智慧校園背景下高職院校辦公自動化對行政管理的影響
——以湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

謝姣

智慧校園背景下高職院校辦公自動化對行政管理的影響
——以湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

謝姣

辦公自動化是采用因特網(wǎng)技術(shù)，將計算機(jī)功能與現(xiàn)代化辦公結(jié)合起來的一種辦公方式。當(dāng)前，高職院校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和使用逐步增多，對行政管理產(chǎn)生了重要影響。以湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，辦公自動化對行政管理的積極影響主要體現(xiàn)在三個方面，即優(yōu)化行政組織結(jié)構(gòu)，促進(jìn)了組織結(jié)構(gòu)的扁平化、彈性化、虛擬化；促進(jìn)決策科學(xué)，提高了決策的時效性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性；提升行政管理質(zhì)量，促進(jìn)了行政管理規(guī)范性、靈活性、效率性。

高職院校；辦公自動化；行政管理；優(yōu)化；促進(jìn)；提升；智慧校園

一、核心概念界定

辦公自動化（簡稱為OA-Office Automation），是采用因特網(wǎng)技術(shù)，將計算機(jī)功能與現(xiàn)代化辦公結(jié)合起來的一種辦公方式。其以提高服務(wù)質(zhì)量和辦公效率為目的系統(tǒng)，是一門綜合多種學(xué)科和技術(shù)的新興學(xué)科。

高校行政管理是指依靠一定的機(jī)構(gòu)和制度，通過計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制高校運行過程中地各個環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)處理好各要素之間地關(guān)系，優(yōu)化配置學(xué)校各種資源，從而實現(xiàn)學(xué)校教育工作的目標(biāo)，有效的完成學(xué)校的工作任務(wù)，實現(xiàn)學(xué)校管理預(yù)定目標(biāo)的一種組織活動。

智慧校園是在信息化背景下，將設(shè)備因素、環(huán)境因素、資源因素、社會因素及人的因素整合在一起，形成一種獨特校園系統(tǒng)的有效手段。智慧校園主要以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，充分利用各項信息的相關(guān)性特征，結(jié)合各平臺的多樣化信息傳遞手段，及時有效地提供雙向交流平臺，進(jìn)而全面實現(xiàn)教育信息化。[1]

二、高職院校辦公自動化現(xiàn)狀

目前，湖南省高職院校中辦公自動化系統(tǒng)使用的比例不太高。據(jù)筆者對10所高職院校的調(diào)查，有4所學(xué)校未使用辦公自動化系統(tǒng)，有6所使用了辦公自動化系統(tǒng)，比例為60%。在使用的學(xué)校中，1所學(xué)校使用年限達(dá)到了11年，1所學(xué)校使用9年，其它院校使用年限基本在2～3年左右。在使用的學(xué)校中，全部都會用其處理收發(fā)文、會議室的管理及審批等行政辦公工作。其中，6所學(xué)校使用其處理調(diào)課、成績登錄審批等教務(wù)管理工作；2所學(xué)校使用其處理合同簽批工作，2所使用其進(jìn)行檔案管理；1所使用其進(jìn)行財務(wù)報賬；1所使用其進(jìn)行物資采購、設(shè)備借用等資產(chǎn)管理工作。總的來說，湖南省高職院校的辦公自動化使用比例不高，軟件作用發(fā)揮還不充分，自動化程度較低。

就湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院而言，從2014年初開始使用辦公自動化系統(tǒng)，現(xiàn)已開發(fā)各類辦公工作流程23個，涉及到行政管理（包括會議通知、會議室審批、場地租賃、新聞發(fā)布內(nèi)容審核等）、采購管理（包括各類教學(xué)耗材采購審批、辦公用品采購審批、合同簽批）、教務(wù)管理（包括調(diào)課審批、教學(xué)場地審批、成績歸檔審批、成績更正等）、公文管理（包括收發(fā)文和內(nèi)部請示）、人資管理（OA賬號審批等）、資產(chǎn)管理（即儀器設(shè)備借用）和宣傳用品制作審批等方面。辦公自動化系統(tǒng)還用于個人的日程安排、即時通訊、文件查閱、加班考勤、郵件收發(fā)、工作日志填寫和全院教師通訊方式查閱等方面。OA系統(tǒng)通過二次開發(fā)已經(jīng)具備了較為完整的行政辦公功能，各項工作流程設(shè)置通過改進(jìn)趨于科學(xué)合理，系統(tǒng)的操作為絕大多數(shù)教職工接受和熟悉，在行政辦公中發(fā)揮了重要的作用。

