國有企業設備檔案管理現狀與對策分析

藺一梅

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 國有企業的設備檔案資料是整個國有企業設備運行的記錄，是對于國有企業來說非常重要的信息方面的資源。本篇文章針對國有企業的設備檔案資料的管理現狀進行了分析，并且針對國有企業設備檔案資料管理中存在的問題相應地提出了解決對策。

關鍵詞 設備檔案 檔案管理 企業經濟利益

國有企業的設備檔案，指的是國有企業固定資產的一些機器和一些儀器設備的圖紙、設備儀器的一下誒運行記錄以及有關設備儀器的一些損壞記錄和檢修記錄，還包括國有企業固定資產的一些機器儀器的其他技術方面的資料。國有企業的設備檔案資料，反映了整個國有企業中固定資產的機器儀器設備從申請購買到機器儀器設備的使用開發的整個過程，它記錄了機器設備使用單位所從事的所有的生產活動，反應了企業運作的真實情況。國有企業的設備檔案是國有企業檔案的重要組成部分，國有企業的部門人員可以通過對國有企業檔案資料的整理以及分析中，了解到國有企業中的機器設備目前的運行狀況，為企業中的設備 的安全監測以及故障診斷等提供了十分科學的依據。

一、國有企業設備檔案管理現狀

對國有一起的設備檔案資料管理是企業的檔案管理的非常重要的方面，并且也是企業在機器設備管理方面的重要組成部分，它承擔著企業所有機器設備資料的收集、信息的記錄、內容的填寫、資料的鑒定、歸檔以及對數據的統計等一系列的任務。國有企業的設備檔案資料如此重要，如果對于它的管理十分落后的話，將會在一定程度上制約著國有企業中機器儀器設備的使用效益方面的提升，而且在實際工作的時候，國有企業的設備檔案管理工作經常會被工作人員忽視或者對其過于簡單化的處理。工作人員對于國有企業設備資料的收集比較困難，大多數的國有企業并不是非常重視企業的設備檔案管理，相關方面的制度也不是很健全，對于設備資料的歸檔也不能及時完成，這導致了大多數的機器儀器設備資料的四十，使得這些機器儀器設備不能留些一套比較完整的設備檔案資料，這在某種程度上會影響整個企業中機器儀器設備的使用，降低企業的經濟效益。除此之外，相關工作人員也沒有認真做好對國有企業機器儀器設備檔案的整理工作，在進行機器儀器設備立檔的時候，相關人員并沒有嚴格地按照相關的立檔規定進行操作，也沒有認真對檔案資料進行校對，這使得企業的檔案資料不能夠完全真實地反應企業中的機器儀器設備的真實運行情況。

二、針對國有企業設備檔案管理的現狀提出的對策

（一）對設備檔案收集的廣泛度進行擴大

國有企業在進行機器儀器設備檔案資料收集的時候，必須是在統一的原則指導的情況下，因此國有企業應該對企業內部的收集歸檔制度進行健全，相關的歸檔人員應該做好機器儀器設備材料的形成、積累、歸納整理工作，并且將做好這些工作納入到企業的工作流程當中，并將其列入到相關歸檔人員的職責范圍之中。機器儀器設備檔案收集的范圍包括：將機器儀器設備購買回企業的時候所帶回來的相關的文件資料、對機器儀器設備進行安裝調試的相關文件以及機器儀器設備出現損壞時的維修文件。除此之外，國有企業檔案室的相關工作人員也應該充分發揮檔案室的重要作用，將被動地收集機器儀器設備資料變成主動地進行相關資料的收集。

