高職院校檔案管理模式探究

王婷

【摘要】檔案管理工作是高職院校辦好學(xué)校的基礎(chǔ)管理工作之一，不僅對高職院校科研和教育發(fā)展具有重要意義，也是衡量高職院校發(fā)展情況的重要依據(jù)。為此，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)必須對檔案管理有正確的認(rèn)識，從院校實際情況出發(fā)，建立符合院校發(fā)展的檔案管理模式，才能促進(jìn)高職院校檔案管理水平的提升。

【關(guān)鍵詞】高職院校 檔案管理 管理模式

【中圖分類號】G717.2；G275 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）33-0217-01

隨著我國教育體制的不斷改革，各高職院校進(jìn)入到了全新的發(fā)展階段，檔案管理作為高職院校管理工作中的一個組成部分，也要緊跟發(fā)展腳步，轉(zhuǎn)向制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展軌道上來。為此，探索適合高職院校發(fā)展的檔案管理模式成為一項重點工作。本文就結(jié)合高職院校的發(fā)展現(xiàn)況，提出了建設(shè)高職院校檔案管理模式的思路，以期進(jìn)一步促進(jìn)高職院校檔案管理工作水平的提升。

一、高職院校檔案管理模式的界定

模式是在對特定問題輸出信息及問題本身的特征分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)某種原理推演或者有實踐歸納和總結(jié)出來的，由思想和理念、目標(biāo)和方法、活動和策略、結(jié)構(gòu)和操作程式所構(gòu)成的，具有相對穩(wěn)定結(jié)構(gòu)的問題解決系統(tǒng)。高職院校檔案管理模式的構(gòu)建應(yīng)以不斷實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化組合，提高檔案信息資源的利用效益和利用效率，更好服務(wù)于高職教育發(fā)展和地區(qū)社會經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)發(fā)展為指導(dǎo)思想[1]。它是一個完整的問題解決系統(tǒng)，包括檔案管理方式，檔案管理體制，檔案運行機(jī)制等多個方面，具有相對穩(wěn)定性，同時又會隨著檔案管理內(nèi)外環(huán)境的變化而不斷豐富和發(fā)展。具體而言，高職院校的檔案管理模式包括兩個維度，一種是從宏觀的角度看待高職院校檔案管理，主要是各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)與高職院校檔案管理的關(guān)系；一種是從微觀的角度看待高職院校檔案管理，主要是高職院校自身的檔案管理狀態(tài)。

二、高職院校檔案管理模式的創(chuàng)建

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、二級部門歸檔、集中管理的檔案管理模式是目前來說最為符合高職院校檔案工作發(fā)展的一種模式，這不僅利于高職院校檔案工作水平的提升，也可以進(jìn)一步促進(jìn)高職院校的整體發(fā)展。

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”是我國檔案工作的基本原則之一這在高職院校同樣適用。高職院校將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，成立檔案工作委員會或是領(lǐng)導(dǎo)小組對全校檔案工作進(jìn)行協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，健全檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，形成學(xué)校檔案工作委員會（領(lǐng)導(dǎo)小組）、檔案室、各職能部門和院系三級管理網(wǎng)絡(luò)使檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、有協(xié)調(diào)、有組織、有落實捉進(jìn)檔案工作與學(xué)校其他各項事業(yè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）二級部門歸檔

二級部門歸檔主要是指在高職院校專職檔案員少的情況下，各二級部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門的歸檔工作，包括檔案收集、整理、編目等。二級部門歸檔的質(zhì)量直接決定著學(xué)校檔案整理的質(zhì)量，因此要抓好二級部門歸檔工作。學(xué)?？梢詫w檔工作納入年度工作考核體系，以調(diào)動部門的檔案工作積極性。

（三）集中管理

學(xué)校設(shè)立檔案庫房集中保管二級部門移交的檔案。首先，檔案庫房的建設(shè)要按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，在設(shè)計、選址、材料、設(shè)備等方面要符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)配備防火、防濕、防蟲等設(shè)施設(shè)備。其次，檔案室專職檔案員負(fù)責(zé)檢查移交檔案的整理情況，發(fā)現(xiàn)錯誤進(jìn)行改正，將全校的檔案進(jìn)行匯總、歸類、統(tǒng)一制作檔案目錄、編制檢索工具、裝盒排架，建成館藏結(jié)構(gòu)齊全、完整的檔案庫房[2]。最后，檔案室負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作包括衛(wèi)生、除濕等，并根據(jù)學(xué)校工作做好檔案利用、編研、統(tǒng)計等工作。

