淺談高校檔案管理信息化建設

趙 恒

(洛陽職業技術學院, 河南 洛陽 471000)

淺談高校檔案管理信息化建設

趙 恒

(洛陽職業技術學院, 河南 洛陽 471000)

隨著計算機和信息技術的發展和廣泛應用，高校檔案管理工作面臨前所未有的挑戰和機遇，高校檔案管理信息化建設工作怎樣開展，在開展中存在怎么的問題，以及在現狀下如何提高高校檔案管理工作效率，如何加強高校檔案管理的信息化、網絡化建設是各高校目前予以解決的問題。

高校;檔案管理;信息化;建設

0 引言

目前，高校檔案管理信息化建設是檔案工作適應學校和社會發展的客觀要求和必然趨勢，也是促進高校健康、穩定發展的基礎，它的良好發展在學院整體管理中占據著重要地位。但隨著信息技術的快速發展，作為信息資源“收集者”的高校檔案信息管理工作，以目前現狀而言，多數高校檔案管理信息化建設工作發展落后，這不僅影響了高校檔案的工作效率，也對教學質量的提高，現代信息的利用和保存都有一定影響。

1 高校檔案管理信息化在高校建設和發展中的作用

高校檔案是高校對外宣傳的一種高效形式，面對互聯網技術的不斷發展，高校檔案管理信息化建設已逐漸成為高校檔案管理工作建設中的重點，做好高校檔案管理信息化建設工作不僅是學校辦公自動化發展的要求，也是檔案管理發展的必然需求，更是學校教學和科研發展、學生和教師管理的有利保障。

2 高校檔案管理信息化建設中存在的不足

高校檔案管理信息化建設是以信息化為依托，以分享資源為目標，以提高教學服務質量為要求，以開發科研項目為目的的檔案管理建設，而目前受到多種因素的影響，大部分高校仍舊使用傳統方式來進行檔案的管理，這僅僅只是對檔案起到了最基本的保管功能，而忽視了檔案的信息化服務功能，使檔案管理工作失去了特有的功能和價值。

2.1 思想觀念陳舊，管理模式落后，機構設立不健全

目前多數高校對于檔案建設工作普遍缺乏系統的認識和思考，沒有專門的組織機構，沒有專門的人員編制，多數高校檔案管理歸屬于院辦公室管理，造成了工作人員身兼數職，職責不明、任務不清，對檔案管理信息化建設的發展造成巨大的盲目性和被動性。

2.2 檔案服務功能單一

長久以來，由于受到陳舊思想觀念和檔案制度的規定與制約，檔案的利用主要是為各級領導決策、行政部門工作進行參考服務，對于學校教學和科研的發展、學生和教師的管理方面未能充分發揮服務功能。

2.3 檔案信息化專業人才缺乏，管理人員隊伍不穩定

在高校檔案管理工作中，工作人員多數是年齡偏大，或者學歷較低的人員組成，檔案專業或信息技術專業畢業從事檔案工作的人員很少，多數管理人員沒有經過專業的學習和培訓，個別人員經過短期培訓，更有甚者就沒有經過培訓而從事檔案管理工作，他們缺乏系統的檔案和信息技術專業理論知識和基本技能，對檔案的管理只是收集、整理、立卷、歸檔，檢索層次，這就造成檔案管理人員素質偏低、業務知識缺乏、管理水平低下、骨干少、能力弱、人員流動性大、資料收集不齊全、不完整，劃分保管期限混亂等特點。

3 高校檔案管理工作實現信息化建設的對策

在實現高校檔案管理信息化建設過程中，各高校要從基礎設施入手，健全規章制度，加強專業人員培訓，從多方面滿足學校、教科研、師生以及社會對檔案工作的要求。

3.1 明確責任，加強認識

高校要加強檔案工作的領導，組織學習檔案相關法律法規，理清發展思路，在人力、物力、財力方面做到專項資金支持，并要求工作人員不斷提高檔案管理信息化建設的重要性認識，強化檔案意識，更新觀念，創新手段，樹立主動服務、主動參與的工作態度。

3.2 優化高校檔案管理模式

在信息化管理模式下，高校檔案管理的規模不斷擴大，種類不斷增加，職能的多樣化、服務的功能化，都是對檔案信息化建設的全新要求。面對新問題，檔案管理的信息化建設必須要從搭建平臺，增強重視程度、強化服務，推動信息化進程等多方面建立科學的管理模式。在管理上要把封閉型管理轉變為開放型管理，在服務上要把單一性服務轉變為多元性服務，在工作上要把傳統的記錄模式轉變為數字與文字結合的數字化、信息化操作模式。

3.3 完善高校檔案管理信息化系統

高校檔案管理信息化的實現不僅依賴于各部門的配合，還對檔案館的內部建設、運行機制等都有嚴格的要求。工作人員在對檔案信息的數字化和網絡化服務的基礎上，還要做到對檔案的接收、加工、整理、傳送、存儲以及提供等程序運用現代化信息處理方式，加快檔案的一體化、便捷化、規范化程度，實現紙質檔案和數字檔案資料及多種檔案信息的查詢自動化和檢索自動化的功能。

3.4 提高高校檔案信息化管理隊伍素質

高校檔案管理信息化建設不僅要求工作人員要具有較高的專業知識，還要求工作人員具有充足的語言文字組織能力，除此之外，還需要具備良好的職業技能及嫻熟的計算機操作水平，以及創新能力強、業務知識精的復合型人才。

4 結語

在高校檔案管理信息化建設過程中，檔案管理信息化建設的程度，不僅是一個學校整體教育教學水平的體現，也是對學校服務于學生、服務于社會的肯定，更是對實現檔案管理現代化、科學化、規范化、完善化的必然要求和艱巨任務，它不僅對高校的發展起到良好的促進作用，也對高校對外宣傳，對內管理的基礎和保障。

[1]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].現代情報，2007年06期，63-64+67.

[2]郭鴻雁.加快高校檔案管理信息化建設[J].商丘職業技術學院學報，2012年04期，119-120.

[3]馬海濤.高校檔案管理信息化建設探析[J].山東教育學院學報，2008年04期，119-121.

[4]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設的思考[J].赤峰學院學報(自然科學版)，2015年01期，181-182.

(編輯 馬海超)

Informatization Construction of Archive Management in Colleges and Universities

ZHAO Heng

(Luoyang Vocational & Technical College, Luoyang 471000, China)

With the development and wide application of computer and information technology, archive management in colleges and universities faces unprecedented challenges and opportunities. In the new period, there are the problems to be solved, such as how to carry out informatization construction of archive management in colleges and universities, what problems exist in the development of it, how to actively raise the efficiency of the archive management in colleges and universities in the current situation, and how to strengthen the construction of information and network.

colleges and universities; archive management; informatization; construction

2017-01-20

趙恒(1978- )，女。專科，助理館員。主要研究方向：檔案管理。

G271

B

1672-0601(2017)03-0033-02