新形勢下高職院校辦公室行政管理工作探析

摘要：高職院校辦公室作為一個綜合的行政管理部門，對應(yīng)于不同的工作職責(zé)，它具有以下四大職能：參謀咨詢職能、溝通協(xié)調(diào)職能、服務(wù)管理職能、協(xié)查督辦職能。教育深化改革對辦公室行政管理工作提出了更高的要求，本文闡述了改善行政管理工作成效的五大措施。

關(guān)鍵詞：新形勢；辦公室；行政管理

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）48-0012-02

高職院校辦公室是高職院校行政管理的基層部門，同時也是核心部門，擔(dān)負(fù)著協(xié)助參謀、溝通協(xié)調(diào)、督查協(xié)辦、調(diào)研分析、處理學(xué)院日常事務(wù)等職責(zé)。當(dāng)前，隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展和教育改革的深入展開，高職院校辦公室行政管理工作也面臨著諸多挑戰(zhàn)與機(jī)遇，可以說挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存。如何在新形勢下乘風(fēng)破浪，提升工作水平、創(chuàng)新管理機(jī)制是目前需要研究的首要問題。

一、高職院校辦公室行政管理工作內(nèi)涵

行政管理是運(yùn)用國家權(quán)力對社會事務(wù)的一種管理活動。現(xiàn)代行政管理多應(yīng)用系統(tǒng)工程思想和方法，以減少人力、物力、財(cái)力和時間的支出和浪費(fèi)，提高行政管理的效能和效率。高職院校與企業(yè)是完全不同的主體，高職院校的辦公室行政管理工作是為了學(xué)校的辦學(xué)目的服務(wù)的，在這一指導(dǎo)思想下，行政工作應(yīng)該圍繞提高服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行。特別是新形勢下，教育改革對管理工作提出了新的要求，而努力提升是唯一途徑，以此為學(xué)校的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

二、新形勢下高職院校辦公室行政管理工作的職能

高職院校辦公室是一個特殊的行政機(jī)構(gòu)，它是學(xué)校的中樞部門，起著承上啟下，連接左右的作用。對上要做領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，對下要傳達(dá)重要精神，對左要督辦協(xié)查，對右要溝通協(xié)調(diào)，這些工作賦予了它相應(yīng)的職能。在新形勢下，這些職能又會較以往有所轉(zhuǎn)變，筆者將結(jié)合多年實(shí)際工作中得到的體會進(jìn)行闡述。

1.參謀咨詢職能。當(dāng)前，高職院校的決策依據(jù)已不再是依靠經(jīng)驗(yàn)獲得，而更多的是通過民主討論，科學(xué)分析得來。在這個過程中，辦公室會有很多機(jī)會參與其中，辦公室人員不再只是被動接受領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，更需要轉(zhuǎn)變觀念，主動關(guān)心學(xué)院的重大事項(xiàng)，積極思考，提出新思路，想出新辦法，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考。首先要注意材料以及信息的收集，這些離不開實(shí)際調(diào)查，有調(diào)查才有發(fā)言權(quán)，因此辦公室人員要主動與學(xué)院其他部門溝通，要多向兄弟院校學(xué)習(xí)交流，這些都要在平時工作中積累。辦公室人員要對收集的資料和信息進(jìn)行分析加工，將其中最能反映事物本質(zhì)的資料整理成案，提供給領(lǐng)導(dǎo)；其次是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策。公室人員要及時精準(zhǔn)的把握上級部門傳達(dá)的核心思想，時刻關(guān)注現(xiàn)階段學(xué)院工作重心的進(jìn)程，結(jié)合國家方針政策與學(xué)院的當(dāng)前狀況，提出切實(shí)可行的對策和思路。

