事業單位登記檔案規范化管理的幾點思考

孫巖

【摘要】登記檔案是事業單位主要工作之一，事業單位通過對于登記及監督的方式，成為事業單位管理工作中的重要資料。登記檔案承擔著事業單位服務及改革等方面的責任。提高事業單位登記檔案規范化管理水平，對于提高事業單位管理水平具有重要作用，進而推動事業單位可持續性發展建設。

【關鍵詞】登記 檔案規范化 管理模式

檔案是事業單位在發展過程中的重要資料，也是事業單位從創建以來的歷史憑證，為事業單位管理及社會查詢方面提供了良好的法律依據。事業單位登記檔案規范化管理，主要目的就是保證事業單位檔案工作的規范性，真正發揮出事業檔案檔案所具有的價值。

一、以提高認識為前提，強化登記檔案管理責任意識

事業單位登記檔案規劃化管理過程中，需要得到事業單位管理人員的高度重視，提高責任觀念。在提高對于事業單位登記檔案規劃化管理重視方面，管理人員在實際工作過程中，應該高度重視該項工作，并且對于登記檔案規劃化管理工作經常過問及檢查，為事業單位登記檔案規范化管理工作提供物質方面的保證，保證事業單位登記檔案在規范化管理過程中，擁有充足的人力、物力及財政方面的資源。將登記檔案管理工作作為事業單位重要管理工作之一，對于登記檔案日常工作及檢查進行全面性部署，了解登記檔案管理工作的實際情況，幫助工作人員解決工作中所存在的問題。其次事業單位登記檔案規范化管理工作應該不斷進行數字化建設，提高登記檔案工作信息化建設水平。伴隨著網上登記工作的逐漸開展，事業單位登記檔案在實際工作中會產生大量的數字檔案，就需要對于數字檔案進行有效的管理，嚴禁出現電子檔案散失或者是損毀的問題，同時電子檔案修改十分容易，這樣對于檔案原始信息會造成嚴重影響。要是不對電子檔案進行科學的歸檔，就會出現資源分散及查找困難的情況，檔案信息所具有的經濟效益及社會效益也難以發揮出來。所以，事業單位一定要提高對于登記電子檔案管理工作重視程度，完善事業單位數字檔案管理流程。

二、以嚴格標準為抓手，創新登記檔案管理模式

（一）創建工作制度，提高對于信息整合強度

事業單位登記檔案工作切點就是對于登記管理資料的收集整合，要是沒有該工作，事業單位登記檔案規范化管理其他工作也就難以順利開展。提高登記管理資料收集及整合質量，才能夠有效保證登記檔案規范化管理工作的完整性及系統性，充分發揮出檔案信息所具有的價值。在對于登記檔案材料收集及整合工作過程中，應該創建有關制度，通過使用事業單位管理檔案登記表等等表格，進而對于登記檔案信息進行高效率處理。將事業單位登記檔案規范化管理工作與事業單位法人年檢工作相結合，在對于事業單位監督審查的過程中，保證年度審查登記檔案管理工作質量。

（二）創新建檔模式，實行分卷立宗

事業單位在對于登記檔案規范化管理過程中，需要嚴格按照檔案管理工作要求，實行“一戶一檔”管理模式，對于登記檔案進行分柜管理，專柜保管，專人負責，真正將登記檔案管理規定落實到實際管理工作中，對于管理登記檔案范圍進行科學化劃分，并且設置專門檔案室。

（三）加大硬件投入，完善基礎設施

為了保證事業單位登記檔案規范化管理工作順利落實，事業單位應該為登記檔案管理部門提供充足的資金作為保證，通過多途徑為登記檔案管理工作籌劃資金，為登記檔案管理工作提供檔案柜及檔案盒等等硬件設備，并且配備計算機等設施，為事業單位登記檔案規范化管理工作順利開展奠定良好的基礎。

三、以開發利用為目標，建立健全檔案管理規章制度

事業單位對于登記檔案進行規范化管理，主要目的就是希望能夠對于事業單位所擁有的檔案信息進行深度挖掘。為了能夠提高事業單位對于登記檔案的利用效率，應該根據有關政策，制定完善的登記檔案管理制度。

（一）健全完善事業單位登記檔案收集整理制度

為了能夠保證事業單位登記檔案進行規范化管理，應該對于檔案工作人員責任及檔案管理進行針對性制度，將屬于登記檔案工作的文獻資料，在規定的時間內全部上交檔案管理人員進行統一管理。登記檔案管理工作人員收到申請，經過審核之后進行登記，并且頒發有關證書及進行公告，已經歸檔完畢的文獻應該立即收到登記檔案管理人員手中，事業單位在發展過程中所形成的文件也需要上交給登記檔案管理人員。

（二）健全完善事業單位登記檔案保管制度

事業單位應該根據現有的有關政策，對于登記檔案管理工作不斷進行完善，制定針對性制度，保證檔案管理工作責任能夠落實到每一個檔案管理人員身上，并且檔案管理人員遵守有關保密規定，在檔案管理人員實際工作中，嚴格根據“六防”進行管理，也就是防火、防潮、防蛀、防盜、防光及防高溫。保證事業單位內工作人員不會出現私自保存檔案的行為，對于利用檔案的人員，應該立即進行處罰，根據所造成情況進行嚴肅處理。登記檔案部門要是出現人事上面的變動，應該及時將對保管的檔案進行交接，對于登記檔案進行逐項交代，保證登記檔案內信息的完整性。

事業單位登記檔案規范化管理，主要目的就是提高事業單位登記檔案管理水平，完善登記檔案資料收集及整合工作的規范性，保證事業單位登記方案管理規范化，讓事業單位能夠發現登記檔案內所存在的潛在價值，為事業單位發展建設提供客觀資料作為保證。

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