（四）建立有效的保障機(jī)制確保管理運行

1.強化觀念。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案工作的重要性。檔案工作是高校的一項基礎(chǔ)性工作，也是衡量學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)志之一。要進(jìn)一步增強責(zé)任感和緊迫感，更加扎實有效地推進(jìn)學(xué)校檔案工作，不斷提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平。只有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案工作的重要性，才能將檔案工作納入到學(xué)校發(fā)展的整體規(guī)劃之中，才能為檔案工作提供各種支持，才能在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部配備、經(jīng)費投入等方面加大支持保障力度。

2.加強檔案管理的制度建設(shè)。依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實體分類法》等國家法律法規(guī)，健全與完善學(xué)校檔案工作的各項規(guī)章制度。對收集、歸檔、整理、信息化、保管利用、編研等各個環(huán)節(jié)做明確規(guī)定，以實現(xiàn)檔案工作的可操作性和規(guī)范化。對檔案工作崗位職責(zé)、考核獎懲等做明確規(guī)定，促進(jìn)檔案員更加盡職盡責(zé)、積極主動地完成歸檔工作。通過規(guī)章制度的健全、完善及貫徹落實，實現(xiàn)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、法制化。

3.強化人員檔案管理知識培訓(xùn)。高職院校要確保設(shè)有專職檔案員崗位具備一定的檔案工作能力具體負(fù)責(zé)全校的檔案工作。兼職檔案員要明確其崗位職責(zé)實行定崗定人。對檔案工作人員執(zhí)行與教學(xué)、科研和管理人員同等待遇政策調(diào)動其工作積極性。要注重對兼職檔案員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，根據(jù)上級檔案行政管理部門的通知，定期統(tǒng)籌安排兼職檔案員參加培訓(xùn)。通過全校檔案工作人員的檔案工作管理水平的提高來確保學(xué)校檔案工作質(zhì)量。

三、創(chuàng)建高職院校檔案管理模式中應(yīng)注意的幾點問題

高職院校檔案管理模式是一個相對穩(wěn)定的問題解決系統(tǒng)，系統(tǒng)的良好運行需要各個方面的配合和支持，顧此失彼，重技輕人或重人輕技都有可能影響整個系統(tǒng)的運行效率，從而影響檔案管理終極目標(biāo)的實現(xiàn)。在這一模式的構(gòu)建中，還有一些問題值得我們注意：

（一）信息資源整合過程中應(yīng)該遵守有關(guān)的法律法規(guī)，如知識產(chǎn)權(quán)法、保密法、檔案法等，不得損害國家、集體和個人的合法權(quán)益；（二）正確處理好檔案資源開發(fā)利用與檔案安全保密之間的關(guān)系。第三，在檔案信息資源管理網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建過程中，要根據(jù)整個學(xué)院的發(fā)展情況找準(zhǔn)定位，要將檔案工作與高職院校的發(fā)展緊密結(jié)合起來，不斷拓展、創(chuàng)新檔案的服務(wù)功能。第四，不斷加強檔案基礎(chǔ)建設(shè)，包括建立適合高職院校的檔案分類體系等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷完善檔案硬件設(shè)施的配備等。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理不僅能為高職院校提供學(xué)術(shù)研究最有價值的資料，也能促成高職院校文化建設(shè)，對于學(xué)生成長具有重大作用，為此高職院校領(lǐng)導(dǎo)一定要給與高度重視，結(jié)合院校實際，建設(shè)適合高職院校檔案工作發(fā)展的管理模式，才能促進(jìn)高職院校檔案管理水平的提升，進(jìn)而促進(jìn)高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]何秀清.基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討[J].皖西學(xué)院學(xué)報，2013，06：147-152.

[2]許文君.大數(shù)據(jù)時代高職院校二級學(xué)院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2015，04：151-155.