三、高職院校辦公自動化對行政管理的積極影響

隨著高校智慧校園建設(shè)的推進(jìn)，辦公自動化建設(shè)不斷發(fā)展和完善，對高職院校行政管理的影響越來越明顯。在對湖南省十所高職院校的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，每所高校都認(rèn)為，辦公自動化對他們的行政管理工作產(chǎn)生了多方面的積極影響，這種影響主要表現(xiàn)在優(yōu)化行政組織結(jié)構(gòu)、促進(jìn)決策科學(xué)、提高行政管理質(zhì)量等方面。

（一）優(yōu)化行政組織結(jié)構(gòu)

1.促進(jìn)高職院校組織結(jié)構(gòu)的扁平化。傳統(tǒng)的高職院校行政組織結(jié)構(gòu)是垂直型的，按照科層制的組織形態(tài)建立起來，主要表現(xiàn)為行政機(jī)構(gòu)龐大、中間層次多、信息傳遞速度慢。隨著辦公自動化的使用，使信息傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)槿轿缓投鄬哟蔚木W(wǎng)絡(luò)互聯(lián)模式，從而促使高職院校組織結(jié)構(gòu)向扁平化轉(zhuǎn)變。[2]原來權(quán)利集中在校級行政機(jī)構(gòu)，信息需要層層傳遞；現(xiàn)在以基層作為信息和管理權(quán)利的基點，使得各級組織成員掌握信息的機(jī)會和權(quán)力大大增加，不再受到層級限制，從而淡化了層級區(qū)別，削弱了行政管理的控制功能，促進(jìn)權(quán)利下放，簡化中間環(huán)節(jié)。以湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，學(xué)校文件的下發(fā)原來是由學(xué)校制定，分發(fā)到各處室、二級學(xué)院，再由各部門組織學(xué)習(xí)傳達(dá)，現(xiàn)在則改變?yōu)檗k公自動化系統(tǒng)傳送，所有教職工都可以第一時間查閱。減少了中間傳播環(huán)節(jié)，避免了由此產(chǎn)生的時效性延誤和準(zhǔn)確性偏差，從而提高了落實效率。師生可以有效快速的獲取學(xué)校的管理決策，參與學(xué)校建設(shè)和管理。

2.促進(jìn)高職院校組織結(jié)構(gòu)的彈性化。有彈性的組織結(jié)構(gòu)才有活力和生命力。隨著信息技術(shù)以及校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和辦公自動化的使用，可以對傳統(tǒng)的因部門之間的限制導(dǎo)致工作不靈活，或因為層級的限制導(dǎo)致的繁瑣、不便捷等問題進(jìn)行簡化，更及時地應(yīng)對外界的需求與變化，促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)向彈性化發(fā)展，提高行政管理的靈活性，滿足師生個性化和多樣性的需求。[3]以湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，任課教師的成績登錄，必須經(jīng)過審核方可完成。在辦公自動化實施以前，每位教師需要打印成績，去系部確認(rèn)蓋章，再送交教務(wù)處確認(rèn)審核。辦公自動化之后，教師在網(wǎng)上提交審核申請工作流后，流程自動提交給系部審核，審核完成后自動提交給教務(wù)部門審核。教師在此項工作中耗費的時間和精力大幅減少。

