淺談圖書館的文獻管理與知識管理

摘 要：談談文獻管理和知識管理的概念，基本特征，相關要素以及它們的流程，它們之間的聯系和區別。

關鍵詞：圖書館；文獻管理；知識管理

1 圖書館文獻管理

（一）圖書館文獻管理是以文獻為單位來表達測評知識，是圖書館的一項基本性工作。主要是對加工后的文獻進行科學的組織和保管，使資源的利用率得到提高。使文獻有很大的利用價值。圖書館通過對圖書文獻的收集整理和科學保管，是刊載人類知識圖書文獻積累得越來越多，這些圖書文獻保存了自然科學，社會科學各個領域中系統的知識，既有通俗的普及性讀物，又有高深的科學專著，圖書館收藏的圖書文獻，是人們吸取知識的源泉。因此圖書館要確定自身在社會中的位置，除了收集和收藏信息外，最重要的還是對系統文獻知識的利用和開發，為讀者營造良好創新的知識環境和學習環境。

（二）文獻管理基本特征

1、主管能動性：文獻管理是人有目的，有意識的一項活動，這使得文獻管理具有一定程度的主觀能動

2、社會歷史性：在圖書館歷史發展中，文獻管理工作從低級到高級，在不同歷史時代它們具有不同的特征，如過去的私家藏書和書院藏書樓，現代的數字圖書館，都具有不同時代特征。

3、客觀物質性：客觀物質性表現在文獻，工具，館員都是物質的，館員是文獻管理的首要條件，同時文獻管理必須以一定的文獻對象為前提，并需要運用一定的物質手段來管理文獻。

（三）文獻管理的要素

1、管理主體---館員。館員是負責圖書館運營的專業人員，包括對藏書資源的采購、加工、分析報道，具有管理經驗，采取手段和方法作用于文獻的有一定勞動能力的人。在文獻管理中，館員的智力和館員體力的支出是必須的，隨著圖書館管理上的變化和發展的復雜化，現在圖書館從事腦力勞動的館員越來越多，智力參與在文獻管理中起著至關重要的作用。館員，是最活躍的要素，也是文獻管理中不可缺少的要素，沒有館員參與的文獻管理，只不過是可能的文獻管理工作，只有通過館員有目的，有創造力的搞作，文獻管理工作才能得以順利進行。

2、管理客體---文獻。文獻，是由館員來進行分類，收藏，讓它成為運用率很高的文獻資料，文獻的管理工作和性質范圍關系非常密切，如果沒有文獻也就沒有文獻管理，文獻是工作管理的前提條件，要構成現實的文獻管理，館員只有將使用工具用在文獻上，在圖書館發展的較低階段，文獻更多表現為天然的物質材料，隨著社會的發展，文獻形式呈現多樣化發展趨勢。

3、管理工具---精神工具和物質工具。精神工具是以觀念形式存在的思維框架，按照文獻的形式特征經過有序化處理，一方面組成各種能表現文獻特征的檢索工具，如各種文摘，書目，擔負著文獻資源高度的檢索功能，來適應讀者對文獻信息資源的需要。另一方面又構成了文獻本身科學貯存體系。物質工具是館員從事文獻管理工作的物質手段和物質條件，包括館舍，書架計算機等。

（四）文獻管理的流程——文獻搜集，文獻服務

1、搜集是開展各項工作的基礎，也是圖書館文獻管理工作的起點。文獻搜集要根據自身的文獻資源特點和長期規劃，隨時調查搜集到的文獻是否被有效利用，如是否滿足讀者的需要。還要有一定的適用性。使文獻信息資源在形式和內容上有序化，根據文獻的內容特征來組織，如以文獻的書名，刊號，出版事項等要素來描述和組織文獻，經過組織后，文獻就成為便于管理的文獻存儲體系。

2、服務指通過文獻的典藏和編制的檢索工具把館藏文獻提供給讀者，文獻服務有五種的方法。（1）文獻閱覽，它是圖書館為讀者提供的最基本的服方式。（2）文獻外借，是提供服務中最普遍的形式。（3）文獻檢索和參考咨詢，這是一項針對讀者需要而開展的文獻服務工作，它是內容最豐富最有效的方法。（4）文獻的宣傳報道，文獻報道可以提供最新的館藏信息，以提供文獻的利用率，如文獻推介評價，新書通報，讀者報告會等。（5）文獻的閱讀輔導，對讀者進行文獻知識教育，包括熟悉館內文獻檢索的知識與技能，熟悉館藏，并向讀者推薦閱讀文獻，輔導讀者利用參考工具書等。

2 圖書館知識管理

（一）知識管理是一個新興的跨學科領域，人們從不同角度對知識管理進行了定義，目前學界對知識管理概念的認識并不統一。國外具有代表性的知識管理定義如下所述，美國學者穆雷認為，知識管理是把一個組織的智力資產轉化為更高的生產力，新的價值和持續增強的競爭力的戰略。加拿大學者杜菲認為，知識管理是通過對組織的智力和經驗進行投資和從而驅動創新的過程。美國學者威尼歌認為，知識管理主要包括兩種活動，一種活動聚集于從組織內部和外部獲取知識，另一種活動聚集于明智地應用知識來實現組織的使命 。國內具有代表性地知識管理定義如下所述，王德祿認為，知識管理是以組織的形式進行學習和創新的過程，目的是提高工作者的生產力，反映速度和應變能力，并增強其核心能力。金吾倫認為，知識管理是知識和智慧對知識的管理，是適應知識經濟時代的管理，以便最有效的開發和利用知識資源，來服務經濟和社會發展。使之發揮效用的一種理論和方法。韓經倫認為，知識管理是運用網絡手段和現代信息技術對相關知識進行連續管理的過程，建立在知識分工基礎上的一種新型管理，其中最大限度地推廣知識是組織提高優勢的關鍵，知識的創新和內部共享是組織持續發展的靈魂。

