信息化背景下企業檔案管理改革研究

于紅

摘 要：企業檔案涉及到企業在運營和發展的過程當中所有的企業活動的內容，企業想要獲得發展并在市場占據優勢，就必須要加強對企業檔案的科學化管理。但在實際的管理過程當中，仍然存在著一系列的問題影響著信息化企業檔案管理，企業必須加強重視。本文從信息化檔案管理占據的優勢入手，分析了別在信息化背景下進行檔案管理所存在的問題，然后針對性地提出了一系列的解決措施，希望能對信息化背景下企業檔案管理改革研究有所助益。

關鍵詞：信息化背景；企業檔案；管理改革；研究

1 企業在信息化背景下進行檔案管理改革的優勢

1.1 檢索更快捷

企業在生產活動當中產生的資料涉及范圍較廣，數量較多，就員工的業績、獎金、工資而言就會產生較為龐大的企業數據。人為的檔案管理往往可能會出現檔案歸類錯誤放置錯誤的情況，不僅不利于檔案的的查詢和使用，而且也會增加后期的重新歸檔的工作量。企業通過建立信息化的檔案管理數據庫，在需要使檔案時，通過查閱然后按照目錄中標注的具體信息，到相對的庫房或者對應的位置尋找檔案，大大縮短了檔案查詢的時間，節省了企業檔案管理人力資源成本。

1.2 保密更完善

企業的檔案往往涉及了許多企業內部機密以及產品重要信息等內容，傳統的檔案都是依靠紙質文件記載，更有可能造成企業檔案泄露，從而對企業造成經濟損失，嚴重的將造成不可挽回的后果。企業檔案管理人員可以通過權限的設定控制計算機限制使用者能夠查詢的檔案內容。計算機檔案管理系統在使用者登錄零用查詢時，就能自動的對使用者的權限進行判斷，為使用者提供相應權限的檔案內容，全面的提升了檔案管理的安全性。

1.3 實效性更強

企業檔案的使用價值具有較強的時效性，為了保證企業能順利的運營，就必須要不斷的對企業檔案進行更新。傳統的企業檔案管理方式需要依靠管理人員已經失效的檔案進行銷毀，然后將更新檔案進行分類管理，不僅要耗費大量的企業檔案管理人力資源，在這個過程中，往往很容易出現信息更新、檔案銷毀不及時的情況，對企業檔案的有效使用和規范管理造成影響。因此，在對企業的檔案進行管理時，為確保進行檔案數據的準確性和實效性，就需要對企業相關檔案進行全面的統計，以檔案的類型為統計界限，優化整合更新的企業檔案。

2 信息化背景下企業檔案管理存在的問題

2.1 信息開發觀念墨守成規

企業檔案所記載的內容是企業在經營活動當中所產生的核心資料以及其他重要資源，而對企業檔案的管理和整合，都是依靠企業檔案部門這個資源管理中心來完成的。在實際的經營過程當中，企業檔案信息管理部門規模逐漸縮小，檔案管理人員不足大幅度的提升了企業檔案管理的難度。在處于信息快速、多元化發展環境下，企業檔案管理部門只有轉變檔案管理觀念，增強信息化檔案管理設備和技術的引進，保證企業檔案部門的可持續發展。

2.2 企業資源更新相對較慢

高科技技術的全面發展為企業檔案管理提供的更多優秀的管理設備，檔案管理工作人員借助電子計算機和檔案信息管理系統能有效的完成檔案管理工作。在的檔案管理的過程當中，往往可能因為企業資金不足，從而無法給及時更換企業檔案管理設備。這就導致了企業檔案管理內部使用的計算機老年化嚴重的現象，所使用的檔案管理操作技術落后于時代發展，這大大降低了企業檔案信息管理處理水平和檔案管理工作人員的服務效率。

2.3 管理人員素質良莠不齊

無論是傳統的企業檔案管理還是信息化的檔案管理，都需要依靠檔案管理工作人員來完成相關操作，因此，想要提升企業檔案管理的質量，就必須全面提升企業檔案管理工作人的綜合素質，強化企業檔案管理人員的服務水平。目前，企業檔案管理部門的工作人員整體素質較低，具備專業化的檔案管理開發知識和較高的計算機操作水平檔案管理工作人員相對較少。管理人員的素質良莠不齊阻礙了企業的市場調研、信息分析、網絡檢索、信息咨詢等工作的順利進行，使企業檔案的信息化管理出現瓶頸。

3 信息化背景下企業檔案管理改革的措施

3.1 轉變人員對檔案管理的認識

企業檔案管理部門在全面構建信息化企業檔案管理系統時，可以對原先的檔案管理人員進行專業化培訓，打破企業檔案管理人員傳統的檔案認識和思想禁錮，然后引導檔案管理人員積極的參與信息化檔案管理工作。利用原先的檔案管理人員的經驗帶動信息化檔案管理人員的管理工作，為企業檔案管理信息化提供良好的發展氛圍，加快企業靜態檔案信息的動態化轉變，構建信息化檔案管理平臺的同時積極地研究適應信息化時代發展的企業檔案管理開發的新方案。

3.2 加強檔案管理信息開發力度

信息化技術的快速發展加劇了高科技設備的更新換代速度，硬件的更新為更多的檔案管理信息系統創造發展環境。企業為了更好的適應當下的信息化發展潮流，就必須要對企業檔案管理設備進行更新，然后引進先進的檔案管理技術和管理系統，支持企業檔案管理工作。而企業在運營都是以項目為主要依據進行的，這就造成了企業開發項目是按照發展先后的順序形成的現象。通過使用先進的檔案管理設備對企業的發展活動進行系統化和科學化的分類，然后按照項目的原則對企業檔案資源優化和整合，以的滿足企業對檔案的儲存、拷貝、管理、檢索等要求。

3.3 全面提升檔案管理人員素質

企業想要提高檔案管理的有效性和安全性，除了及時的更新、維護檔案管理系統之外，加強對企業檔案管理工作人員的職業道德培養和綜合素質培訓，從根本上提升企業檔案管理的質量，降低企業檔案管理泄密等情況的發生。在實際的企業檔案管理過程當中，大部分的企業都是依靠人力資源部門或者行政部門來完成對企業檔案的管理工作，企業內部缺乏具有能掌握高科技技術，具備專業化檔案管理和開發知識的人才，導致企業檔案管理工作陷入舉步維艱的尷尬境地。企業可以在招聘階段增加對具有專業化檔案管理和開發知識人才的招聘，或者在企業內部挑選工作人員參與培訓，全面提升檔案管理人員的文件檢索、文字管理、計算機操作等能力。同時，還要強化對檔案管理工作人員思想政治、職業道德、責任意識的培訓，提升檔案管理工作人員誘惑和不良思想的能力，從根本上降低人員泄密而企業損失的幾率。

4 結束語

當下為信息技術高速發展展的時代，企業代利用信息化技術完成檔案的管理工作，全面地構建具有信息化的企業檔案管理系統能最大限度地提升企業檔案管理的效率，增強企業檔案的實效性和科學性。企業通過及時地引導檔案管理人員轉變觀念適應企業檔案管理的信息化發展，加強對企業檔案管理人員信息化知識和技術的培訓，有助于全面的提升企業檔案管理的工作效率和管理水平。為加快企業檔案的信息化管理，推動企業信息化進程提供保障。

參考文獻

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