2.溝通協(xié)調(diào)職能。高職院校辦公室，作為連接校內(nèi)外的紐帶，其基本職能就是溝通與協(xié)調(diào)，即學(xué)校與上級主管部門、各兄弟院校、有關(guān)合作單位的關(guān)系，學(xué)校內(nèi)部各部門上下左右的關(guān)系，為學(xué)院的發(fā)展?fàn)I造一個良好的氛圍。首先要做到步調(diào)一致，在商討的過程中，對決策有不同意見的同志進(jìn)行解釋，交換意見，有效說服；其次要能化解矛盾，如對對錯分明的問題，不能和稀泥，要旗幟鮮明的表明立場；部門利益與整體利益相沖突的問題，有時需要對部門利益給予一定照顧；部門與部門利益相沖突的問題，要對涉事雙方進(jìn)行勸解，要有大局意識，相互讓步。再次是需要安排得當(dāng)，每項(xiàng)工作在實(shí)施過程中能否運(yùn)作順利，在很大程度上取決于安排是否合理得當(dāng)。

3.服務(wù)管理職能。對于高職院校辦公室來說，管理與服務(wù)是不可分割的。首先是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好參謀助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安、處理相關(guān)事務(wù)，認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)；其次是為各部門以及所有教師服務(wù)，高職院校辦公室承擔(dān)著文件管理、檔案管理、印章管理、傳真收發(fā)、會議室安排等任務(wù)，所有這些都是具有服務(wù)性質(zhì)的工作，在工作中，每個辦公室人員都應(yīng)該樹立服務(wù)意識，盡最大的努力讓服務(wù)對象滿意。再次是為學(xué)生服務(wù)，高職院校辦公室作為學(xué)校的行政管理部門，最要不得的就是“衙門作風(fēng)”，也就是說在面對學(xué)生訴求時，不能“擺架子，甩臉子”，從某種意義上講，辦公室人員的態(tài)度將直接影響學(xué)生對學(xué)院行政管理部門以及教師的印象，這就要求辦公室人員在服務(wù)中應(yīng)做到一視同仁，熱情周到。

4.協(xié)查督辦職能。高職院校辦公室作為基層管理部門，在實(shí)際工作中行使著協(xié)查督辦的職責(zé)。首先要對各部門以及相關(guān)人員在現(xiàn)階段所負(fù)責(zé)的工作了如指掌，同時要立足于學(xué)校全局利益，隨時了解各項(xiàng)工作任務(wù)的進(jìn)展，并且要關(guān)注完成質(zhì)量；其次如果發(fā)現(xiàn)執(zhí)行部門或有關(guān)人員在無充分理由的情況下無故拖延工作，辦公室要做出適時提醒并督促實(shí)施，同時要如實(shí)的向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便于領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況做出其他調(diào)整。

三、新形勢下高職院校辦公室行政管理工作的改進(jìn)措施

1.關(guān)注并重視辦公室工作。高等教育的發(fā)展使得高職院校辦公室的工作變得越發(fā)重要。作為領(lǐng)導(dǎo)層，尤其要重視辦公室工作，要認(rèn)識到辦公室行政管理工作對于整個學(xué)校發(fā)展的重大意義，要優(yōu)先建設(shè)和發(fā)展辦公室。辦公室因?yàn)槠渚C合性和全面性等特性，在實(shí)際工作中可委以重任，讓辦公室人員得到更多的鍛煉。高職院校辦公室行政人員地位低、待遇低、表彰少、評職稱難，這些從某種程度上都會影響辦公室人員的工作積極性，進(jìn)而影響辦公室行政管理工作的成效。因此要建立健全的考核制度，將考核結(jié)果與干部任用選拔、工資待遇以及職稱評聘掛鉤，從而激發(fā)辦公室人員的工作積極性。

