加強檔案信息資源開發利用的必要性

郝春霞

作為國家信息資源的組成部分——檔案信息資源順應歷史潮流，積極置身于社會主義市場經濟主戰場，在我國社會主義“三個文明”建設中發揮了越來越重要的作用，為當代中國社會的發展、進步和繁榮做出了突出貢獻。因此，檔案信息資源日益受到國家的高度重視，大力開發利用檔案信息資源勢在必行，前途光明。

1 開發利用檔案信息資源的重要途徑

開發利用檔案信息資源是檔案工作為社會主義現代化建設服務的重要途徑，是檔案工作自我完善的主要內容。檔案工作的最終目的是有效地開發檔案信息資源，最大限度地服務大局、服務社會、服務人民。只有這樣，才能真正創造出最佳的效益。

（一）開發利用檔案信息資源是充分發揮其價值和作用的重要手段。檔案信息是整個社會信息資源的一部分，它潛在的價值只有通過開發利用才能顯現出來。通過快速的信息交流，滿足社會各界日益增長的對檔案信息的需求，實現檔案信息資源在全社會范圍內的充分共享，已經成為當前信息環境下檔案信息資源開發利用的發展趨勢。檔案信息資源的合理開發利用，對于推動全社會的管理和建設、社會政治和經濟的發展、社會和經濟效益的提高，無疑具有重要的現實意義。

（二）開發利用檔案信息資源有利于社會和經濟的可持續發展。檔案信息資源開發利用是檔案工作向信息化產業邁進的關鍵環節，是國家信息化建設過程中不可或缺的重要組成部分。檔案信息資源的有效開發利用，可以極大地提高現有各種資源的社會利用效益，促進資源的可持續利用；有助于提高社會管理活動的針對性、時效性，避免或減少因管理失誤而造成的資源浪費，提高資源的利用效率。尤其是在經濟全球化的今天，只有不斷提高檔案信息的占有率、開發利用率，才能在社會主義市場經濟建設中占領制高點，掌握主動權，永遠立于不敗之地，從而提高我國在國際上的經濟實力和競爭能力。

（三）開發利用檔案信息資源是促進社會主義精神文明建設的需要。大力開發檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會主義精神文明建設的重要步驟。檔案作為各項歷史活動的記錄，是開展政治教育的重要內容，利用檔案中的生動素材進行各項專題教育可以收到預想不到的效果。因此，從檔案文件中挖掘出具有宣傳價值的史料，可以幫助人民群眾特別是青少年認識中華民族的悠久歷史和燦爛文化，可以使他們了解歷史進步的軌跡，掌握時代發展的脈搏，可以使他們自覺地宣傳黨的光輝歷程和英雄人物的感人事跡，進行生動的革命傳統、愛國主義、集體主義和社會主義教育。

（四）開發利用檔案信息資源可以縮小與發達國家信息產業的差距。我國信息資源利用效益落后于發達國家，與檔案信息資源開發利用程度不夠有關，檔案信息資源作為國家信息資源鏈條中的重要一環，其開發利用必須提到重要的議事日程。

（五）開發利用檔案信息資源符合政府政務信息公開的要求。檔案信息資源開發是信息技術應用的一個領域，政務信息從某種程度上講就是政府部門所形成的檔案信息，對檔案信息資源開發利用可以說是從檔案工作角度落實政務信息公開制度的實際行動。

（六）開發利用檔案信息資源能夠推動檔案館服務功能的拓展。面對信息化社會，檔案館傳統的服務方式已經無法滿足更多更廣的社會服務需求，傳統服務項目的局限性已經隨著社會的發展表現得更加突出。當前，多數檔案館的檔案信息資源遠遠未能有效地挖掘出來。因此，要迅速扭轉落后現狀，增強檔案館服務功能、大力推進檔案信息資源開發利用就成了檔案界的共同選擇。

