淺析新時期高校教務秘書在教學管理工作中的現狀及重要性

劉玉潔

（常州大學 懷德學院，江蘇 常州 213016）

摘要：本文主要以高校教務秘書為研究對象，首先對高校教務秘書的工作要求以及在高校教學管理工作中的重要性進行了概述；然后，從四個角度提出了教務秘書在教學管理工作中存在的問題；最后，根據問題提出了對應的解決方案，以幫助教務秘書能夠更好的在教學管理工作中發揮作用。

關鍵詞：教務秘書；存在問題；實現自我價值

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）49-0031-02

隨著時代的發展，新時期各大高校都加大了在教學管理方面的力度，在教學管理中教務秘書起著非常重要的作用，新時期教務秘書隊伍也在向著年輕化以及現代化發展，該轉變使得教務秘書的工作變得更加重要，本文對新時期高校教務秘書在教學管理工作中的現狀及重要性進行研究，通過分析教務秘書在教學管理中存在的問題，找到解決問題的對策，從而幫助教務秘書更好的在教學管理中發揮自己的作用。

一、相關理論概述

（一）高校教務秘書的工作要求

1.及時準確的傳達指令。在高校中經常會由學校領導或者是教務處出具一些有關規章制度、規定、通知等方面的文件，這些文件就需要由教務秘書下發給下級各個部門、教師以及學生，從而保證全校所有的師生都能夠及時了解到學校領導最新的指令，使所有的教學工作都能夠有序、順利的進行。尤其是與學生以及教學任務相關的通知必須在第一時間就讓學生了解，比如：學生選課通知、教學檢查通知等。

2.客觀公平的匯報情況。在高校中由于學校教研工作者以及學校領導都工作繁忙，所以教師、學生與學校領導之間的交流比較少。在這種情況下，教務秘書就要在雙方之間充當一個橋梁，不僅要將上級領導的指令下達給教師和學生，還應該將學生和教師的意見反饋給學校領導。比如：學生和教師對學校通知或規定的疑問，學生對任課教師的意見等，教務秘書需要對所有的信息進行收集和整理，然后再將整理的內容上報給學校的相關領導，以引起學校領導對問題的重視并及時采取合理的措施和對策。

3.有效協助配合上級領導的工作。在高校每個學期的開始，教務秘書都需要協助校領導對教師的備課工作進行檢查，而在學期中旬則還需要協助領導對教學過程進行檢查，以保證教學任務的順利進行。[1]在這些協助工作中雖然起主導地位的是學校領導，但是教務秘書卻是所有工作的執行者，代表著領導的意愿，所以每項協調工作必須做到位才能夠真正幫助領導對學校進行管理，使得教學過程能夠有序進行。

（二）高校教務秘書的重要性

1.高校教務秘書是教務管理中的橋梁。教務秘書在高校教務管理過程中起著非常重要的橋梁作用。首先，學校教務秘書需要向學生和教師傳達學校領導以及教務處所下達的規定以及各種通知，還要將學生和教師對學校的意見反饋給學校領導，以保障學校的教學工作能夠順利的開展，成為學生、教師和學校領導之間的溝通橋梁；其次，教務秘書在學校的考試中起到非常大的作用，不僅要協助領導做好學生考試的檢查和準備工作，還要對每個學期的試卷進行整理以及留檔工作；再次，負責對教學課程以及教室的安排；最后，教務秘書還是學生與教師之間的橋梁，當學生與教師之間出現意見或者矛盾時，教務秘書需要從中進行調解。

2.高校教務秘書是教學管理過程的執行者。高校教務秘書在教學管理過程中起著非常重要的作用，是高校不可缺少的崗位之一，不僅要對學校事物進行管理，而且還需要對學生以及教師進行服務，是學校教學管理活動的執行者。[2]主要體現在以下幾個方面：第一，及時向上級部門上交與教學相關的文件和記錄；第二，協助教務部門領導對各種教務教學相關文件進行起草；第三，負責安排新學期各科的課程安排以及考試安排；第四，負責對各種教學資料以及歷年試卷進行收集、整理和歸檔；第五，對學生的考試成績進行錄入；第六，為教師收集教學管理信息以及為學生組織考務工作等。正是由于教務秘書在工作中進行徹底貫徹執行學校教務管理中的各項活動，才能保證學校教學工作的順利開展。

