淺談公文信息檔案保密的重要性

夏歡

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 “泄密事件無小事，保密工作勿小為。”信息時代，公文信息檔案的保密工作是一項非常重要的工作。電力企業的公文信息檔案涵蓋著豐富的科技資源和知識信息，做好保密工作是保證電力企業健康穩定發展的客觀需要。本文就公文信息檔案保密的重要性做出闡述，并提出可行性建議。

關鍵詞 公文 檔案 保密 電力企業

改革開放以來，我國社會主義市場經濟深入發展，信息化進程不斷加快，為公文信息檔案保密工作帶來了新的機遇與挑戰。在中國電力迅速發展的幾十年里，電力企業高度重視電力工程的建設，而忽視企業內部公文信息檔案的保密工作，導致目前我國電力企業在公文信息檔案保密工作上普遍存在諸多問題。因此，對公文信息檔案保密的重要性這一課題的研究十分必要。

一、做好公文信息檔案保密工作的重要意義

（一）保護公文信息檔案中所承載內容的秘密性

公文信息檔案中包含許多涉及國家秘密的科技成果和經濟數據等資料，電力企業的公文信息作為企業生產經營活動的原始記錄和原始憑證，涵蓋調度運行、營銷收費等各方各面。將公文信息的內容刊載于包括電子文檔在內的各種信息載體上，就必須對信息載體采取相應的保密措施。鑒于涉密公文信息產生的不定期性，公文信息檔案的保密工作應該貫穿于收集、整理、加工、傳遞和反饋的整個過程。由此可見，做好公文信息檔案保密工作有利于保護公文信息方案中所承載內容的秘密性。

（二）確保公文信息檔案的參謀性和專一性

參謀性是指公文信息主要是為領導和決策層服務的，為領導提供參考資料和參謀意見，為決策提供依據和借鑒。電力企業公文檔案中的許多原始信息涉及國家秘密和行業機密，不能大范圍公開；專一性是指公文信息有特定的服務對象和服務范圍，電力企業的公文檔案是企業成長、發展歷程的真實寫照，主要為企業未來的發展提供借鑒，需要采取一定的保密措施。由此可見，做好公文信息檔案保密工作可確保公文信息檔案的參謀性和專一性。

（三）有效控制公文信息檔案所產生的效應

有些公文信息涉及到國家和部門的核心事項，有些則是為核心事項的決策提供依據，因此所產生的效應十分重要。電力企業庫藏的公文信息檔案可為企業未來的發展提供檔案服務和工作支持，其中不僅包括成功的經驗，也包括失敗的教訓，對于這些信息資源采取保密措施，可有效防治失誤類信息流出，對企業造成負面影響。由此可見，做好公文信息檔案保密工作可有效控制公文信息檔案所產生的效應。

二、公文信息檔案的保密工作存在的問題

近年來，我國電力企業在公文信息檔案的保密工作上取得了長足進步，但仍存在以下幾方面問題：一是文件管理。對內部文件重要程度鑒定不準，隨意自行標注“秘密”。秘密文件與普通文件混放在一起，沒有放入專門保險柜存放，存在秘密文件丟失的風險。二是檔案管理。部分電力企業因辦公條件所限，未設置專門檔案室，無專職的檔案管理員，沒有做到集中管理，而是將公文信息檔案資料隨意堆放在普通庫房，且沒有防火、防水、防濕、防盜等保護設施，存在極大的安全隱患和泄密隱患；三是文件、資料的印刷與銷毀。大多數電力企業的大型會議資料均選擇在系統外的正規印刷廠進行印刷，廢品由印刷廠自行銷毀，但很少與其簽訂保密協議，存在一定隱患泄露企業內部秘密。大多數單位對過期無效文件、廢舊資料沒有統一集中到保密部門指定地點銷毀，或將其隨意出售給廢品收購站，存在一定泄密風險；四是計算機與網絡管理。

三、加強公文信息檔案保密工作的重要舉措

（一）提高公文信息檔案管理人員的素質

作為公文信息檔案管理工作的具體執行者，具有知密早、知密多、知密深的特點，管理人員的工作態度和工作效率直接影響著保密工作的質量和結果。提高公文信息檔案管理人員的素質是做好保密工作的前提，首先，要提高管理人員的政治素質，保持堅定的政治信仰，以國家利益和電力企業的利益為重，嚴守秘密；其次，要提高管理人員的思想道德素質，使之具備高度的責任心和使命感、嚴謹的工作作風和豐富的專業知識，把保守國家和企業秘密作為自己神圣的職責和應盡的義務。

（二）建立科學的公文檔案保密管理制度

公文信息檔案保密管理制度是確保公文機密不被泄露的重要保障，電力企業應根據自身工作實際，在遵循國家有關公文檔案保密，信息管理工作的法律法規和政策的基礎上，設立相應的公文檔案管理機構，建立健全保密工作的規章制度，制度中要有對涉密人員的培訓教育、重要公文信息檔案的管理、涉密資料的印刷和銷毀、信息網絡安全管理、移動存儲介質管理等的具體規定，對保密工作進行嚴格規范，做到有章可循。

（三）加強信息網絡安全

信息化時代，信息網絡已成為公文信息檔案的重要載體。電力企業的信息網絡是智能電網的基礎，電力信息網絡的安全是電力企業公文信息檔案的保存、流轉以及電網信息化健康可持續發展的關鍵所在。加強信息網絡安全，確保電力信息網絡安全可靠運行、最大程度的阻斷非法攻擊、防止電網數據泄露或被非法篡改，直接關系電力企業公文信息檔案保密工作的順利開展。

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