信息生態(tài)視閾下檔案館信息資源的開發(fā)利用

王 凱

信息生態(tài)視閾下檔案館信息資源的開發(fā)利用

王 凱

信息生態(tài)學(xué)是生態(tài)學(xué)與信息科學(xué)的交叉學(xué)科。在數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)利用中引入信息生態(tài)理論，能幫助解決過程中遇到的問題，促進(jìn)數(shù)字檔案館信息資源的開發(fā)利用。檔案館信息資源開發(fā)利用具有協(xié)調(diào)性、開放性、動態(tài)性、人為性。針對制約信息生態(tài)環(huán)境下檔案館信息資源開發(fā)利用的因素進(jìn)行分析，通過加強信息資源建設(shè)、提高信息人的信息素質(zhì)、改善信平臺息環(huán)境，以提升檔案館的信息資源開發(fā)利用。

職業(yè)院校；檔案館；信息資源；開發(fā)；利用；信息生態(tài)

一、信息生態(tài)學(xué)：數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)利用研究的新視閾

信息生態(tài)學(xué)是由生態(tài)學(xué)與信息科學(xué)的交融發(fā)展形成。德國學(xué)者Capurro最先提出信息生態(tài)的概念。學(xué)者Bonnie.A.Nardi和Vickih認(rèn)為，信息生態(tài)系統(tǒng)是在特定環(huán)境里由人、實踐、技術(shù)和價值四個方面構(gòu)成。國內(nèi)學(xué)者普遍認(rèn)為，信息生態(tài)是一種均衡運動狀態(tài)，為了滿足需求，在信息人與信息環(huán)境間傳輸和反饋。

隨著存儲、傳播、使用等方面的技術(shù)的進(jìn)步，給傳統(tǒng)檔案管理帶來了沖擊，傳統(tǒng)檔案無法適應(yīng)不斷變化的需求，需要變革。而數(shù)字檔案館由此產(chǎn)生，以適應(yīng)日益增長的文件信息需求。數(shù)字檔案館建成的信息服務(wù)和共享數(shù)據(jù)庫通過計算機和網(wǎng)絡(luò)向檔案用戶提供服務(wù)，充分開發(fā)和利用好數(shù)字檔案信息資源，突出優(yōu)勢是提高了效率，節(jié)省了資源。當(dāng)然也有不盡如人意的地方：（1）檔案信息的數(shù)字化不到位，開放也不及時，由此帶來部分文件信息資源無法使用。（2）數(shù)字檔案館工作員和用戶間缺乏溝通，用戶找不到所需的信息。（3）數(shù)字檔案館工作員無法將文件信息資源進(jìn)行深度處理，無法有效利用文件中的隱藏信息，價值發(fā)揮不充分。用信息生態(tài)學(xué)理論嘗試解決數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用問題，為研究開辟了新的方向。

二、開放與動態(tài)：檔案館信息資源開發(fā)利用的特征

（一）協(xié)調(diào)性

數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)利用有信息人、信息資源、信息環(huán)境三個信息因子，因子有不同的角色定位：信息人是主體，信息環(huán)境是客體，信息資源是主體和客體間的紐帶。三個信息因子相互依存和影響，任何因子的變化都會影響其它兩者，三個信息生態(tài)因子構(gòu)成動態(tài)的整體。[1]

（二）開放性

數(shù)字檔案館除了傳統(tǒng)的服務(wù)功能外，還應(yīng)收集電子檔案和數(shù)字化傳統(tǒng)檔案，還具有豐富的網(wǎng)絡(luò)信息資源。信息生態(tài)視閾下數(shù)字檔案館的服務(wù)對象應(yīng)轉(zhuǎn)向社會大眾，這些轉(zhuǎn)變都離不開檔案館與其它機構(gòu)在人員、技術(shù)、信息等方面的交流。

（三）動態(tài)性

隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，信息方面的政策和法律也需要不斷修訂和完善。人們的精神文化需求越來越大，對信息需求也越來越大、越來越全，這就要求數(shù)字檔案館抓住需求，收集豐富信息資源，引領(lǐng)人們的信息生活，悄悄改變著人們利用信息資源的方式。

（四）人為性

三個信息因子中最重要是信息人，主導(dǎo)者信息資源的開發(fā)利用以及平時的使用維護(hù)。面對人們增長的信息需求，數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)利用有了動力源泉。同時，人的主觀意識、檔案信息意識、綜合因素也影響著數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)利用的成效，具有人為性。

