅發展緩慢，而且各個部門之間的檔案信息資源共享與兼容性較差。單個事業單位而言，文書檔案管理、財務檔案管理、人事檔案管理等彼此獨立，除特殊檔案資源外，基本檔案資源信息難以共享。綜上所述，由于缺乏標準化的事業單位檔案信息化建設標準體系，我國事業單位信息化建設進程較為緩慢。

（二）信息化意識不夠。在部分事業單位，檔案信息化意識缺乏，日常工作中行程的文件、材料等，大部分事業單位未能從檔案的角度對它們進行綜合考慮。檔案管理與服務仍停留在保存層面，將檔案素材錄入電腦，只提供簡單的查詢服務。由于事業單位固有屬性，部分職工存在“當一天和尚撞一天鐘”的消極思想。部分事業單位的檔案工作程序化，未能放在與業務同等重要的位置，重業務、輕檔案的管理意識仍在，檔案意識的薄弱影響事業單位信息化建設步伐。

（三）人才支撐不夠。一方面，檔案信息化建設對從業者的信息化技能和專業素養有很高的要求。相比于其他行業，事業單位對檔案從業人員的準入門檻較低，對專業要求不高，出現了不具備檔案管理基本技能人員從事專業性較強的檔案信息化管理的現象。目前檔案從業人員的知識結構不系統，技術能力與檔案專業素養兼備的人才較少。與過去相比，新形勢下的事業單位檔案管理工作已經發生了諸多變化，部分事業單位未能有效組建屬于本單位的檔案管理專業梯隊，檔案管理信息化人才支撐不夠。

（四）服務方式落后。進入新時期，特別是在“互聯網+”時代，公眾對檔案服務的要求日益提高，檔案服務方式發生了諸多變化，而檔案管理從業人員缺少主動進取意識，檔案服務停留在被動層面。往往是社會公眾率先提出使用申請，檔案主管部門再根據需求狀況適時開放部分檔案。信息化服務方式落后，造成檔案服務效率不高，未能有效滿足事業單位自身業務發展和公眾基本檔案需求，亦未能有效激發從業人員的積極性，影響事業單位信息化建設進程。

2 完善事業單位信息化建設的措施

作為一項較為復雜的大工程，信息化建設不可能一步到位，它是一個循序漸進的過程，完善事業單位信息化建設可以考慮如下幾點建議：

（一）因地制宜，制定適合本單位發展所需要的信息化建設標準。事業單位檔案管理要搶抓檔案信息化建設發展良機，掌握檔案管理前沿標準，根據網絡和數據特點，建立起信息互聯互通機制。在此基礎上，根據本單位實際情況，完善信息化建設規劃，制定包含檔案信息化發展的相關規范、技術標準，納入全單位信息化發展整體規劃之中，并提出可行的實施對策。在制定檔案信息化建設標準時，應根據不同情況進行信息化，確保電子文件的真實、可靠、完整。同時，要結合本單位業務工作開展情況，制定好電子檔案管理辦法。

（二）與時俱進，強化事業檔案信息化建設人才支撐。在事業單位檔案信息化建設進程中，檔案工作出現了新問題，及時補充檔案信息化建設人才是當務之急。需要檔案從業人員具有較強的專業知識、超前的意識。一方面要對現有檔案管理人員進行新理論、新技術培訓，推廣檔案新技術知識，及時掌握最新、最前沿的信息化技術。另一方面，引進檔案、計算機專業人才，強化檔案信息化人才隊伍，提升事業單位信息化建設水平，讓檔案管理與服務緊跟時代步伐。

（三）強本固基，加快檔案信息化基礎建設。一方面，要持續加大投入，更新換代檔案信息化建設所必備的計算機、電子存儲等信息化設備，確保檔案資料的保存與管理；另一方面，提高事業單位檔案管理與服務軟件的開發力度，可以申請經費用于開發和維護檔案信息化建設相關軟件，通過與軟件企業合作，開發符合本單位情況的檔案信息化軟件，借助外部技術優勢改善檔案管理與服務水平。

（四）以人為本，改善檔案信息化服務方式。服務是檔案信息化建設的最終目標，改善檔案的信息化服務方式應當從本地區社會經濟發展和本單位、本領域重點工作的角度出發，真正考慮民生所需，將公眾的需求放在首位。一方面要繼續加大檔案信息化服務的宣傳力度，不僅要在本領域、本行業內進行宣傳，還要走向社會，多形式開展檔案信息化服務宣傳。另一方面，要及時轉變服務意識，提高主動服務的積極性。事業單位檔案信息化建設要做好頂層設計，前瞻性要強，針對社會經濟發展過程中的重要事件或工作，建立起效率較高的檔案信息化服務機制。以保障社會需求為前提，從傳統管理型向現代服務型轉變，全面提高事業單位信息化建設水平。

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