信息化背景下企業(yè)檔案管理改革研究

于紅

摘 要：企業(yè)檔案涉及到企業(yè)在運營和發(fā)展的過程當中所有的企業(yè)活動的內(nèi)容，企業(yè)想要獲得發(fā)展并在市場占據(jù)優(yōu)勢，就必須要加強對企業(yè)檔案的科學(xué)化管理。但在實際的管理過程當中，仍然存在著一系列的問題影響著信息化企業(yè)檔案管理，企業(yè)必須加強重視。本文從信息化檔案管理占據(jù)的優(yōu)勢入手，分析了別在信息化背景下進行檔案管理所存在的問題，然后針對性地提出了一系列的解決措施，希望能對信息化背景下企業(yè)檔案管理改革研究有所助益。

關(guān)鍵詞：信息化背景；企業(yè)檔案；管理改革；研究

1 企業(yè)在信息化背景下進行檔案管理改革的優(yōu)勢

1.1 檢索更快捷

企業(yè)在生產(chǎn)活動當中產(chǎn)生的資料涉及范圍較廣，數(shù)量較多，就員工的業(yè)績、獎金、工資而言就會產(chǎn)生較為龐大的企業(yè)數(shù)據(jù)。人為的檔案管理往往可能會出現(xiàn)檔案歸類錯誤放置錯誤的情況，不僅不利于檔案的的查詢和使用，而且也會增加后期的重新歸檔的工作量。企業(yè)通過建立信息化的檔案管理數(shù)據(jù)庫，在需要使檔案時，通過查閱然后按照目錄中標注的具體信息，到相對的庫房或者對應(yīng)的位置尋找檔案，大大縮短了檔案查詢的時間，節(jié)省了企業(yè)檔案管理人力資源成本。

1.2 保密更完善

企業(yè)的檔案往往涉及了許多企業(yè)內(nèi)部機密以及產(chǎn)品重要信息等內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案都是依靠紙質(zhì)文件記載，更有可能造成企業(yè)檔案泄露，從而對企業(yè)造成經(jīng)濟損失，嚴重的將造成不可挽回的后果。企業(yè)檔案管理人員可以通過權(quán)限的設(shè)定控制計算機限制使用者能夠查詢的檔案內(nèi)容。計算機檔案管理系統(tǒng)在使用者登錄零用查詢時，就能自動的對使用者的權(quán)限進行判斷，為使用者提供相應(yīng)權(quán)限的檔案內(nèi)容，全面的提升了檔案管理的安全性。

1.3 實效性更強

企業(yè)檔案的使用價值具有較強的時效性，為了保證企業(yè)能順利的運營，就必須要不斷的對企業(yè)檔案進行更新。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式需要依靠管理人員已經(jīng)失效的檔案進行銷毀，然后將更新檔案進行分類管理，不僅要耗費大量的企業(yè)檔案管理人力資源，在這個過程中，往往很容易出現(xiàn)信息更新、檔案銷毀不及時的情況，對企業(yè)檔案的有效使用和規(guī)范管理造成影響。因此，在對企業(yè)的檔案進行管理時，為確保進行檔案數(shù)據(jù)的準確性和實效性，就需要對企業(yè)相關(guān)檔案進行全面的統(tǒng)計，以檔案的類型為統(tǒng)計界限，優(yōu)化整合更新的企業(yè)檔案。

2 信息化背景下企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 信息開發(fā)觀念墨守成規(guī)

企業(yè)檔案所記載的內(nèi)容是企業(yè)在經(jīng)營活動當中所產(chǎn)生的核心資料以及其他重要資源，而對企業(yè)檔案的管理和整合，都是依靠企業(yè)檔案部門這個資源管理中心來完成的。在實際的經(jīng)營過程當中，企業(yè)檔案信息管理部門規(guī)模逐漸縮小，檔案管理人員不足大幅度的提升了企業(yè)檔案管理的難度。在處于信息快速、多元化發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)檔案管理部門只有轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，增強信息化檔案管理設(shè)備和技術(shù)的引進，保證企業(yè)檔案部門的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 企業(yè)資源更新相對較慢

高科技技術(shù)的全面發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供的更多優(yōu)秀的管理設(shè)備，檔案管理工作人員借助電子計算機和檔案信息管理系統(tǒng)能有效的完成檔案管理工作。在的檔案管理的過程當中，往往可能因為企業(yè)資金不足，從而無法給及時更換企業(yè)檔案管理設(shè)備。這就導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理內(nèi)部使用的計算機老年化嚴重的現(xiàn)象，所使用的檔案管理操作技術(shù)落后于時代發(fā)展，這大大降低了企業(yè)檔案信息管理處理水平和檔案管理工作人員的服務(wù)效率。