三、資源與環(huán)境：制約信息生態(tài)環(huán)境下檔案館信息資源開發(fā)利用的因素

為了滿足檔案用戶的需求，提高開發(fā)利用率，需建立數(shù)字檔案館信息生態(tài)系統(tǒng)。在信息資源、信息人、信息環(huán)境三個方面制約數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)利用需要剖析，以提供針對性的對策。

（一）信息資源方面

1.傳統(tǒng)檔案信息化不高。由于數(shù)字檔案館的建設(shè)歷史短，館內(nèi)檔案信息資源較少。保存的紙質(zhì)檔案沒有及時轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，這便是館藏資源不足的主要原因。通過數(shù)字檔案館檢索發(fā)現(xiàn)，很多檔案只能檢索到目錄，具體章節(jié)文字看不到，導(dǎo)致數(shù)字檔案館建設(shè)的實際產(chǎn)生作用不大。在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，單純文字檔案居多，而多媒體檔案信息資源較少。由于數(shù)字檔案館是在傳統(tǒng)檔案館基礎(chǔ)上建立起來，加之以前技術(shù)限制，館內(nèi)檔案信息資源的來源狹窄，導(dǎo)致檔案館信息資源數(shù)量較少。

2.檔案信息未實現(xiàn)高度共享。目前，數(shù)字檔案信息目前主要靠目錄檢索，檔案信息全文錄入較少。針對檔案用戶來說完整的文件信息更有使用價值，而只有目錄的數(shù)字化信息資料，無法滿足用戶的需求，也無法實現(xiàn)數(shù)字信息資源高度共享的目標(biāo)。[2]國內(nèi)各省各部門之間缺少溝通，導(dǎo)致文件等檔案格式難以整合，檔案信息的開發(fā)利用有限。

（二）信息人因素

關(guān)鍵信息因子是信息人，信息人包括檔案工作人員和檔案用戶。服務(wù)理念、知識結(jié)構(gòu)等因素影響工作人員，進(jìn)而影響檔案館信息資源的開發(fā)利用。檔案用戶的素質(zhì)高低也影響著信息資源的開發(fā)利用。

1.檔案工作者知識結(jié)構(gòu)和儲備不合理。只有掌握專業(yè)知識檔案和精通計算機專業(yè)知識才能開發(fā)數(shù)字檔案信息資源，目前，普遍存在的情況是檔案管理員熟悉傳統(tǒng)檔案管理，不懂技術(shù)，不會運用新設(shè)備，更是對深層次的技術(shù)和安全問題束手無策。而計算機專業(yè)的管理員剛好相反，雖能處理好技術(shù)系統(tǒng)問題，對檔案知之甚少，難以開發(fā)檔案信息資源管理系統(tǒng)。由于數(shù)字檔案信息開發(fā)者知識結(jié)構(gòu)和儲備不合理，開發(fā)檔案信息資源受到了限制。在信息社會中，數(shù)字檔案館管理員信息素養(yǎng)水平很關(guān)鍵，包括獲取信息時間和渠道的能力、評估和利用信息的能力。在我國，數(shù)字檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)不完善，意識形態(tài)依然落后，使數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用進(jìn)展緩慢。

2.檔案用戶檔案觀念不強。用戶檔案意識的缺乏也在影響著數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用。由于歷史因素，檔案部門神秘而容易被人忽視，利用率低。正是由于這種被“忽視”的存在感，打擊了檔案管理員開發(fā)和利用數(shù)字檔案信息資源的積極性，導(dǎo)致數(shù)字檔案館有價值的成果少，反過來也影響了用戶利用檔案的熱情，導(dǎo)致惡性循環(huán)。

（三）信息環(huán)境因素

1.網(wǎng)絡(luò)信息安全環(huán)境嚴(yán)重。數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)安全是指數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)的軟硬件持續(xù)可靠運行，防止意外或惡意的破壞、泄漏、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中斷情況的發(fā)生。由于技術(shù)或人為因素，數(shù)字檔案館主要存在的網(wǎng)絡(luò)安全問題是外部攻擊。數(shù)字檔案館中會有國家、社會團(tuán)體或個人有價值的信息文件資料，網(wǎng)絡(luò)黑客和犯罪集團(tuán)借助網(wǎng)絡(luò)對檔案館機密信息進(jìn)行獲取和銷毀來達(dá)到自身利益，如網(wǎng)絡(luò)竊聽、修改、偽造、傳播病毒和木馬。這些行為不但造成數(shù)字檔案資源不安全運行，還影響用戶的正常使用。

