淺析檔案管理信息化技術

李劍飛

摘 要：在社會發展過程中，檔案作用重大，尤其是隨著科技水平的不斷，信息化技術應用其中，使得檔案管理水平呈現上升的趨勢。在會計電子檔案的發展代表了檔案管理信息技術的應用，但是，在實際的檔案管理中，仍存在一些不足和問題，需要強化信息技術的管理，真正實現二者的有機融合。

關鍵詞：檔案管理；信息化技術；融合

社會的發展使得檔案管理的標準逐漸提高，在現代化的檔案管理中，計算機信息技術至關重要，只要發揮信息技術的優勢，與檔案管理工作進行有機融合，才能滿足新時期檔案管理工作的實際需要。因此，要重視檔案管理的信息化建設，注重設備更新和管理，在根本上實現對檔案管理的有力支持。

1 全面分析信息技術背景下檔案管理的主要特征

對于檔案管理工作，需要緊跟時代步伐，這也是當前檔案管理的重要發展方向。現代化檔案管理的基本要求及時要提高標準化的層次，形成標準的觀念，這就需要重視計算機信息技術，在當前的會計檔案發展中，會計信息全面實現了數字化，極大方便了會計日常工作，有利于會計檔案利用效率的提升，推動信息化建設速度，實現與相關系統的有效整合，更好地實現資源的共享。但是，數字化的會計信息會出現被修改的問題，甚至出現泄密，這主要源于信息儲存的介質，一旦出現病毒，大量檔案信息會出現損壞或者丟失，系統的穩定性被破壞，會計檔案數據會出現不同程度的毀壞。因此，在信息化環境下，會計檔案信息集中性較強，使得檔案命面臨被修改的隱患，同時，修改的痕跡又同時消失，很難實現數據的完整恢復。因此，在信息環境下，會計檔案在彰顯優勢的同時，也存在不足，需要正確對待，加強管理，缺乏電子檔案的安全性、可靠性與完整性，使得其能夠更好地發揮作用。

2 對當前檔案管理現狀的分析

2.1 檔案形式仍依賴紙質形式

在當前的檔案管理中，紙質形式應用仍較為普遍。在會計領域，原始憑證使用的仍是紙質的，其具有較高的真實性與準確性，不易被修改，但是，也有其自身的不足。首先，紙質很容易受到外界因素的影響，甚至是人為因素的破壞，在保存上存在難度。其次，會計原始憑證需要保存的時間較長，對使用者的查詢造成阻礙，需要較大的存儲空間。

2.2 檔案管理的模式仍比較傳統

在當前的會計檔案管理中，主要的管理方式仍比較傳統，需要進行歸檔，維持良好的順序。在這種模式的影響下，使得紙質和電子檔案出現相分離的情況，很難實現對相關資源的有效整合。同時，大量會計信息資源的存儲會占用大量的空間，管理成本增加，很滿足信息化的發展需要。

2.3 檔案的安全性有待提升

對于數字檔案而言，其存在的介質是網絡、信息系統和網絡，這也是安全問題比較集中的地方。首先，對于紙質檔案，長時間、重復使用會造成檔案本身的損壞，而對于電子信息形成的檔案，在保留的同時，還要進行相關數據的保存，使得資料檔案的安全系數降低，很容易被修改。其次，在信息技術的應用中，如果忽視權限以及相關的安全軟件，很難實現信息可靠性的保證，系統面臨威脅和風險。再次，在電子檔案管理中，一旦出現人為因素的破壞，就會引發電子檔案的失真情況。

3 如何將信息化技術更好地應用在檔案管理中

3.1 正確認識信息化技術在檔案管理中的價值

面對飛速發展的信息技術，需要會計領域對會計檔案管理思想和理念進行更新，勇于嘗試新的管理模式，將檔案信息化管理技術落到實處。要提高對會計檔案信息化建設的重視程度，強化管理的規范性，推動會計檔案管理日益法制化。

3.2 加大會計檔案信息化管理人才的培養

為了有效推動會計檔案信息化建設，要重視人才隊伍建設。在遵循相關法律法規的同時，維護檔案的真實性與安全性，更新檔案管理的觀念，探索制度、技術以及管理模式方案的問題，發揮檔案信息化管理的作用，提高檔案管理的效率，實現服務品質的提升。為此，要加強對會計檔案管理人員的培訓和教育。

3.3 重視會計檔案信息化管理的相關設施的投入

為了推動會計檔案信息化建設，適合設施、設備和軟硬件必不缺少。在進行電算軟件選擇的時候，最佳的狀態是選擇帶有檔案管理輔助功能的軟件類型，同時，要積極進行信息環境下，會計檔案管理各種制度的完善。同時，要適當加大投入，購進更加先進的網絡設備，發揮先進網絡平臺的優勢，保證信息存儲狀態安全性，更好地發揮系統之間資源的共享性，在根本上推動檔案管理的科學性。

3.4 重視會計檔案管理信息平臺的建設

為了更好地促進檔案信息化進程，要重視對檔案管理信息化平臺建設，需要立足人員使用的習慣，同時，又要保障檔案的立體性、動態性與可靠性。借助會計檔案管理信息平臺，能夠使得相關單據的連續性傳遞，發揮電子單據的作用，減少紙質單據的使用，在根本上為檔案信息化建設奠定堅實的基礎。

3.5 重視風險防范體系的建立，維護電子檔案信息的安全性

防火墻技術的應用能夠有效防止不安因素的影響，保證系統運行的安全性，同時，要注重對工作流程、環節等的管理，保證會計信息運行的穩定性與安全性。系統管理人員需要做好流程管理，這是維護系統運行穩定性的關鍵性環節，能夠維持會計電子檔案的真實性，保證信息的完整性。為此，檔案管理人員需要重視流程管理，提高其自身的科學性。在信息化條件下，檔案管理工作的重點是信息文件的整理和提煉，正確處理工作的各個環節和內容，實現信息的統一化管理。因此，要建立更加完善的電子檔案信息安全保障體系，設置電子檔案數據中心，強化權限體系的建設，借助內外網絡的物理隔離，實現數據安全性的提升，同時，要做好相關設備的維護和保養。

3.6 將電子文件管理系統引入會計檔案管理領域

為了更好地促進檔案信息網絡建設，會計檔案管理的改革要突破內部的調整范圍，需要向前段擴張，也就是說，要實行文檔一體化建設。可以引入會計檔案電子文件管理系統，針對電子文件，直到對其進行運轉處理，最終形成會計電子檔案，滿足對會計檔案的管理和應用，借助網絡，實現對會計文件整個過程和周期的控制與管理。

3.7 實現檔案管理一體化

在當前的檔案管理中，計算機發揮了重要的作用，借助計算機，實現對文件的有機聯系，實現不同類型的系統處理，形成標準化的規范和標準，逐步實現對檔案信息的網絡共享。因此，檔案管理一體化建設十分重要，有利于提升檔案的利用時效。同時，借助計算機，能夠實現對文件的快速檢索，提高準確性，不需要進行文件的一一查閱。為了更好地實現檔案管理一體化建設，要依靠計算機進行資料的加工，形成檔案信息數據庫，借助網絡系統，實現傳輸，滿足使用者的需求。這也就在根本上使得檔案管理部門由管理型向服務性轉變。

4 結束語

綜上，信息技術的不斷發展使得會計檔案管理工作彰顯信息化的特點，借助電子化管理，能夠更好地發揮會計信息的作用。因此，管理人員需要重視信息技術的應用，發揮其自身的優勢，更好地服務與社會。

參考文獻

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