淺析如何做好財務檔案管理工作

徐軍燕

摘 要：財務檔案，是指機關、企業單位、事業單位等在經濟活動進行過程中，對于財務活動的真實反映和原始記錄。是各個單位對于自身的經濟業務過程的第一手重要資料和研究依據。也是單位發展的重要借鑒資源之一。而在這個健康發展的過程中，財務檔案作為一個單位經營等各項經濟活動的直接記述，對于其的管理、審計和應用也逐漸為各單位檔案工作者們所重視。也逐漸成為了財務工作的一個重點難點

關鍵詞：財務檔案；問題；管理；措施

1 會計檔案的定義和內容

會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄 和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計。

（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

（四）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專 業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

2 財務檔案管理工作中存在的問題

改革開放后，我國社會經濟不斷發展，并在各方面取得了巨大進步。各項管理工作也逐漸完善起來，并取得了很大成就。財務檔案管理作為管理工作的重要組成部分，也在不斷進步，取得了很好的成績。但在管理工作中依然存在很多問題，主要有以下幾點：

2.1 缺乏財務檔案管理意識或管理意識薄弱

記錄單位財務信息的的財務檔案是本單位運營情況的真實寫照，財務將各種財務信息收集并整理歸檔，使之成為單位管理人員進行科學決策的重要參考依據。但是很多財務管理人員或者企單位的管理層缺乏財務檔案管理的意識或者財務管理意識薄弱，導致很多財務信息的遺漏或遭到損害。其中不乏重要的財務資料和信息，這些財務資料和信息的遺失或損害會直接或間接影響單位的正常運行，從而給單位造成不同程度的經濟損失。

2.2 缺乏專業管理人員

目前，只有在大型企事業單位才設有專門的人員來管理財務檔案，并在財務檔案管理工作上有明確的分工。其他企業很少設有專門的工作人員管理財務檔案，且管理分工非常混亂，管理部門之間、管理人員之間的職責分工不明確。管理工作的缺位、越位、錯位等現象普遍存在。

2.3 財務歸檔工作不規范

目前很多單位的財務歸檔工作不規范，難以實現全面歸檔和全面管理。歸檔的內容大多只限于收集憑證，制作賬表等簡單的管理工作，對單位經營的各種合同、登記憑證等缺乏有效的管理，或者對檔案資料歸檔不合理，保存不完整等。而正規的財務檔案管理工作除了對賬表及報表的進行歸檔外，還應對企業單位的經濟合同、各類票據領用登記表、資產評估報告、檢驗資產報告、各種審計報告等進行歸檔，并送往專門的檔案室保存完整。目前財務檔案管理工作中存在的這些不規范行為，企業領導應引起足夠的重視。

2.4 財務檔案管理的基礎設施不完整

屬于財務檔案管理的檔案資料宜儲存在專門的檔案室，以便整理歸檔和查找。但目前我國大多企業單位，除一些大型企事業單位外，沒有設立專門的財務檔案管理室進行檔案管理。或者即使設有檔案室，但里面的基礎設施也相當有限，有些只有檔案架子和桌椅.

2.5 財務檔案的管理體制不完善

實踐中可以得知，很多的財務檔案管理負責部門沒有系統的分類，存放，利用制度和規章。有些單位覺得這些文件已經使用，不再具有利用價值。而且對檔案學的最基本知識都毫不了解，憑直覺辦事，使得很多常規的工作都有著很大的內耗。投入大，效率低。

2.6 從事財務檔案管理的人員不專業

實際操作中，很多財務檔案管理的工作竟然是由后勤來完成了。這些人員基本沒有必須的業務素養和專業的檔案管理和財務工作常識。

3 對于做好單位財務檔案管理工作的幾點淺見

3.1 強化財務檔案管理意識

首先，從單位領導到具體檔案工作的操作人員，應該從財務檔案保管意識上著手改變，來對財務檔案管理工作的水平進行提高。財務檔案管理人員首先應認識到財務檔案管理對于單位發展戰略、單位文化建設和單位核心凝聚力起到的重要作用，重視單位財務檔案管理的積極作用。進而使單位領導層對于財務檔案管理對于整個單位生產經營和經濟活動的重要性產生積極認識。由上而下對于檔案意識有著較大提高，能夠把財務檔案管理工作形成財務和檔案管理的日常化工作列入單位工作的短期日程中去。其次，財務檔案管理的工作人員應當對自己的檔案管理意識進行提升并緊跟時代發展潮流。認識到財務檔案管理工作不僅僅對于檔案保存具有重要作用，而且對于單位財務工作也有著重要的監督作用。

3.2 設立專人負責財務檔案管理工作

財務檔案管理工作關系企業單位領導的決策，針對很多單位領導忽略財務檔案管理工作的行為，建議管理者重視財務檔案管理工作，并設專人負責該項工作。重視培養財務檔案管理人員的專業素質，組織相關的培訓，提高管理人員的業務能力。使其掌握財務檔案管理的流程，并注重細節，將檔案編號入冊，便于查找。若企業的檔案不多，則可將整理好的檔案統一交至檔案室儲存，并分類擺放。

3.3 注重財務檔案的分類

利用先進的信息技術，將財務檔案資料科學歸類，建立財務檔案數據庫，逐漸轉化舊的管理模式，實現電子文件歸檔的電子化，是財務檔案管理的必然趨勢。財務檔案分類細化，

3.4 定期培訓，提升財務檔案管理人員素質

一個合格的財務檔案管理工作者，應該要求其具有財務人員的從業資格和檔案管理人員的從業資格。只有具有這兩方面的專業知識，才能真正做好財務和檔案兩方面的工作，才能了解工作重心，使財務檔案的真正意義得到充分地挖掘。此外，財務檔案管理人員應注重自身業務技能和水平的不斷提升。定期參加技能培訓。緊跟技術發展步伐。以對財務檔案管理工作的日新月異有所適應。

3.5 完善財務檔案管理的基礎設施

完善財務檔案管理的基礎設施，并加大對基礎設施建設的投入是提高財務檔案管理的有效途徑。如設置專門的財務檔案管理室，并優化檔案室環境，完善檔案室的基礎設備，這些基礎設施的配備和完善，是提高財務檔案管理水平的有力保障。

4 結束語

總而言之，作為一個高度系統化的工作，現階段我國的財務檔案管理制度還不夠完善。隨著市場經濟改革的進一步深化，其中的隱性問題也將逐漸浮出水面。財務檔案管理制度的加強，不僅對于單位檔案的完善有著重要作用，對單位財務的公平、公正和公開也是一個有力的保障。做好財務檔案的研究和分析工作，大到對單位發展大方向，大戰略的制定；小到對一時一事財務工作的監督，都有著不可忽略的重要作用。

參考文獻

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