社會(huì)福利檔案的綜合性管理探析

王巧妮

摘 要：本文首先說明了社會(huì)福利檔案的基本內(nèi)容，然后分析了社會(huì)福利檔案的綜合性管理的意義，最后詳細(xì)闡述了社會(huì)福利檔案的綜合性管理措施。

關(guān)鍵詞：社會(huì)福利檔案；綜合性管理；收集；統(tǒng)一；信息化

1 社會(huì)福利檔案的基本內(nèi)容

（一）社會(huì)救助檔案

縣級(jí)民政部門批準(zhǔn)救助對(duì)象的審批表，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府及村（居）委會(huì)的證明材料，救助對(duì)象的申請(qǐng)書及本人的戶口簿或身份證復(fù)印件等；救助管理機(jī)構(gòu)日常工作中的匯總表格，陽光救助活動(dòng)開展工作的記錄等其它應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。

（二）社會(huì)福利養(yǎng)老檔案

各級(jí)政府民政部門批準(zhǔn)的老年社會(huì)福利機(jī)構(gòu)的審批表，職能部門對(duì)申報(bào)機(jī)構(gòu)的調(diào)查表，申報(bào)機(jī)構(gòu)的申請(qǐng)書、法人登記證明、法定代表人的證明文書等；在對(duì)老年社會(huì)福利機(jī)構(gòu)日常管理中產(chǎn)生的各養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的綜合性匯總表格和有關(guān)基本情況及其它應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。

（三）孤殘兒童救助檔案

針對(duì)孤殘兒童開展的唇腭裂康復(fù)、先天性心臟病治療等活動(dòng)中村（居）委會(huì)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府的證明文書、縣級(jí)以上人民醫(yī)院出具的診斷證明書，法定監(jiān)護(hù)人戶口簿或身份證復(fù)印件等；救助管理機(jī)構(gòu)在日常工作中的匯總表格以及對(duì)孤殘兒童開展生活救助活動(dòng)情況記錄和其它應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。

（四）殘疾人福利服務(wù)檔案

主要是針對(duì)殘疾人開展醫(yī)療康復(fù)、促進(jìn)就業(yè)實(shí)現(xiàn)平等參與的權(quán)利活動(dòng)中記錄的具有保存價(jià)值的文字材料。

2 社會(huì)福利檔案的綜合性管理的意義

（一）能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確無誤的信息依據(jù)

社會(huì)福利檔案的綜合管理，打破了民政內(nèi)部各社會(huì)福利部門檔案管理上的孤立、分散和各自為政的局面，將記載各種社會(huì)福利活動(dòng)的檔案材料定期集中于檔案室統(tǒng)管，既客觀地反映了社會(huì)福利活動(dòng)的歷史發(fā)展?fàn)顩r，又反映了社會(huì)福利工作的真實(shí)面貌。通過對(duì)檔案的分析，可以縱觀全局，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，探索社會(huì)福利活動(dòng)的規(guī)律，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供信息依據(jù)。

（二）能夠進(jìn)一步推進(jìn)民生檔案工作的開展

黨的十八大明確提出了加快推進(jìn)以改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)。為此，國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，要求各級(jí)檔案部門建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整；建立服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，確保民生檔案造福民生。社會(huì)福利活動(dòng)是民生工程，各級(jí)民政部門有責(zé)任配合國家檔案局建立健全社會(huì)福利檔案制度，保證社會(huì)福利文件材料歸檔齊全、整理科學(xué)、保管安全、利用方便，為改善民生做貢獻(xiàn)。

（三）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案整體功能的優(yōu)化

綜合管理可以將內(nèi)容多元的社會(huì)福利檔案材料轉(zhuǎn)變成為綜合的系統(tǒng)性成果，使之在結(jié)構(gòu)層次上達(dá)到了統(tǒng)一、協(xié)調(diào)，可以同時(shí)針對(duì)不同的社會(huì)需要，對(duì)各類檔案資料所載信息進(jìn)行分析、加工與輸出，迅速實(shí)現(xiàn)檔案資料的轉(zhuǎn)化，從而形成一個(gè)與外界進(jìn)行信息交換的動(dòng)態(tài)開放系統(tǒng)，擴(kuò)大了社會(huì)福利檔案的利用面和社會(huì)影響力。

3 社會(huì)福利檔案的綜合性管理措施

（一）重視社會(huì)福利中檔案工作的重要性

當(dāng)前，我國一些社會(huì)福利院，尤其是新建的一些福利院，沒有完全重視檔案管理的重要性，使我國的社會(huì)福利院檔案管理內(nèi)容不齊全。或是只重視對(duì)紅頭文件等的收集，完全不顧其他相關(guān)文件的收集和管理；或是只針收集上級(jí)部門發(fā)的文件，不顧其他文件，等等。總之，我國現(xiàn)階段在社會(huì)福利院檔案管理中存在很多不利因素，這就要求相關(guān)的檔案管理工作者注重檔案的收集，將檔案的管理工作與社會(huì)發(fā)展相融合，促進(jìn)和推動(dòng)我國的社會(huì)福利檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。