雖然國內外學者對知識管理的表述各不相同，但揭示的概念實質是相同的，知識管理是創新知識，提高組織創新的能力，以保障機構生存發展的一種活動。它包括知識的整理，傳遞，運用，保存，測評，，獲取，分享等基本環節，并通過知識的生成，積累，，和應用管理，以實現知識的基本化和產業化。

（二）知識管理的相關因素

1、知識管理與人

人是知識管理中的最為重要，最具有能動性的因素，主要表現在三個方面. （1）人及其實踐活動是知識的唯一來源。通過智慧和主觀能動性，人可以在實踐活動中歸納出各種有用的經驗，規律以形成隱性知識，同時人也可以隱性知識的顯性化。雖然可以借助各種現代技術工具總結和發現在一般條件下難以得到的規律，經驗和知識，但缺少了人在其中關鍵性地作用，這些發現也是不可能的。（2）人是知識的重要載體，人通過學習掌握了顯性知識，而且是隱性知識的重要載體，而隱性知識決定了人在管理過程中的不可替代性。（3）人是應用知識創造價值的主體，在知識經濟時代，各種具有專業化知識的人才是技術設備始終無可知識管理的流程代替的，因為技術設備也需要人來設計，制造和維護。

2、知識管理與業務流程

業務流程是以讀者需求為起點，組織輸入各種資源，創造出讀者滿意的服務，以實現價值的過程，知識管理與業務結合，能改善業務的流程，并且提高服務質量。業務流程知識按其來源可分為基礎知識，業務經驗，常規操作等，由于兩者屬于顯性知識，很容易實現知識的分享和積累，而后者是隱性知識，其知識管理的難度大，非標準化的知識管理方式管理。傳統業務流程按分工理論構建的，本身存在著許多弊端，為適應知識管理的需要必須對業務流程加以重構。按照業務流程不同分類標準，可采用兩種方式，橫向整合和縱向整合。

3、知識管理與組織

為適應組織業務流程整合的變化，組織結構必然要作相應的調整，而知識管理的結構不僅涉及職能劃分，權限控制，部門設置等問題，且直接影響到知識管理過程中主要作用的工作人員。

（三） 知識管理過程

1、創造知識。 知識創造是指設計解決方案和組織開發創意的能力，這是知識管理的任務和目標。

2、獲取知識。 知識獲取指從數據中挖掘出知識，從信息中獲取知識，從知識庫中查詢知識，而且還包括把分散在組織內部的隱性知識聚合起來，形成能解決問題的系統性知識，這是圖書館利用知識創造價值的基礎，也是實施管理的前提。

3、傳播知識。傳播知識指在獲取所需要的知識后，組織對其加以傳播和共享，這是生成新知識的必要前提，組織，人員和技術之間的互相作用直接影響知識傳播的結果，如新聞組，網絡，公告，使知識在組織中迅速地傳播。

4、運用知識。應用知識是指在知識處理之間和組織人員之間實現知識共享和利用，與其他過程緊密相連，是實現知識管理的一種手段，是最終實現創造知識價值的重要環節。

圖書館知識管理是一個過程管理，是一個有助于知識收集，組織和傳播的綜合過程，其中的每一個環節對組織核心競爭力的構建和支持都是必不可少的，任何一個環節的缺失都會使整個知識流不能正常運轉，知識管理過程的循環往復，相互協調，是組織運轉的重要能源和推動力。

3 圖書館文獻管理和知識管理的聯系和區別

（一）聯系：

組織方法基本相同 無論文獻載體還是知識內容，都可以通過標志法，分類法，主題法和簡約法等進行組織。都是由圖書館館員開展的信息管理活動，無論知識還是文獻，它們都需要通過語言來表達，是其社會化和客觀化。

（二）區別：

（1）獲取方式不同。文獻管理主要是積累越來越多的刊載人類知識的圖書，和期刊，有序整理和科學的保管，而知識管理以讀者為主體，知識創新為目標，研究主觀知識和客觀知識，還有效提供知識和控制知識傳播的全過程。

（2）工作的范圍差別。文獻管理以有硬載體為管理對象，以印刷為主，只有及少的錄像帶和光盤，而知識管理是以網內外負荷知識信息的人和物為工作對象，物質域和載體域知識信息的資源都包括在里面。

（3）工作內容差別。文獻管理主要是整冊圖書和期刊，是文獻的分類，馬克數據等淺層次的整體活動，知識管理在文獻分類，馬克數據活動基礎上還進行網絡信息的鑒別，數據挖掘，自動文摘，，自動分類等。

（4）社會背景差別。在文獻管理時期，一般圖書館按種，冊為讀者提供服務，因為知識量不大，學科少，文獻數量也較少。而如今，硬載體的文獻，海量的網絡資源呈指數級上升，加上外界地競爭，讀者越來越希望圖書館能個性化服務，即按概念，公式等來提供文獻信息。

知識管理是以“知識為基礎”，是文獻管理發展的又一階段，它把文獻資源與活動，文獻信息與人聯系起來，在讀者交流的過程中以實現知識的共享，利用群體的智慧來進行創新。因此，文獻管理和知識管理既有聯系又有區別，不能把知識管理看成是文獻管理的繼承和發展，也不能把它們對立看待。

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作者簡介

何平平（1971-），女，漢族，南京曉莊學院圖書館，江蘇省南京市，本科，館員，