二、影響教務秘書在教學管理中發揮作用的主要因素

1.教務秘書工作缺乏相關激勵措施，職責不分。在高校的日常教學管理中，教務秘書工作比較繁瑣，并且會出現分配不均勻、不明確的現象。出現了這種局面主要是由于教學管理中沒有對教務秘書進行強有力的激勵機制，如果教務秘書的工作比較多但是并沒有得到相應的激勵，相反少做了工作也沒有得到一定的批評，這樣的話慢慢就會形成非常懶惰的局面，并且一定程度上會阻礙教學工作順利的開展，同時也會影響到很多人員的辦事效率，會阻礙教務秘書發揮最大的作用。

2.教務秘書缺乏深度學習的機會。教務秘書是處在教學管理第一線的高校管理人員，其能力必須要能夠滿足教師以及學生的需要。所以教務秘書要學會借鑒先進的管理經驗，在結合學校實際發展現狀的基礎上對學校的教學管理方式進行改革。目前，很多高校雖然有面向教師的繼續深造的機會，但是這些機會都是提供給中級以上的領導或者是資歷比較高的教師，資歷淺的教師幾乎不可能有繼續深造的機會。而教務秘書大多是青年人，在高校中沒有繼續學習的機會，就會在教學管理過程中沒有新的管理理念，每年都只會延續舊的工作思路，不僅學校的教務管理工作出現漏洞，而且教務秘書的個人水平也無法獲得很大提高。

3.教務秘書自身的業務能力水平不夠。高校在對教務秘書進行選拔時并不夠重視，很多教務秘書的專業都不對口，有的教務秘書甚至對每個學期的教學計劃不夠理解，僅僅是將領導的指令下達給教師或者學生，但在后續的監督、檢查等方面卻沒有起到作用，更不用說為學生和教師提供全面的服務。

三、發揮教務秘書在教學管理工作重要作用的措施

（一）加強制度建設，制定合理的激勵機制

1.建立崗位職責制度，明確分工?，F在很多高校將教務秘書工作和辦公室人員的工作混在一起。其實，教務秘書工作是在教學管理中比較基礎性的工作，能夠保障教學計劃的順利完成，整理出學校師生對教學存在的意見和建議，同時能夠為領導提供管理決策的相關資料和信息。對于教務秘書工作只有做到明確分工，才能夠在日后的工作中最大程度減少矛盾的發生，同時為學校的工作績效提供一定的依據。

2.建立嚴格的獎懲制度和合理的薪酬管理制度。在高校的教務秘書工作中，對于表現突出的人員可以適當的給予補貼，需要表揚或者給予物質獎勵；對于日常工作中表現差，甚至影響到了教學管理工作的人員，需要作出相應的懲罰條例，同時嚴格執行所制定的制度，才能夠讓教學管理工作順利的開展下去。另外，合理的薪酬管理制度，可以保障教務秘書能夠安心的做好本職工作，發揮出激勵作用，使教務秘書保持良好的工作積極性，同時對于優秀的教學管理人才有足夠的吸引力。

（二）高校要為教務秘書提供培訓的機會

在不影響正常工作的前提下，高?？梢越M織教務秘書對管理以及教學軟件使用等方面的知識進行深入學習，也可以組織教務秘書到兄弟院校進行交流學習，高校如果有條件的話還可以在社會上聘請有名的專家來學校進行講座等，這些方式都能夠讓教務秘書進一步提高自身的能力，從而更好地進行教學管理工作。另外，高校如果有出國深造的機會不應該將名額都給了資歷比較老的教師，也需要給表現優秀的教務秘書一定的深造機會，這樣能夠幫助他們開拓視野，接受新的教學理念，在深造結束后能夠將所學內容用在高校教學管理上，從而不斷提高高校的教學管理水平。

（三）教務秘書注重自身能力素質的培養

教務秘書在高校管理中占有非常重要的位置，必須要具有多個方面的技能和知識。首先，教務秘書在完成自身本職工作的基礎上還應該自覺學習相關的知識，不斷提高自身的素養；其次，教務秘書在實踐工作中要不斷探索教學管理的新方法，并落實到具體工作中；最后，教學管理工作也需要緊跟時代的腳步，教務秘書需要不斷對現有的管理方式進行創新，以保證高校的教學管理方式能夠促進學校的發展，而教務秘書也能夠在創新的過程中不斷提升自身的能力。

參考文獻：

[1]梁揚眉.論教務秘書在高校教學管理的重要性[J].南方論刊，2012，（07）：83.

[2]周圓.淺析高校教務秘書工作的素質要求和工作能力的培養[J].中國科技信息，2009，（20）：149-150.