2.3 管理人員素質(zhì)良莠不齊

無論是傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理還是信息化的檔案管理，都需要依靠檔案管理工作人員來完成相關(guān)操作，因此，想要提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，就必須全面提升企業(yè)檔案管理工作人的綜合素質(zhì)，強化企業(yè)檔案管理人員的服務(wù)水平。目前，企業(yè)檔案管理部門的工作人員整體素質(zhì)較低，具備專業(yè)化的檔案管理開發(fā)知識和較高的計算機操作水平檔案管理工作人員相對較少。管理人員的素質(zhì)良莠不齊阻礙了企業(yè)的市場調(diào)研、信息分析、網(wǎng)絡(luò)檢索、信息咨詢等工作的順利進行，使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)瓶頸。

3 信息化背景下企業(yè)檔案管理改革的措施

3.1 轉(zhuǎn)變?nèi)藛T對檔案管理的認識

企業(yè)檔案管理部門在全面構(gòu)建信息化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)時，可以對原先的檔案管理人員進行專業(yè)化培訓(xùn)，打破企業(yè)檔案管理人員傳統(tǒng)的檔案認識和思想禁錮，然后引導(dǎo)檔案管理人員積極的參與信息化檔案管理工作。利用原先的檔案管理人員的經(jīng)驗帶動信息化檔案管理人員的管理工作，為企業(yè)檔案管理信息化提供良好的發(fā)展氛圍，加快企業(yè)靜態(tài)檔案信息的動態(tài)化轉(zhuǎn)變，構(gòu)建信息化檔案管理平臺的同時積極地研究適應(yīng)信息化時代發(fā)展的企業(yè)檔案管理開發(fā)的新方案。

3.2 加強檔案管理信息開發(fā)力度

信息化技術(shù)的快速發(fā)展加劇了高科技設(shè)備的更新?lián)Q代速度，硬件的更新為更多的檔案管理信息系統(tǒng)創(chuàng)造發(fā)展環(huán)境。企業(yè)為了更好的適應(yīng)當下的信息化發(fā)展潮流，就必須要對企業(yè)檔案管理設(shè)備進行更新，然后引進先進的檔案管理技術(shù)和管理系統(tǒng)，支持企業(yè)檔案管理工作。而企業(yè)在運營都是以項目為主要依據(jù)進行的，這就造成了企業(yè)開發(fā)項目是按照發(fā)展先后的順序形成的現(xiàn)象。通過使用先進的檔案管理設(shè)備對企業(yè)的發(fā)展活動進行系統(tǒng)化和科學(xué)化的分類，然后按照項目的原則對企業(yè)檔案資源優(yōu)化和整合，以的滿足企業(yè)對檔案的儲存、拷貝、管理、檢索等要求。

3.3 全面提升檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)想要提高檔案管理的有效性和安全性，除了及時的更新、維護檔案管理系統(tǒng)之外，加強對企業(yè)檔案管理工作人員的職業(yè)道德培養(yǎng)和綜合素質(zhì)培訓(xùn)，從根本上提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，降低企業(yè)檔案管理泄密等情況的發(fā)生。在實際的企業(yè)檔案管理過程當中，大部分的企業(yè)都是依靠人力資源部門或者行政部門來完成對企業(yè)檔案的管理工作，企業(yè)內(nèi)部缺乏具有能掌握高科技技術(shù)，具備專業(yè)化檔案管理和開發(fā)知識的人才，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作陷入舉步維艱的尷尬境地。企業(yè)可以在招聘階段增加對具有專業(yè)化檔案管理和開發(fā)知識人才的招聘，或者在企業(yè)內(nèi)部挑選工作人員參與培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的文件檢索、文字管理、計算機操作等能力。同時，還要強化對檔案管理工作人員思想政治、職業(yè)道德、責(zé)任意識的培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員誘惑和不良思想的能力，從根本上降低人員泄密而企業(yè)損失的幾率。

4 結(jié)束語

當下為信息技術(shù)高速發(fā)展展的時代，企業(yè)代利用信息化技術(shù)完成檔案的管理工作，全面地構(gòu)建具有信息化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能最大限度地提升企業(yè)檔案管理的效率，增強企業(yè)檔案的實效性和科學(xué)性。企業(yè)通過及時地引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念適應(yīng)企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展，加強對企業(yè)檔案管理人員信息化知識和技術(shù)的培訓(xùn)，有助于全面的提升企業(yè)檔案管理的工作效率和管理水平。為加快企業(yè)檔案的信息化管理，推動企業(yè)信息化進程提供保障。

參考文獻

[1]劉曉紅，夏春陽. 知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式[J]. 湖北經(jīng)濟學(xué)院學(xué)報（人文社會科學(xué)版），2015，12：61-62.

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