2.主動服務(wù)意識不強。我國數(shù)字檔案館服務(wù)大都僅限于被動地為檔案用戶提供查檔咨詢，而對檔案用戶的信息需求不管不顧，更不能有效的主動服務(wù)。檔案館服務(wù)與用戶需求不能對接，直接影響了檔案館信息開發(fā)與用戶的信息利用，打破了數(shù)字檔案館信息生態(tài)系統(tǒng)的平衡。如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，若數(shù)字檔案館不能針對需求開發(fā)信息資源，主動提供服務(wù)，將更加難以適應(yīng)檔案用戶信息需求多元化的發(fā)展趨勢。

四、加強與提升：推進(jìn)檔案館信息資源開發(fā)利用

（一）加強信息資源建設(shè)

1.豐富數(shù)字檔案館資源。數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)和利用需要有豐富的檔案資料。中國的數(shù)字檔案館可以從以下三個方面豐富數(shù)字檔案信息資源：（1）加強檔案數(shù)字化建設(shè)。數(shù)字檔案信息資源的主要途徑是通過傳統(tǒng)檔案的檔案數(shù)字化，在其過程中，增加信息資料目錄同時，更需要大量數(shù)字化信息資料內(nèi)容。（2）加強網(wǎng)絡(luò)信息的收集。評估數(shù)字檔案收集資源的質(zhì)量不僅取決于數(shù)字檔案本身擁有的檔案質(zhì)量，還取決于由網(wǎng)絡(luò)收集而來的檔案信息資源質(zhì)量。豐富數(shù)字檔案資源的有效途徑便是通過互聯(lián)網(wǎng)獲取信息。（3）收集本地特色檔案。根據(jù)地方文化中旅游、飲食特色，需要在各地政府的支持下收集文件信息，即豐富了數(shù)字檔案的收集，也有助于建立特色數(shù)據(jù)庫。

2.提高共享程度。提高數(shù)字檔案館資源的共享程度會直接促進(jìn)數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)利用。數(shù)字檔案館全文數(shù)據(jù)庫數(shù)量少、無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)影響著數(shù)字檔案館資源共享程度。因此，迫切需要建立一個完整體系的全文數(shù)據(jù)庫，開放更多檔案，制定統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)，從而實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的高共享程度。數(shù)字檔案館主要內(nèi)容是，文件數(shù)字化文件資料的目錄內(nèi)容，讓用戶可以遠(yuǎn)程使用館藏信息資源。制定統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)。增加數(shù)字檔案信息資源的共享需要，保護(hù)需要國家有關(guān)部門對數(shù)字檔案館的宏觀調(diào)控，統(tǒng)一規(guī)定數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案數(shù)字化格式。[3]想讓用戶增加需求，必須要提高數(shù)字檔案信息資源的開放率，最重要的是數(shù)字檔案管理員嚴(yán)格按照相應(yīng)法規(guī)要求，開放符合要求的檔案資料。

（二）提高信息人的信息素質(zhì)

1.轉(zhuǎn)變服務(wù)理念。以前，檔案管理員往往只負(fù)責(zé)存檔和查詢，導(dǎo)致檔案館利用率低，不利于數(shù)字檔案館的可持續(xù)發(fā)展。信息生態(tài)環(huán)境下數(shù)字檔案館信息資源的開發(fā)利用要求檔案館工作人員主動服務(wù)，關(guān)注社會新聞動態(tài)，整合信息資源，主動提供有價值的檔案信息。并且，檔案管理員還應(yīng)及時了解人民群眾對檔案信息的需求，收集整合所需的信息，最大程度發(fā)揮檔案價值。

2.加強培養(yǎng)教育。數(shù)字檔案館從事信息搜集存檔工作，工作人員應(yīng)對檔案專業(yè)知識和信息技術(shù)熟練掌握。目前，雖然數(shù)字檔案館紛紛成立運行，但館內(nèi)不少工作人員停留在傳統(tǒng)檔案管理模式上，離數(shù)字檔案館發(fā)展的要求還有一段距離，這就迫切的需要加強工作人員信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，還要加強檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)。如今社會知識信息日新月異，人們對檔案信息的需求也在變化，數(shù)字檔案館的信息管理模式和服務(wù)方式也隨之變化，數(shù)字檔案館的工作人員需要更新知識，掌握最新檔案專業(yè)知識和技術(shù)，適應(yīng)數(shù)字化檔案館發(fā)展的需求。同時，還要通過各種培訓(xùn)使工作人員能夠熟練操作檔案管理軟件，為檔案館信息資源開發(fā)與利用作貢獻(xiàn)。組織培訓(xùn)檔案館工作人員是一方面，還需配套考核激勵制度，對工作人員在相關(guān)知識學(xué)科領(lǐng)域取得成績給予表彰和職稱評定的傾斜，提高參與和自主學(xué)習(xí)的積極性。

