房地產歷史檔案的修復、整理與數字化

嚴蔚希

2013年以來，成都市開始對房地產歷史檔案進行整理。為確保房地產歷史檔案得到科學、合理的修復與整理，成都市制定了適宜的工作原則、流程方案及實施策略，既能使檔案的受損情況得到及時控制和治理，又能避免檔案在修復和整理的過程中因不當修復而遭受人為的二次損壞。

一、房地產歷史檔案修復整理流程

成都市房產信息檔案館現開展的房地產歷史檔案修復整理工作主要按下述流程進行實施。

（1）檔案的清點、交接、出庫。

（2）檔案的除塵：要求拆除文件上原有的釘書釘、回形針，用干凈的羊毛軟刷或排筆刷去檔案表面的灰塵。

（3）檔案的消毒殺蟲：要求采用純物理的消毒殺蟲方法，不產生二次污染，不污染環境，不傷害人體、不損傷檔案。

（4）檔案的脫酸：要求采用純天然產物進行脫酸，脫酸過程中不能產生化學成分的殘留，不污染環境，不危害人體健康，對紙張、字跡無影響。

（5）檔案的修補、托裱：存在局部殘缺，有孔洞的檔案，應采取補缺、接邊、挖補等技術方法進行修補；對檔案整體強度較差，出現霉爛、脆化、支離破碎現象的檔案，必須進行整體托裱。

（6）檔案的排序、編目：按照房地產歷史檔案整理排序規范對卷內文件資料進行清理、實體排序、編制頁碼。

（7）制作檔案目錄、卷皮和備考表。

（8）檔案的整理裝訂。

二、房地產歷史檔案的數字化

（一）開展房地產歷史檔案數字化工作的重要性和必要性

房地產歷史檔案因其稀缺性和珍貴性，應該進行數字化工作。開展數字化工作以后，一方面可確保數字信息的永久保存，即使在實物檔案因各種意外因素不能繼續保存時，也能通過其數字信息還原檔案原貌；另一方面通過數字化工作，可使檔案信息資源更加準確、方便、快捷地進行檢索，滿足社會各方面及檔案編研工作對檔案利用的需求。

（二）房地產歷史檔案數字化工作內容及要求

房地產歷史檔案數字化工作應包括對檔案信息進行案卷級及文件級的著錄和對紙質檔案進行數字化掃描。

1.著錄

案卷級著錄內容應包括檔案類型、房屋地址、案卷號、參考案件號、房屋面積等，文件級著錄內容應包括權利人、義務人、相關責任人、文件形成時間、文件類型、房屋詳細地址、房地產登記類型、房屋用途等。

2.數字化掃描

（1）掃描儀：房地產歷史檔案掃描應采用冷光彩色平板掃描儀進行掃描，不得采用滾筒或其他高速掃描儀，以免對檔案資料進行破壞。

（2）存儲格式：存儲格式既可采用TIFF格式，可采用JEPG格式保存。

（3）分辨率：分辨率可參考以下選擇——文字和圖紙不低于300dpi、照片不低于600dpi，也可根據卷內文件情況作適當調整，保證掃描后的影像清晰。

（4）圖像：所有檔案資料建議均采用彩色方式進行掃描；A3幅面以內的資料形成的圖像文件大小原則上不低于3M；所有A0幅面以內（包括A0幅面）的檔案資料要求按原幅面一次掃描完成，不允許分幅掃描再拼接圖像。

（5）拼接：對于超大幅面（A0幅面以上檔案文件），可選用大幅面圖像掃描儀，也可以采用小幅面掃描后對圖像進行拼接，但拼接后應與原件一致，以確保圖像閱覽的完整性。

三、成都市房地產歷史檔案修復、整理與數字化工作經驗

成都市房產信息檔案館自2013年起開始實施房地產歷史檔案修復、整理及數字化工作以來，截至2016年6月底，已成功完成了近69萬頁檔案（折合A4幅面95萬頁）的修復及數字化掃描工作、5.5萬卷檔案的整理裝訂工作和35萬條檔案數據的著錄工作。在此項工作的調研、評審、立項、啟動及具體實施過程中，為確保工作科學、順利地開展，成都市房產信息檔案館主要把握了以下幾方面工作重點。