2 檔案信息資源開發利用存在的問題與成因

盡管開發檔案信息資源的重要性得到了普遍認可，但我國目前在檔案信息資源開發利用方面仍然存在著不可忽視的問題，主要表現在：

1、基礎工作薄弱，影響了檔案信息資源的質量。（1）檔案館服務功能不完善。檔案現代化管理水平低，服務設施設備簡陋，保管條件惡劣，加上主動宣傳不夠，社會認知程度不高，檔案館自然難以成為社會利用檔案資料的中心。（2）館藏檔案結構單一。據有關資料介紹，現在許多檔案館館藏結構單調，門類不全，文書檔案所占比例偏大，科技、專業、聲像檔案所占比例偏小；建國后建立的檔案占大多數，歷史檔案數量較少。這樣的館藏結構，使檔案內容相對貧乏，對利用者缺乏吸引力，開發利用的范圍變窄。（3）檔案特色不明顯。與當前中心任務相關的科學技術、經濟建設方面的檔案資料欠缺，反映地方歷史、文化、風土人情的檔案資料稀少，致使服務缺乏針對性。（4）案卷質量不高。長期以來，檔案利用服務以提供原件為主，本身就損壞了檔案。檔案庫房達不到“九防”標準，檔案受潮霉變、蟲蛀損壞等現象在所難免，嚴重威脅著檔案資料的安全。

2、編研工作滯后，限制了檔案信息資源開發的層次。（1）編研材料內容單一，存在著重文書、輕科技的現象。（2）編研材料檔次低。一次性編研成果多，適應形勢發展的深層次編研成果少。就目前而言，有些編研材料仍停留在模仿別人、片面追求編研材料數量和速度的水平上，造成編研工作與現實脫節，導致編研成果利用率下降。（3）重歷史事件、輕經濟現象的編研成果普遍存在。（4）編研人員素質差。在檔案編研實踐工作中，造成編研成果檔次低的主要原因是檔案編研人員缺乏業務素質，當然編研人員數量少也給檔案編研工作帶來了困難。

3、利用工作水平低下，制約了檔案信息資源價值的發揮。（1）提供利用方式單調。現有的服務方式落后，提供檔案信息的手段被動，按時開館、等客上門等陳舊的利用方法，限制了利用者接觸并獲取利用檔案信息的時間和空間，挫傷了利用者主動利用檔案信息的積極性。（2）檔案利用率下降。有些檔案館對館藏檔案資料宣傳不夠，人們不了解檔案館究竟保存了哪些方面的檔案，致使相當一部分接收的檔案至今無人問津，其結果必然導致檔案館門庭冷落，檔案資源閑置浪費，當然也就創造不出更多更好的效益。

上述問題的存在，造成了現有檔案信息資源得不到充分的開發利用，無法取得良好效果。究其原因，主要有以下三點：

1、思想觀念陳舊。因受檔案系統長期形成的封閉和半封閉環境的影響，有些檔案工作者對新形勢的發展缺乏清醒的認識，不同程度地缺乏市場經濟意識，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，依舊把管好檔案作為檔案工作的重點，認為只要按時接收，按時開放，提供憑據就行了。對于如何開發檔案信息資源，提高檔案利用率想得少。沒有充分認識到檔案信息的潛在作用，致使檔案工作與政治、物質和精神文明建設不相協調。認識上的狹隘、落后，必然導致工作進展的遲緩，在有些地方檔案信息資源開發利用幾乎仍為零。

2、基礎建設落后。一些檔案館用于開發利用的業務基礎建設，遠遠不能適應時代發展的要求。一是人、財、物難解決，主要表現為機構不健全，人員不到位，經費不保障。二是教育培訓制度不完善，致使檔案人員專業知識匱乏，開發能力低下。不思進取，缺乏責任心、使命感和奉獻實干精神。三是檔案信息收集的渠道不暢通。四是歸檔的文件材料不完整等。從檔案信息資源開發利用的實踐看，沒有完善的業務基礎建設，檔案信息資源開發利用工作舉步維艱，勢必成為無源之水，無本之木。

3、檔案需求者素質偏低。由于受多種因素的影響，許多檔案需求者的檔案意識、利用檔案信息的技能和基礎知識等嚴重缺乏，不僅不能形成較高層次的檔案信息需求，有的甚至連最基本的檔案信息利用都不懂或不會。