3.加強人才引進(jìn)。數(shù)字檔案館信息資源的開發(fā)利用不單單需要檔案學(xué)專業(yè)人才，還需要管理、技術(shù)、法律等方面的人才。其中，管理人才需有先進(jìn)的檔案管理理念、熟知數(shù)字檔案館的運行模式，只有這樣才對館內(nèi)資源科學(xué)調(diào)配，全面掌握信息資源開發(fā)利用的進(jìn)度。數(shù)字檔案館最重要是擁有豐富儲備的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)的建立、運行、維護(hù)都離不開擁有信息資源的開發(fā)利用的人才。數(shù)字檔案館還在逐漸發(fā)展，有些法律法規(guī)存在漏洞和爭議，信息資源在開發(fā)利用的法律層面需要專業(yè)人才的保駕護(hù)航，減少不必要的麻煩和法律風(fēng)險。

（三）改善信息環(huán)境

1.完善服務(wù)平臺。目前，各地紛紛建立數(shù)字檔案館，但由于行業(yè)內(nèi)缺乏溝通協(xié)調(diào)，沒有形成有效鏈接，數(shù)字檔案館服務(wù)平臺狹小，制約了檔案館的發(fā)展和用戶需求，應(yīng)從以下三個方面完善數(shù)字檔案館服務(wù)平臺：（1）制定數(shù)字檔案館建設(shè)的計劃。數(shù)字檔案館的建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，相關(guān)部門應(yīng)制定總體計劃，減少重復(fù)建設(shè)，提高建設(shè)的效率。需要自上而下，整體設(shè)計，先確立總體框架，然后確定數(shù)字檔案館的發(fā)展方向、建設(shè)步驟，描繪出發(fā)展藍(lán)圖。（2）充分利用云計算技術(shù)。云計算由分布式系統(tǒng)、網(wǎng)格計算發(fā)展而來的新型計算模型，核心是提供數(shù)據(jù)存儲和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。數(shù)字檔案館正式利用了云計算使用的低成本、大存儲等特點，適合檔案的存儲與利用。云計算還可以通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)異地查詢，提高館藏資源的共享程度。（3）開辟新的利用途徑。智能手機使用率已超過70%，微信和QQ等常用軟件越來越方便，發(fā)布平臺容易申請，方便操作，功能強大，豐富了檔案用戶獲取信息的途徑，還可以提供不同主題的手機報服務(wù)。

2.加強信息技術(shù)保護(hù)。數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)庫是電子的，數(shù)字化的信息，容易被泄露、修改和銷毀，這就需要格外重視信息技術(shù)保護(hù)。防火墻技術(shù)，防火墻在內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)之間的界面上構(gòu)造的保護(hù)屏障，保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)免受非法侵入。防火墻的功能是掃描信息，過濾病毒，拒絕不明訪問者。數(shù)據(jù)加密技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)簡言之是將信息加密轉(zhuǎn)換，需要加密鑰匙才能打開和使用。這項技術(shù)保護(hù)檔案信息不被竊取，提高了安全性。數(shù)字水印法和數(shù)字簽名是基于嵌入數(shù)字載體來生產(chǎn)制造和識別的技術(shù)，而隱藏在載體中的標(biāo)識和字符標(biāo)識了信息來源，保護(hù)著作權(quán)。

3.建立用戶跟蹤反饋機制。信息生態(tài)系統(tǒng)是對收集、交流信息實現(xiàn)信息循環(huán)，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展的動態(tài)信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案館在服務(wù)用戶的同時，也需了解檔案用戶的反饋信息，通過收集分析，了解數(shù)字檔案館開發(fā)利用的不足，進(jìn)而完善開發(fā)利用，建立雙向交流機制。[4]數(shù)字檔案館在提供信息利用的過程中要對用戶進(jìn)行全程服務(wù)、跟蹤反饋，第一步了解檔案用戶的信息需求，第二步跟蹤掌握用戶信息搜索利用情況，第三步關(guān)注信息解決用戶問題的效果。

[1]祝曉琴.信息生態(tài)環(huán)境下數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)利用研究[D].湖南：湘潭大學(xué)，2015.

[2]邸家琴.基于文化自覺視角下高校檔案館服務(wù)策略研究[J].蘭臺世界，2016（11）：54-56.

[3]王曉燕，王新華，王永瑛.基于信息資源共享的高校檔案管理模式重構(gòu)[J].河北企業(yè)，2015（12）：42.

[4]肖敏.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)體系建設(shè)研究[D].湖南：湘潭大學(xué)，2015.

G717

A

1674-7747（2017）23-0047-04

王凱，男，江蘇財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員，碩士研究生，主要研究方向檔案管理。

[責(zé)任編輯 李 漪]