淺談醫院人事檔案管理

肖興賓

【摘要】人事檔案及其管理工作在醫院的管理工作中起著舉足輕重的作用，它為醫院的各個崗位提供人才信息支持，是醫院最重要的人才庫。眾所周知，企業的核心競爭就是人才的競爭，而一個完備的人事檔案系統將在浩如煙海的人才市場中為醫院篩選出所需要的人才，使醫院能在殘酷競爭中占據資源優勢。當前，全球社會經濟都在逐步實現信息化，醫院的人事檔案管理工作也應該順應時代的發展，建立完備的人事檔案信息化平臺，為醫院的發展提供人才支持。

【關鍵詞】醫院；人事檔案管理；現狀；發展方向

1.人事檔案管理現狀

1.1 檔案管理方式手段落后

人事檔案數量大，機密性高，對醫院極為重要，這就要求醫院應該做到專人、專業管理。而現在很多醫院的人事檔案都是由人事部門人員兼職管理，甚至處于無人管理的狀況。現在很多醫院都沒有專業的檔案管理設備，如：檔案室、計算機管理平臺等，絕大部分醫院都處于手工收集、裝訂、整理、存放狀態。

1.2 檔案立卷陳舊

由于人事檔案流動性差，很多醫院把檔案放在檔案室里，多年不見天日，等到用時再翻找，費時費力。更多的是檔案立卷問題，一是信息不真實，年齡、學歷等存在弄虛作假的情況；二是信息不對稱問題，前后信息不一致，錯填亂填問題；三是檔案材料不準確問題，該有的材料沒有，不該有的確一大堆；四是材料缺失問題，很多檔案沒有完備的材料，信息不全等。

1.3 領導層重視不夠

人事檔案的作用不會擺在明處，短時間內不會產生很大經濟效益，因此存在領導層重視不夠的問題，認為檔案的存在只是程序化的東西，并沒有實質性的作用，人員、資金的投入的跟不上，造成人事檔案管理存在各種問題。

2.人事檔案管理如何為醫院服務

2.1 為醫院及時提供人才

人事檔案作為一個人最基本的信息平臺，是醫院了解員工最簡單的平臺，而一個好的人事檔案管理系統，是醫院強大的人才資源庫，它能隨著醫院的各方面發展，為醫院選擇提供真正適合醫院的人才，做到人盡其才，更好的為醫院服務。

2.2 為醫院發現不適合現階段醫院發展的人才

時間不會停滯不前，人才也不會永遠適合。隨著醫院的發展，有些崗位的人員就不再適合醫院發展的需求，而通過人事檔案管理系統就可以為醫院發現不適合醫院現階段發展的人員，這樣就可以及時更換更適合的人才，有利于醫院的發展。

3.人事檔案管理的發展方向

3.1 建立信息化人事檔案管理平臺

實現檔案信息化管理，可以大大減輕檔案工作人員的重復勞動，節省大量人力和時間，提高檔案的現代化管理水平，可以更好地為醫院的發展做出貢獻。而信息化平臺的建設，相比傳統的檔案管理模式，有很多優勢：

3.1.1 方便查找。 傳統的檔案管理模式，往往采用立卷等方式，由于人事檔案數目龐大，質量沉重，一旦短時間被需要某個檔案，就會出現不能在規定的時間內找出所要的檔案，造成醫院損失。而建立完善的人事檔案管理信息化平臺，就可以徹底解決這個問題，由于計算機處理能力強大、計算速度快、計算精度高，可以很快找到所需要的檔案。這樣又可以使得檔案管理人員的工作量大大減小，提高其工作效率。

3.1.2 存儲量大，方便保存。傳統的檔案，都是采用立卷的模式，紙張占地大，又不方便保存，利用率低。而采用計算機信息化存儲的方式，就可以解決這個問題，計算機存儲量極大，還有存儲卡、硬盤等各種外接設備，從而避免了傳統紙張難以保存等問題。

3.1.3 綠色環保。采用信息化人事檔案管理，避免紙張的使用，綠色環保，符合國家的基本國策。

3.2 實現檔案管理的多元化與網絡化

3.2.1 多元化。傳統的人事檔案內容單一簡單，無非是表格、文件等內容。而這已經遠遠跟不上時代的發展。現代化的人事檔案，在傳統的檔案基礎上，還應該實現檔案信息的多元化，例如：圖形圖像、音視頻資料等，這樣才能更好地立體化的了解員工，為醫院更好地服務。

3.2.2 網絡化。選用合適的軟件系統和系統維護就成為關鍵。因此，首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理醫院人事檔案。可以實現醫院人事檔案管理的網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式，逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。

3.2.3 動態化。要在立足信息資料真實的基礎上，編輯建立多元化的形象檔案信息，實現檔案的動態發展。檔案的建立要實現動態更新，隨著個人信息的不斷更新完善，系統維護人員就應該隨時變更檔案信息，并且確保信息的準確、真實，方便醫院和社會的查看、監督。

4.實現人事檔案管理現代化需要進行的工作

4.1 強化領導的現代化管理意識

沒有投入就不會有回報，各級領導一定要提高認識，加強對此項工作的領導和大力支持，充分認識建立人事檔案信息系統建設的目的就在于不斷促進管理的科學化和現代化，并且對此項工作高度重視，千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創造有利條件，保證人事檔案信息現代化建設工作健康順利的發展。

4.2 選用一套完善的信息化處理平臺

市場上的信息處理平臺軟件很多，但是不一定都適合醫院的管理系統，應該向專業人員咨詢，選取一套真正適合醫院人事檔案信息化管理的軟件平臺，提高工作效率，減少工作失誤，使其更好的為醫院服務。

4.3 建立醫院自己的信息檔案維護團隊

只有軟件平臺，沒有一個好的操作團隊，也不可能使得系良好運轉，因此，醫院應該建立自己的信息檔案維護團隊。人事檔案屬于機密信息，這個團隊必須由醫院管理層親自帶隊建立，人員要專業，在領導的帶領下，做好信息平臺的維護工作。

4.4 建立一支專業的人事檔案管理團隊

要全面實現信息管理，就必須有一個高素質的專業管理團隊來支撐這個平臺的正常運轉，因此，醫院必須建立一支專業的管理團隊負責此項工作，由專業管理人員帶隊，有著超強的學習能力，不斷學習新型的管理知識，掌握現代化管理技術，在一定程度上，該團隊成員也得掌握一定的計算機技術，熟悉信息化管理平臺的運行方式，以方便及時處理發現的問題。

5.結語

在新的市場形勢及現有的人事制度下，人事檔案的內容發生了巨大變化，這就導致舊的人事檔案管理方法和形式將不可避免地被淘汰。在今后的人事檔案管理工作中，應堅持與時俱進，健全適應新時代的人事檔案管理制度，引進先進的人事檔案管理系統，培養專業的高科技檔案管理人員，使醫院朝著科學、規范化發展。

參考文獻：

[1]呂曉霞；新形勢下醫院人事檔案管理的體會淺析[J]. 醫藥論壇雜志，2011（15）

[2]張冰；醫院人事檔案管理工作探析[J]. 黑龍江檔案，2012，（1）