試析新時期國企檔案管理工作的創(chuàng)新

顧君秋

摘要：在我國國有企業(yè)的發(fā)展進程中，檔案管理工作是其中的一項重要工作，它記錄著國有企業(yè)在發(fā)展過程中的管理、技術(shù)革新等方面的內(nèi)容。隨著我國國有企業(yè)改革步伐的加快，國有企業(yè)中傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展的需要，無法適應(yīng)新形勢下市場經(jīng)濟和新經(jīng)濟常態(tài)對國有企業(yè)提出的要求。因此，創(chuàng)新檔案管理工作已經(jīng)成為國有企業(yè)檔案管理工作中的重要課題。本文對目前國有企業(yè)檔案管理工作中存在的問題進行了探析，并努力尋找解決國有企業(yè)檔案管理工作中存在問題的有效對策，為促進國有企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新時期 國企檔案管理 問題 創(chuàng)新

一、引言

檔案管理工作是國有企業(yè)管理工作的重要組成部分，它真實的記錄著企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營活動的每一個歷史進程，是維護國有企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作，具有較強的專業(yè)性。近年來，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國經(jīng)濟發(fā)展進入到全新的狀態(tài)—新常態(tài)，很多企業(yè)建立了現(xiàn)代化的企業(yè)制度，使企業(yè)的實力得到壯大、企業(yè)的核心競爭力得以提升。新常態(tài)、新形勢要求我國各大中小型國有企業(yè)必須及時轉(zhuǎn)變觀念，積極探索制度的創(chuàng)新、內(nèi)部管理機制的構(gòu)建，使國有企業(yè)真正適應(yīng)改革建立全新的管理制度和運行機制。國有企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)管理中的一項重要工作，身為企業(yè)的管理者、檔案管理工作人員，必須緊跟時代發(fā)展步伐，緊緊抓住改革與發(fā)展的全新機遇，提升檔案管理意識，樹立全新的理念，構(gòu)建全新的檔案管理機制，以便適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和各項管理工作的需要，為促進國有企業(yè)的發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、國有企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

在當(dāng)今這個市場經(jīng)濟發(fā)展迅速的年代，國有企業(yè)的檔案記錄著企業(yè)的各項經(jīng)營管理活動，更是國有企業(yè)文化體系的重要組成內(nèi)容。國有企業(yè)中的檔案資料能夠為企業(yè)的管理者提供科學(xué)的數(shù)據(jù)依據(jù)，并幫助企業(yè)的管理者及時調(diào)整未來戰(zhàn)略發(fā)展方案。新時期科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展對國有企業(yè)的檔案管理工作提出了新的環(huán)境和要求，但是目前國有企業(yè)檔案管理中的一些問題也逐漸暴露出來，這些問題需要企業(yè)的管理者、檔案管理工作人員共同努力、共同探索才能得以解決。

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

目前我國很多國有企業(yè)比較重視經(jīng)濟效益的提升、競爭力的提升，對于檔案管理工作缺乏必要的重視。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性強、較為繁雜的工作，覆蓋的信息面較為廣泛，平時的工作量也比較大，特別是在檔案資料的收集、整理、移交等方面需要涉及到企業(yè)的不同職能部門和工作人員，需要企業(yè)對檔案管理工作投入較大地人力、物力、財力等資源。但是，在很多國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者眼中，檔案管理工作并不能為企業(yè)的發(fā)展帶來直接的經(jīng)濟效益，而相關(guān)部門對國有企業(yè)的考核也主要是集中在對企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績的考核上。這種因素的影響使得企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者、管理層并不重視檔案管理工作，這種主觀上的不重視導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理中的技術(shù)投入、資金投入根本就不到位，很多檔案建設(shè)所需要的硬件設(shè)施跟不上檔案管理發(fā)展的需要。再比如：有的國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)由于缺乏歸檔意識，辦理過的文件材料隨意丟棄，導(dǎo)致很多該歸檔的材料不能及時歸檔，當(dāng)需要這些資料時也就不能及時找到完整的檔案資料。

（二）檔案管理水平較低

目前我國國有企業(yè)的檔案管理工作，管理混亂現(xiàn)象明顯。比如，在對檔案的整理與留存中，很多國有企業(yè)只重視財務(wù)檔案的收集與整理，這主要是由于企業(yè)的財務(wù)檔案涉及到很多經(jīng)營活動，涉及到企業(yè)的經(jīng)濟利益和社會效益，而對于其他諸如黨政文書、企業(yè)的科研技術(shù)類檔案等的關(guān)注程度嚴重不足，這不利于企業(yè)的管理者對企業(yè)發(fā)展過程中的歷史狀況、全貌等進行整體分析和了解，也不利于企業(yè)通過對檔案資料的分析實現(xiàn)具有持續(xù)性的科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新。再比如，有的國有企業(yè)，缺乏對現(xiàn)存檔案的統(tǒng)一規(guī)劃和管理，企業(yè)內(nèi)部各職能部門對各自的檔案分別進行管理，一些檔案在各自的管理中出現(xiàn)遺失的問題；有的職能部門雖將檔案上交本企業(yè)的檔案管理部門，但檔案管理部門卻無人問津。這些問題導(dǎo)致我國國有企業(yè)檔案管理缺乏全面性、完整性、系統(tǒng)性，檔案管理工作無法實現(xiàn)資源的高效共享。還有一些國有企業(yè)因為不重視檔案管理工作，在工作人員的配備上經(jīng)常找一些未經(jīng)過培訓(xùn)的非專業(yè)人員來擔(dān)任，而這些不具備專業(yè)素質(zhì)、法律意識不強的檔案管理人員在工作中憑借自己的認識對檔案進行管理，特別是在管理中存在較強的隨意性，從而加大了檔案管理工作的難度。

