淺談高校數字化檔案的實施

楊靖

高校檔案是對高校教育教學、學術科研、學生管理、基礎設施建設等方面的記錄和保存。高校檔案記錄著高校的歷史發展和文明進程，以其材料的原始性和真實性而具有重要的史料價值。由于傳統檔案管理中的單一存儲、手工查閱、人工檢索方法效率低、管理落后、檔案保存差等不能適應網絡服務、異地異質存儲等檔案管理的新要求。2014年5月，中共中央辦公廳國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出“要加快推進傳統載體檔案數字化”。數字化檔案是指把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。檔案數字化是提升高校檔案服務的重要途徑，是高校實現科學、規范、高效管理的必然手段。由于高校檔案種類和數量繁多，紙質檔案數字化工作量大、任務重，檔案的數字化不能一蹴而就，需要有一定的規劃。筆者根據本校實際情況，對高校檔案數字化管理提出以下幾點建議：

1 加強檔案管理人員的隊伍建設

一切工作的順利開展，都離不開專業人才的支撐，檔案管理工作也是一樣的。高校領導和檔案管理人員必須樹立良好的管理意識和先進的服務理念，首先要做好檔案管理人員愛崗敬業精神的培訓，通過組織學習、校際互訪等形式培養工作人員熱愛檔案事業、責任心強、勇于創新、求真務實的工作態度。另外還要加大檔案管理人員自身業務水平的培訓，使他們具有掌握現代化辦公設備的能力，能夠熟練使用計算機、打印機、傳真機等設備，掌握錄音錄像、縮微、攝像、光盤刻錄等現代化手段，特別是運用計算機完成檔案的全面存儲、自動索引、圖形處理、字跡回復、老檔案的保護、自動借閱等，從而實現對檔案信息的現代化存儲、檢索、提取和交流。通過對檔案管理人員的職業道德培訓和專業培訓，建設一支政治堅定、奮發有為、能夠推動學校檔案工作科學發展的高素質檔案人才隊伍。

2 實現紙質檔案和數字檔案精準雙歸檔

紙質檔案因其材質容易變質、破損，在查閱、保存、統計、檢索等方面存在諸多不便。但紙質檔案因其字體、字跡、圖案、印章內容真偽容易識別，具有無法替代的基礎數據原始性、真實性、完整性。

數字化檔案憑借其記錄存儲信息量大、查詢檢索高效準確、數據傳輸迅速便捷、保管節省空間等許多優于紙質檔案的特點，成為檔案信息現代化管理的必然途徑。

紙質檔案數字化是把原文件通過計算機人工錄入文本或通過掃描儀掃描制成文本文件；或是將檔案原文的每一頁看成是一張圖片，由掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件。工作人員掃描前要對掃描文件做整理，如遇到影響掃描的多頁裝式文件，可以先拆除裝訂物再掃描，掃描完成后恢復裝訂文件，使文件不損壞、無遺漏，按原來的順序、樣式裝訂完善。在掃描過程中，要根據檔案幅面的大小、檔案原稿等實際情況，選擇合適的掃描方式、掃描色彩模式和掃描分辨率，保證掃描后的圖像清晰、完整、無偏斜、不影響圖像的利用效果。處理完成的圖像要及時用JPEG或TIFF格式存儲，并以紙質檔案目錄數據庫中每一份文件的唯一檔案號為這份文件掃描后的圖像命名。

文件數字化后，從文件收集、整理、預立卷、審核、編檔號、入庫、提供利用，每個環節的紙質檔案和電子檔案同步處理、一一對應。跟隨系統一并進入檔案數據庫。實現紙質檔案與電子檔案真正意義上的配套歸檔。電子檔案替代原件使用，實現了對檔案原件的有效保護。這不僅有利高校檔案的科學管理和保存，對檔案的開發、編研、利用更有著不可估量的意義。

3 做好數字檔案工作的安全保護

數字檔案實現資源共享后，檔案信息也面臨著風險在增加。在檔案數字化過程中，緩存文件如不及時清理，會發生隱私泄露。計算機系統遭非法訪問、黑客入侵、惡意病毒攻擊會給檔案數據帶來損壞或丟失現象。有的高校把學生個人信息掛靠在學校官網上，這些學生姓名、年齡、電話、住址、成績等信息一旦泄露，會給不法分子制造可乘之機，引起不良后果。

2016年4月26日，國家檔案局印發了《關于進一步加強檔案工作的意見》強調了檔案安全是檔案工作“底線”的地位。提出了做好檔案安全工作的總體要求。首先，高校的檔案信息共享平臺中，一定要開啟防火墻訪問防范措施、網絡入侵檢測防御、網關病毒防御等安全防護系統。其次，檔案管理人員應該認真學習《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《檔案工作考核與責任追究制度》、《檔案信息系統安全保障工作指南》等法規，建立完善的檔案收集、整理、查詢、使用制度，健全查閱、借閱登記制度。落實機房和設備安全管理、網絡安全管理、應用系統安全管理、在線監測監控網絡和數據安全管理，訪問控制安全管理、文檔數據與密碼應用安全管理、安全事故、故障和應急管理技術操作規范等規章制度。落實檔案安全終身追責制，推進責任清單和移交清單制度，從而提升檔案信息系統整體安全管理水平。

管理現代化、利用高效化、管理科學化、服務網絡化是高校檔案管理的新目標。高校檔案正在從傳統的人工管理向電腦管理時代轉變，利用正在從人工查詢向網絡利用轉變，存儲正在由實物存儲向實物與電子信息雙同存儲轉變。我們必須運用發展的眼光，攻堅克難、迎難而上，將學習到的新知識、新技術應用到實際工作中去，推動數字化檔案管理的蓬勃發展。