（一）制定規范、專家評審

為開展好房地產歷史檔案修復和數字化工作，檔案館成立了專項工作小組，由館長任組長，分管領導任副組長，檔案保管科負責具體實施。之后，檔案館派人先后前往成都市檔案館、四川西部文獻修復中心、杭州市房產檔案館、廣州市房地產檔案館等全面考察調研歷史檔案修復及數字化工作。針對調研考察結果，結合館內實際和國家行業標準，制定了《成都市房產信息檔案館歷史檔案整理及數字化規范》（下稱《規范》），該《規范》對歷史檔案整理、修復、數字化、珍貴檔案的甄別和保護、工作流程、成果驗收、涉密管理等方面內容進行了詳細的要求。隨后，檔案館邀請了成都市檔案局、成都市文化局、成都市圖書館、成都市博物館和四川大學的多位領導和專家，對《規范》內容進行評審，確保《規范》內容詳實、標準合理、流程可行。《規范》的確定，為檔案館具體開展歷史檔案的修復、整理及數字化工作奠定了堅實的基礎。

（二）實施外包、專業實施

因房地產歷史檔案的修復、整理及數字化工作對專業化要求很高，特別是檔案的修復，需要經過專業培訓的技術人員具體實施。本著對歷史負責的態度，成都市房產信息檔案館選擇通過招標、以服務外包的形式，具體推進此工作。為確保每年歷史檔案修復、整理及數字化工作任務的順利完成，外包公司配置了超過20人的專業團隊常駐檔案館，他們提供專業化的技術及服務，檔案館負責根據《規范》要求進行成果審核及驗收，日常工作推進順利。此工作模式解決了檔案館自行開展此工作不專業、進展慢的問題，使檔案館工作人員能從繁復的整理、數字化日常工作中解放出來，著力參與檔案的質檢和日常管理工作。

（三）細致管理、明確責權

為加強對房地產歷史檔案修復、整理及數字化日常工作的細致化管理，檔案館主要做了以下幾方面工作：一是每卷檔案建立《修復日志》，《修復日志》主要通過對出、入庫檔案的清理和拍照，記錄歷史檔案在檔案館和外包公司交接前后以及檔案進行修復前后的實際情況，以確保內容的一致性和安全性，同時記錄本卷檔案的修復方案和修復后檔案的質檢情況；二是加強對外包公司的日常管理，檔案館制定了《檔案數字化外包安全管理規范》，對外包場所、人員、數字加工設備、網絡環境等方面的安全管理進行了詳細的規定，并嚴格管理實施，同時檔案館還與外包公司簽訂《保密協議》，確保檔案在外包服務工作中和完成服務后的檔案及數據安全；三是加強成果驗收，檔案館對外包公司完成修復、整理及數字化的檔案實行100%的質檢，之后再進行5%的抽檢，如發現不合格檔案或數據，由外包公司及時重新加工，如發現對檔案造成損壞的，按《規范》內容進行扣罰。通過這些工作的開展，對房地產歷史檔案修復、整理及數字化工作進行細致管理，盡量做到萬無一失。

（四）加強歷史檔案信息管理

成都市房產信息檔案館歷來重視檔案信息系統的建設與應用，2012年上線并正式運行的房產檔案管理系統中，專門設計了“歷史檔案管理”版塊，主要功能包括歷史檔案的數字化著錄、掃描影像的存儲和查詢、著錄及掃描影像的質檢等。通過歷史檔案管理版塊中的查詢功能，檔案利用人可以根據多條件對歷史檔案進行檢索，比如通過檔案生成的時間和檔案的類型，直接查詢乾隆年間的紅契有哪些，為檔案的多元化利用提供了便利。另外，鑒于歷史檔案管理的特殊性，歷史檔案的系統管理模塊使用單獨的服務器進行數據的存儲和記錄，只有指定權限的工作人員才能對歷史檔案進行管理和利用，也滿足了歷史檔案對涉密管理方面的要求。

對于歷史檔案的修復、整理及數字化工作，從當前來看可能不會產生直接的經濟效益，甚至還會投入一定的人、財、物，但是從長遠來看，此項工作的開展一定是“功在當下、利在千秋”。歷史檔案如果不進行科學的搶救、保護和利用，它就是一份“死檔案”，會隨著時間的推移慢慢消逝，更不會產生任何價值，但是如果將其進行合理保護，對檔案中存在的信息進行分析和利用，它就是寶貴的“資源庫”，就能產生出“活思想”“新思路”。檔案管理人應該對歷史檔案的管理工作加以重視，管好、用好這個“資源庫”，為檔案事業的發展盡到自己應盡的職責。

李求軍/責任編輯