（三）檔案管理工作缺乏長遠規(guī)劃

雖然目前有的國有企業(yè)的管理者已經(jīng)逐漸意識到檔案管理工作的重要性，也開始將檔案管理工作提上了企業(yè)的管理議程，并要求企業(yè)的檔案管理人員必須保證檔案管理工作的質(zhì)量。很多國有企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)的重視下檔案管理工作已經(jīng)取得了一定成效，但是，由于一些后續(xù)工作不到位，很多國有企業(yè)的檔案管理工作缺乏長遠規(guī)劃，缺乏長遠性、連續(xù)性，這就導(dǎo)致有的企業(yè)的檔案管理工作的長遠規(guī)劃處于一種無序的狀態(tài)中，特別是在與商務(wù)平臺系統(tǒng)構(gòu)建的協(xié)同發(fā)展方面更是存在著差距。

三、積極創(chuàng)新，提升新時期國有企業(yè)檔案管理工作的有效措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強對檔案管理工作的重視

首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者要轉(zhuǎn)變觀念，應(yīng)當(dāng)跳出傳統(tǒng)的檔案管理模式，摒棄傳統(tǒng)思維方式，進一步加強對檔案工作的重視，在人力、物力、財力等方面給予全力支持，特別是隨著社會信息化的快速發(fā)展，更要注重對檔案管理硬件設(shè)施的配備，這是做好企業(yè)檔案管理工作的前提。

其次，在國有企業(yè)檔案管理中檔案管理意識是其工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，這就要求檔案管理工作人員必須具備一定的檔案管理意識。但是，由于我國國有企業(yè)檔案管理工作一直不被人重視，因此，對國有企業(yè)檔案管理人員檔案管理意識的培養(yǎng)并不是一蹴而就的，需要企業(yè)在日常的經(jīng)營管理活動中經(jīng)過多方的努力逐漸形成。比如：企業(yè)可以對檔案管理人員進行檔案法律法規(guī)以及業(yè)務(wù)操作技術(shù)方面的培訓(xùn)，進一步提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。再比如：可以在企業(yè)內(nèi)部形成一種真正的檔案應(yīng)用的良性文化管理意識，通過文化的凝聚力來對檔案工作進行影響，從而提升企業(yè)整體的、持續(xù)的知識創(chuàng)造力。

（二）加強制度建設(shè)，提升檔案管理水平

為了保證國有企業(yè)檔案管理工作具有創(chuàng)新性，應(yīng)根據(jù)國有企業(yè)實際的發(fā)展情況建立比較合理的、科學(xué)的檔案管理制度，同時要確保檔案管理制度簡明、實用、可操作，能夠在實際的檔案管理工作中發(fā)揮作用。這就需要國有企業(yè)必須放開檔案的管理權(quán)與使用權(quán)，形成一種相對全新的管理與監(jiān)督機制。比如：內(nèi)部可以建立“三位一體”的檔案管理制度。所謂“三位一體”主要是指在檔案管理制度的建設(shè)中將現(xiàn)有的管理流程、管理方法、收集信息的標準進行建設(shè)、整合、協(xié)調(diào)，統(tǒng)一配合?！叭灰惑w”制度的實施能夠幫助檔案管理平臺的建設(shè)更加合理化，有效集中和開發(fā)利用檔案信息資源，以軟管理提高硬實力。

（三）與時俱進，實現(xiàn)檔案管理工作的長遠發(fā)展

隨著國有企業(yè)辦公自動化的實現(xiàn)，對檔案管理與計算機技術(shù)進行結(jié)合，逐漸形成檔案工作的數(shù)字化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作追求的主要目標。國有企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的自身實際構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，并實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的無縫對接，這些系統(tǒng)的對接是建立在相互信賴基礎(chǔ)上的，檔案管理系統(tǒng)為其他系統(tǒng)提供安全、高效、準確的信息。在硬件環(huán)境的建設(shè)中，國有企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)的商務(wù)平臺系統(tǒng)一并進行規(guī)劃，實現(xiàn)電子商務(wù)、客戶關(guān)系管理、企業(yè)資源規(guī)劃等與檔案管理的無縫鏈接。在快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)經(jīng)營的整體協(xié)同管理是檔案管理工作未來發(fā)展和努力的大方向。

總之，在國有企業(yè)發(fā)展的過程中，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)成為其管理工作中的重要內(nèi)容，檔案管理工作在促進企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的規(guī)范化管理中提供了重要的保障作用。雖然在檔案管理中還存在著一些問題，我們堅信，只要積極應(yīng)對并解決這些問題，不斷促進檔案管理工作的信息化發(fā)展，就一定能夠提升國有企業(yè)的檔案管理水平，為促進國有企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件。

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