3.促進(jìn)高職院校組織結(jié)構(gòu)的虛擬化。辦公自動化使得組織突破了層級的限制，并且加速了組織機(jī)構(gòu)的虛擬化。許多院校建設(shè)了辦公自動化系統(tǒng)，以及各類為完成某一項特定工作任務(wù)而設(shè)計的業(yè)務(wù)平臺，如教務(wù)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、后勤服務(wù)平臺和圖書借閱平臺等。隨著4G技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，各類智能手機(jī)和移動終端的推廣，微信、OA精靈等APP的廣泛運用，師生不需要了解相關(guān)行政部門職能并與他們打交道，通過電腦或手機(jī)，就可以快速方便的了解或者接收到自己想知道的信息，及時對信息進(jìn)行有效處理；直接通過系統(tǒng)和各類平臺，就可以獲得所需要的服務(wù)，并對服務(wù)進(jìn)行評價和監(jiān)督。以湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，通過辦公自動化系統(tǒng)和教務(wù)管理系統(tǒng)，教師可以進(jìn)行調(diào)課、更換教學(xué)場地、成績審核與登錄、查閱排課情況、了解學(xué)生反饋等，系統(tǒng)承擔(dān)了絕大部分教學(xué)服務(wù)工作。

（二）促進(jìn)決策科學(xué)

1.提高決策的時效性。通過辦公自動化系統(tǒng)可以快速接受上級單位的文件和信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)；可以保存和傳送重要的綱領(lǐng)性和制度性文件，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時查閱，為決策提供信息支持。在辦公方面，實現(xiàn)了收文、傳閱、辦理、擬文、歸檔和立卷等自動化處理和辦公信息的快速查閱，加快了辦文速度，縮短了辦文時間，減少了差錯，從而提高了決策的時效性。

2.提高決策的準(zhǔn)確性。信息是決策的基礎(chǔ)。在辦公自動化條件下，信息的接收、輸入、加工、發(fā)送和輸出都可以依靠計算機(jī)進(jìn)行，信息的接收更為準(zhǔn)確及時、查閱檢索更為便捷、統(tǒng)計更為精準(zhǔn)智能、輸出更為有效。通過辦公自動化系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)平臺，信息的收集面更廣，傳輸速度更快，建立健全了數(shù)據(jù)庫。高職院校領(lǐng)導(dǎo)在決策時可以通過數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確、及時的獲取反映學(xué)校各項工作當(dāng)前情況的信息，從而提高決策的準(zhǔn)確性。湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院以辦公自動化系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)平臺對接下提供的完整全面的辦學(xué)信息（比如師資情況、學(xué)生情況、住宿情況、資產(chǎn)情況、圖書情況等），為校領(lǐng)導(dǎo)做決策提供了信息支持，提高了決策的準(zhǔn)確性。

3.提高決策的嚴(yán)肅性。辦公自動化系統(tǒng)的使用，使得決策程序進(jìn)一步嚴(yán)格和規(guī)范。辦公自動化條件下，計算機(jī)化的決策程序，一方面，只能按照設(shè)計好的步驟走，嚴(yán)格守則；另一方面，又可以保存下完整的決策過程和結(jié)果，便于日后的監(jiān)督、評價。在給決策者主控權(quán)的同時，避免了決策的隨意，保證了決策的理性，提高了決策的嚴(yán)肅性。湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)計的內(nèi)部請示流程，包括申請、部門審批、其它部門/教研室/個人會簽、院領(lǐng)導(dǎo)批示和部門處理等步驟，有其半自動的靈活性，又有其只能依流程進(jìn)行的嚴(yán)格性。通過流程，可以清晰的了解職能部門的訴求，相關(guān)業(yè)務(wù)部門或個人對此事的評估，院領(lǐng)導(dǎo)的最后決策。這一決策過程可以長久保存，并且清晰明了，方便了日后的查閱、監(jiān)督和評價。

（三）提高行政管理質(zhì)量

1.促進(jìn)行政管理規(guī)范化。完全依賴人工操作和執(zhí)行的行政管理工作，隨意性較大，缺乏規(guī)范性。高職院校辦公自動化系統(tǒng)的建立與使用，使許多行政管理的過程設(shè)定為信息流動的過程，借助信息平臺進(jìn)行處理。由于流程的既定化、執(zhí)行過程的可視化、決策結(jié)果的可追溯性，避免了人工操作的隨意性，使行政管理進(jìn)一步規(guī)范。湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院在未使用辦公自動化系統(tǒng)以前，合同的審批常常出現(xiàn)流程簽批順序隨意，簽批流程不到位等現(xiàn)象，有些合同簽批由于未按照規(guī)定請相關(guān)職能部門監(jiān)管而導(dǎo)致決策不民主、不科學(xué)，程序不到位，信息流通不暢等問題，影響相關(guān)工作。使用辦公自動化系統(tǒng)以后，合同必須按照既定流程，由業(yè)務(wù)部門、紀(jì)檢部門、財務(wù)部門、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)簽批，極大的規(guī)范了合同簽批程序。

