高校檔案管理工作探究

王艷婕

吉林化工學院

高校檔案管理工作探究

王艷婕

吉林化工學院

高校檔案管理工作是高校事業發展的重要組成部分，隨著社會主義市場經濟的不斷發展和我國高等教育事業的進步，我國高校檔案管理工作進入了一個新的歷史發展階段。但目前我國高校檔案管理存在工作不規范、檔案基礎設施滯后、管理方式不嚴等問題。本文就高校現今存在的管理問題進行分析探討，并提出創新的高校檔案管理工作策略，以適應時代進步的要求。

檔案管理；存在問題；管理創新

高校檔案管理是學校管理系統中重要的組成部分，高校檔案管理工作記錄著學校發展的方方面面，關系著個人社會活動的基礎和證明，是高校進行科學研究、人才培養的直接記錄。當今各大高校不斷擴大教學規模，不斷進行教育改革，所以檔案管理不再僅僅局限于單純的文本資料，檔案管理工作也要與時俱進，對檔案管理工作的要求也要更加嚴格，所以要盡可能的把封閉的、傳統的檔案信息借助一定的方法轉化為動態的、開放的信息資源管理庫，從而更好的推動我國學校的建設和發展。

1 我國高校檔案管理工作存在的問題

1.1 高校對檔案管理工作不夠重視

目前，我國頒布了一套與普通高校檔案管理相對應的辦法條例，從而為推動高校檔案管理工作的開展提供了法律依據。近些年來，雖然我國各大高校所開展的檔案管理工作獲得了一定的成就，并創造了良好健康的發展氛圍，但部分高校對檔案管理工作仍不是十分重視，高校檔案管理人員也沒有意識到高校檔案管理工作的必要性和重要性。很多學校仍然認為學校的發展重點是教師的科研成果和學生的就業率，而對檔案管理工作并沒有嚴格規范，沒有制定科學嚴謹的管理方案。甚至一些檔案管理人員的管理意識仍停留在紙質時代，在管理時只把實體檔案管理保存妥當，并且長期不整理、不裝訂，這將對高校未來長期的發展十分不利。

1.2 高校檔案管理的基礎設施落后

新背景下檔案管理工作要求不斷提高，對基礎管理設施也提出了更高的要求。高校檔案管理工作量大，管理起來需要大量的人力和物力，然而對學校來說這是一個沒有產出的投入，所以部分高校對此并不是十分重視。主要表現在基礎設施建設資金投入不足，對防火、防盜、防漬的必要設施安放不足，適應檔案現代化管理需要的技術設備配置不到位，庫房整修并不及時等。

1.3 檔案管理人員工作素質較低

學校對檔案管理工作的不重視必然導致管理人員的松懈，專業技能的低下。檔案管理不僅需要完備的基礎設施和先進的管理設備，也需要大量的人力和高素質的管理人才。實際上，檔案管理屬于專業性非常強的工作，其通常需要管理人員具備豐富的專業理論知識才能更清楚的記錄和整理檔案。高校雖然對現有的檔案管理人員進行了一定的調整，改善了職稱結構和文化結構，但工作人員的素質仍不能滿足現有的工作需要。主要存在管理人員專業知識不精通、知識結構不連貫、管理思路不清晰等問題。

1.4 高校檔案管理方式落后

傳統的檔案管理方式主要以保存紙質文檔為主，這樣的管理方式不但浪費空間時間，還浪費大量人力。然而大多高校很少運用信息化管理手段，難以適應現有的社會發展水平和科學發展理念。現代化信息手段主要有建立高校數據庫、建立校園覆蓋網絡等，可以為校園的發展提供高質量、高水平的優質服務。另外，高校并沒有建立完備的管理人員責任制度和工作管理體系，人員工作相對松懈，人員任用較為隨意，這些管理方式十分不利于檔案管理的發展，無法實現對整體信息資料的有效利用。

2 推動高校檔案管理工作的對策

2.1 提高對檔案管理工作的重視

目前，我國各大高校對檔案管理工作的重要性認識不到位，導致在管理人員的配備上、基礎設施的建設上沒有做到科學合理的安排。作為高校管理者需要對檔案資源的重要性給予充分的認識。首先要做好對檔案管理工作的扶持，從而為檔案管理工作的開展提供良好的工作氛圍和工作條件，改變傳統的觀念，在加強教師科研能力、學生學風建設的過程中，還需要加大對檔案管理建設的重視程度，以確保檔案管理工作的效率和質量，從而實現學校各個部門的共同進步。

2.2 提高檔案管理人員的專業水平

高校檔案管理人員素質的高低，決定這高校檔案管理水平的高低，所以要加強管理人才隊伍的建設。首先，健全管理人員隊伍，建立一支穩定的、高素質的管理隊伍，通過不斷的業務培訓，以各種形式培養管理人員的綜合素養，確保基層檔案管理工作的穩定性；其次，要按照提高素質、規范管理、優質服務的要求，有計劃、有目標、分階段的進行培訓，使其提高檔案管理理念、強化技術操作、真正了解檔案管理的工作需求。最后，完善競爭懲罰機制，以更好的激發檔案管理者的工作興趣和積極性，從而實現工作責任細分、工作任務細化，切實加強管理人員的專業素質和提高工作質量。

2.3 構建信息化檔案管理系統

新形勢下，信息化建設已經逐漸發展成為各大高校檔案管理工作的重點，因此高校檔案管理的一個重要發展方向就是信息化。信息化管理可以減少人力和減小工作強度，并且對檔案信息的儲存和查找都十分方便快捷。第一，要推進高校檔案館數字化、網絡化，改善相應的硬件管理設施；第二，充分利用計算機網絡，對檔案信息進行征集、加工整理和分類儲存，實現檢索多樣化、快捷化；第三，確保信息化高校檔案管理的保障性、安全性和可靠性，根據實際情況做好檔案信息管理的分配工作，從而使學校的檔案資料能更好的服務于教學和科研。

總結

綜上所述，傳統的高校檔案管理方式在新的發展形勢下已經無法滿足高校發展需求，在檔案管理方面仍存在許多問題需要解決。所以我們必須對高校檔案管理工作給予重視，把創新與現實情況緊密結合，以現代化的管理觀念對檔案管理工作進行優化和改進。在管理人才的培養方面，爭取把新的工作理念、工作方法和工作技術傳遞給檔案管理人員，從而實現管理隊伍的專業化，為高校發展貢獻更多的力量。

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