（二）將收集社會(huì)福利事務(wù)檔案范圍擴(kuò)大

目前，我國的福利院檔案管理工作者相對(duì)來說屬于緊缺狀態(tài)，因此，相應(yīng)的檔案收集范圍也不是很大。由于社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)福利事務(wù)工作范圍越來越廣，對(duì)工作人員的要求也越來越多，需要收集的社會(huì)福利資料較多，基本包括社會(huì)福利事務(wù)、文書、康復(fù)教育以及專用檔案，而其中需著力加強(qiáng)的是社會(huì)福利事和專用檔案。由于資料收集的不完全，缺失的文件也較多，對(duì)于一些比較重要的檔案，例如征用土地通知書收集不完全，檔案室沒有總體的管理措施，都是以部門為主，導(dǎo)致一些有價(jià)值的檔案嚴(yán)重缺失。或由于檔案管理部門的人事變動(dòng)，檔案收集和管理中間有間斷環(huán)節(jié)，最終導(dǎo)致一些檔案的缺失和不齊。因此，檔案管理工作的范圍要在原有的基礎(chǔ)上不斷擴(kuò)大，做到管理齊全。

（三）加強(qiáng)對(duì)社會(huì)福利檔案的統(tǒng)一管理

1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

各個(gè)承擔(dān)社會(huì)福利職能的科室對(duì)專業(yè)檔案進(jìn)行歸檔后，交由專門的檔案員管理，并專門派人統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)該項(xiàng)工作。

2、統(tǒng)一規(guī)章制度

按照黨和國家有關(guān)民政工作、檔案工作的方針政策，結(jié)合本單位實(shí)際，建立健全本單位社會(huì)福利檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。

3、統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范

對(duì)不同門類和載體的社會(huì)福利檔案的收集、分類、排列、編號(hào)、檢索工具的編制、保管期限的劃分等檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范，并在具體工作中嚴(yán)格執(zhí)行，保證社會(huì)福利檔案的規(guī)范化管理。

4、統(tǒng)一保管

各社會(huì)福利職能科室工作中形成的各種門類和載體的檔案材料，應(yīng)定期向綜合檔案室移交，由社會(huì)福利綜合檔案室統(tǒng)一保管。

5、統(tǒng)一開發(fā)利用

隨著國家社會(huì)福利政策由“社會(huì)救濟(jì)型”向“社會(huì)保障型”的轉(zhuǎn)變，大量的社會(huì)福利檔案需統(tǒng)一開發(fā)利用，應(yīng)將社會(huì)福利檔案室作為開發(fā)利用中心，綜合開發(fā)檔案信息，編制檢索工具和參考資料，滿足民政部門乃至社會(huì)各方面的利用需求。

（四）推進(jìn)社會(huì)福利檔案的信息化建設(shè)

1、完善信息化基礎(chǔ)建設(shè)，加強(qiáng)投入

社會(huì)福利部門要提高對(duì)檔案管理信息化工作的認(rèn)知程度，認(rèn)識(shí)到信息化發(fā)展對(duì)檔案工作的帶動(dòng)作用與意義，真正的將檔案管理信息化納入到社會(huì)福利工作的總戰(zhàn)略思想當(dāng)中，利用科學(xué)的管理手段有效地提高檔案管理工作的開展效果，從而更好地促進(jìn)社會(huì)福利事業(yè)的健康發(fā)展。檔案信息化建設(shè)工作的開展，也要重視對(duì)人員隊(duì)伍的控制，提高在崗人員的綜合技術(shù)水平。面臨新的檔案管理信息化的具體需求，檔案管理工作人員要在傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)技術(shù)基礎(chǔ)之上，對(duì)于數(shù)字化、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息化、網(wǎng)絡(luò)化以及現(xiàn)代管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極參與相關(guān)的交流與培訓(xùn)工作，提高對(duì)新方式、新設(shè)備和新技術(shù)的應(yīng)用能力。檔案管理人員也要積極學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)社會(huì)福利檔案管理工作的要求準(zhǔn)確的掌握和適應(yīng)，更好地滿足不斷發(fā)展的檔案管理工作的需求，適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)福利檔案管理工作的發(fā)展形勢(shì)。

2、檔案信息資源的應(yīng)用

電子檔案管理歸檔過程中，社會(huì)福利檔案管理需要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)管理指導(dǎo)和思想，提高對(duì)電子類檔案歸檔、鑒定、積累、著錄等工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保電子文件的存儲(chǔ)和保存得到有效的保障，并對(duì)相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行積極的推廣，提高電子文件歸檔管理的效果。

在現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，電子文件的數(shù)量和類別逐漸增加，電子檔案資料的管理是日后檔案管理工作的重點(diǎn)，在社會(huì)福利檔案管理工作中，電子文件的類別不斷增加，日常工作形成的方案、總結(jié)、登記文書檔案、正式的文件，社保救助、五保管理、民間組織等申報(bào)審批形成的數(shù)據(jù)資料和電子版的影像檔案也要更加全面、可靠。

4 結(jié)語

綜上，隨著我國社會(huì)福利事業(yè)的不斷發(fā)展，社會(huì)福利檔案管理工作也在不斷提升中。社會(huì)福利檔案管理應(yīng)以科學(xué)發(fā)展的形式，不斷提升管理模式，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的管理，拓展管理領(lǐng)域，為我國的社會(huì)福利事業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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