2.提升行政管理靈活性。辦公自動化系統(tǒng)的建立和使用，使教職工都可以通過辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行管理工作。一方面，信息的公開和共享使得教職工可以知悉學(xué)校資源（如會議室、教室、辦公用品、圖書等）的使用情況、申請的要求和步驟，避免信息不暢帶來的重復(fù)申請與反復(fù)走訪，提高了辦事的靈活性；另一方面，網(wǎng)絡(luò)化辦公消除了對辦公時間和場地的限制，手機(jī)端的使用提供了更多，方便了領(lǐng)導(dǎo)出差、教師培訓(xùn)、下企業(yè)鍛煉及輔導(dǎo)實習(xí)實訓(xùn)、多校區(qū)辦公等情況下的行政事務(wù)處理，專職教師在家即可提交行政審批和申請，提高了行政管理的靈活性。

3.提高行政管理效率與水平。辦公自動化系統(tǒng)的建立和使用，突破了行政管理工作對時間和空間的要求，加強(qiáng)了各職能部門之間的信息共享；許多計算、統(tǒng)計數(shù)據(jù)都可以由計算機(jī)自動生成，并在審核時自行篩選排他性（如已經(jīng)有會議申請的會議室，其它部門將無法通過系統(tǒng)申請）；收發(fā)文、內(nèi)部請示報告等可以通過系統(tǒng)一健提交，避免了送達(dá)、轉(zhuǎn)交、傳遞等過程中的大量勞動；學(xué)生的繳費、宿舍申請、圖書借閱、成績查詢等都可以通過專業(yè)平臺實現(xiàn)，提高了管理效率和水平。另外，減少了紙張的使用和手工作業(yè)，基本實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約了資源。

上述為辦公自動化系統(tǒng)的使用對高職院校行政管理的積極影響。目前，高職院校辦公自動化也還存在一些問題，主要包括：（1）部分管理者缺乏必要的計算機(jī)素養(yǎng)和操作能力、不熟悉辦公自動化的操作流程、信息篩選評價能力差；（2）信息建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃不夠，信息技術(shù)發(fā)展速度快，在不斷調(diào)整更新中影響系統(tǒng)的使用；（3）各業(yè)務(wù)平臺和辦公自動化系統(tǒng)之間存在信息不共享，或者共享不完全的情況，影響了辦事流程的進(jìn)一步優(yōu)化。因此，在智慧校園背景下，辦公自動化要進(jìn)一步加強(qiáng)平臺之間的整合，促進(jìn)教育教學(xué)資源的共建共享，使師生可以在智慧校園的服務(wù)中獲得更多教育信息與學(xué)習(xí)信息，提供個性化學(xué)習(xí)服務(wù)；促進(jìn)各類資產(chǎn)與物資的信息化管理、分配、統(tǒng)計，使信息服務(wù)融入各個應(yīng)用和服務(wù)領(lǐng)域，實現(xiàn)互聯(lián)與協(xié)作，為師生提供更好的保障服務(wù)；增強(qiáng)信息的儲備、統(tǒng)計、保存、利用，使得信息資源在學(xué)校發(fā)展與決策中發(fā)揮更重要的作用。

[1]王赟.辦公自動化對高校行政管理的影響[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報，2010（1）：111-112.

[2]黃榮懷，張進(jìn)寶，胡永斌，等.智慧校園：數(shù)字校園發(fā)展的必然趨勢[J].開放教育研究，2012（4）：12-18.

[3]黃生春.辦公自動化在新建本科高校中的應(yīng)用研究——以三明學(xué)院為例[D].泉州：華僑大學(xué)，2013.

[責(zé)任編輯 李漪]

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級課題“智慧校園背景下高職院校辦公自動化對行政管理的影響——以湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例”（項目編號：1508）

謝姣，女，湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理政工師，碩士，主要研究方向為高職教育、思想政治教育。

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1674-7747（2017）02-0051-03