對設備檔案的保管工作進行加強

國有企業機器儀器設備檔案工作的保管制度有兩種，一種是企業中所有的檔案資料的所有的環節都是有企業中的檔案部門承擔的，這種檔案保管方式比較適合于一些中小型的企業，另一種檔案保管的方式便是企業中所有機器儀器設備的保管時候總的檔案部門進行集中化、統一化的管理，具體部門的檔案有相關的部門進行管理，這是一種分層管理的方式，這種檔案保管方式則比較適合于一些中型企業和大型企業或者是一些生產基地比較分散的一些中型企業和小型企業。國有企業機器儀器設備檔案資料的保管期限則是由機器儀器設備的使用壽命來決定的，保管期限是隨著機器儀器設備實體存在而存在的，設備實體的壽命長，那相應的檔案資料的保管期限則長。機器儀器設備檔案資料的保存價值則是這些檔案資料能夠為現實生活中機器儀器設備工作提供服務，如果機器儀器設備報廢的話，那這些相關的檔案資料就會失去相應的價值，企業應該對其進行銷毀。除此之外，國有企業機器儀器的檔案設備管理具有動態性，在機器儀器設備報廢之前，這些檔案資料都是隨著機器儀器設備的情況變化而有所變化，所以在進行機器儀器設備檔案管理的時候，相關的保管人員應該進行全程跟蹤。對于機器儀器設備檔案資料管理的時候，保管的地點必須是安全的，應該有比較規范的檔案排架，除此之外，檔案保管室中應該恒溫、恒濕、防塵、防光、防有害氣體。

（三）對設備檔案的信息資源進行深入開發

對機器儀器設備檔案資料的開發利用是進行檔案資料保管工作的最終目的，機器儀器設備檔案資料本身是床在不出價值的，只有在用到檔案資料的時候，檔案資料的價值才能夠顯示出來，這些檔案資料將會成為寶貴的財富，所以工作人員應該積極主動地對這些檔案資料進行運用，將檔案資料的價值發揮出來，促進企業的機器儀器設備各項工作的改進。國有企業也應該對機器儀器設備檔案資料管理的相關制度進行健全，要定期對檔案管理人員進行培訓，提高檔案人員的歸檔意識。設備檔案工作人員也應該積極對完整保存機器儀器設備檔案資料的重要性進行宣傳，將這些檔案資料的歸檔工作作為自身的日常工作內容，同時檔案人員也應該定期檢查在檔案保管工作中存在的問題，并積極對其進行糾正。檔案管理人員也應該注意加強和其他部門的交流溝通，從源頭上對檔案保管中存在的問題進行相關控制，將機器儀器設備的歸檔工作努力做好，保證設備檔案資料的準確性和完整性，并充分將檔案資料的作用發揮出來，提高企業的經濟效益。

（四）對設備檔案管理信息化建設加快節奏

要想快速有效地解決國有企業設備管理中的大量數據問題，就必須要引入網絡共享管理，加快設備檔案管理信息化的節奏。國有企業應該根據機器儀器設備所歸檔的相關資料建立起一個信息網站，建立出一個比較規范的檔案數據庫，為設備資源的開發以及利用提供服務。國有企業開發出以網絡為前提的設備管理軟件，設備管理人員就能夠通過網絡平臺實現自動化操作，不僅能夠減輕檔案管理人員的負擔，還能夠提高檔案管理的工作效率。企業在進行檔案管理的時候，相關工作人員不但要注意對檔案資料的靜態管理，還要十分注重對檔案資料的動態管理，相關工作人員可以利用網絡平臺實現國有企業中機器儀器設備動態檔案的信息處理、信息傳輸以及信息的共享工作，逐步建立信息自動化 系統。

結語

國有企業的設備檔案資料，反映了整個國有企業中固定資產的機器儀器設備從申請購買到機器儀器設備的使用開發的整個過程，它記錄了機器設備使用單位所從事的所有的生產活動，反應了企業運作的真實情況。但在國有企業設備檔案資料管理的過程中存在一些問題，工作人員對于國有企業設備資料的收集比較困難，大多數的國有企業并不是非常重視企業的設備檔案管理，相關方面的制度也不是很健全，對于設備資料的歸檔也不能及時完成，除此之外，相關工作人員也沒有認真做好對國有企業機器儀器設備檔案的整理工作，在進行機器儀器設備立檔的時候，相關人員并沒有嚴格地按照相關的立檔規定進行操作，也沒有認真對檔案資料進行校對，這使得企業的檔案資料不能夠完全真實地反應企業中的機器儀器設備的真實運行情況。為解決這些問題，國有企業應該對設備檔案收集的廣泛度進行擴大，對設備檔案的保管工作進行加強，對設備檔案的信息資源進行深入開發以及對設備檔案管理信息化建設加快節奏，從而提高企業的經濟效益。

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