2.建立完善的規(guī)章制度。高職院校辦公室的工作繁雜、頭緒多且面廣，還常常會面對很多突發(fā)性和臨時性的任務(wù)。完善的規(guī)章制度可以幫助辦公室人員做到忙而不亂，井井有條。結(jié)合OA系統(tǒng)，辦公室行政管理工作的流程建設(shè)是勢在必行的，印章使用、檔案查詢、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、會議室安排、車輛管理等，一旦制定出完備的工作須知以及辦事流程，發(fā)文至全院范圍，都將大大提高辦公室行政管理工作的效率以及效用，真正做到有章可循。同時也要注意在實(shí)際的使用過程中，聽取各方面的意見和建議，根據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行調(diào)整、改善。

3.明確辦公室職責(zé)。在討論高職院校辦公室職能時，都知道辦公室具有參謀助手的作用，而在實(shí)際工作中，大部分辦公室工作都是被動的，遇到問題時，更多的是選擇緘口不言或者附和領(lǐng)導(dǎo)意愿。在服務(wù)過程中，關(guān)注細(xì)節(jié)，抓小放大，督辦不力是一直存在的問題。辦公室作為同等行政級別的部門，在進(jìn)行溝通時常常會有無力感。因此辦公室行政管理工作要想高效完成，必須要明確職責(zé)。職責(zé)明確，辦公室人員才能放心大膽的干，工作熱情高漲，精神面貌煥然一新，業(yè)務(wù)能力得以提升，這些對于學(xué)校各部門的行政管理工作都具有指導(dǎo)意義，對學(xué)校的全面發(fā)展有著不可低估的作用。

4.規(guī)范辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置以及分工。大部分高職院校都是由以前的中專校升格而來的，很多都是根據(jù)傳統(tǒng)沿用以往的機(jī)構(gòu)設(shè)置。通常是黨委辦公室和院長辦公室合署辦公，甚至有的還會包括外事辦。在復(fù)雜多樣的機(jī)構(gòu)設(shè)置下，辦公室人員常常身兼數(shù)職，特別是遇到臨時任務(wù)，往往會一邊負(fù)責(zé)文件運(yùn)轉(zhuǎn)以及督辦工作，一邊還要負(fù)責(zé)會務(wù)接待；一邊做著會議記錄，一邊還要做會場服務(wù)。多重身份、職責(zé)不明晰就會造成工作混亂的局面，出現(xiàn)問題時相互推諉，因此要求辦公室要層次化管理、崗位設(shè)置規(guī)范化、分工明確化。例如有的學(xué)校在辦公室下面設(shè)行政科、綜合科、秘書科，在科室下面又會設(shè)置具體崗位，做到人與責(zé)相對應(yīng)。這樣才能做到權(quán)責(zé)明晰，杜絕推諉，有效提升辦公室行政管理工作的效用。

5.加強(qiáng)對辦公室人員的培訓(xùn)。高職院校辦公室作為一個學(xué)校的職能部門，不僅是從事行政管理工作，還是學(xué)校的形象和窗口部門，即首先是教師，然后才是行政管理人員。辦公室人員的素質(zhì)直接反映出一個學(xué)校行政管理水平以及辦學(xué)水平的高低。校領(lǐng)導(dǎo)要對辦公室人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)給予肯定和支持，拓寬眼界，提升能力，強(qiáng)化素質(zhì)，才能更好為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。

四、結(jié)語

高職院校在從中專校升格以后，經(jīng)歷了全速發(fā)展時期，在這個過程中，高職院校的辦公室行政管理工作摸索出了一些經(jīng)驗(yàn)，但是還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。新形勢下，如何更好的為實(shí)現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)目標(biāo)服務(wù)、如何促進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展等問題的思索，對辦公室行政管理工作提出了新的要求。只有關(guān)注并重視辦公室工作、建立完善的規(guī)章制度、明確辦公室職責(zé)、規(guī)范辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置以及分工、加強(qiáng)對辦公室人員的培訓(xùn)，才能真正建立起一支“能戰(zhàn)斗、會戰(zhàn)斗”的辦公室行政管理隊(duì)伍。

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