關于依法做好民族醫藥行業科技檔案管理工作的思考

文/內蒙古疾病預防控制中心 馮克民

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關于依法做好民族醫藥行業科技檔案管理工作的思考

文/內蒙古疾病預防控制中心 馮克民

【摘要】本文結合工作實際，論述了依法做好民族醫藥行業科技檔案管理工作的相關問題。

【關鍵詞】民族醫藥行業；科技檔案管理；思考

近年來，隨著內蒙古民族醫藥事業的快速發展，產生了大量民族醫藥科技檔案。收集、整理、保管、利用好科技檔案，使科技檔案中的科學技術向現實生產力滲透和轉化，可以促進民族醫藥科學技術水平的提高和發展。因此，搞好民族醫藥科技檔案工作對民族醫藥行業的發展意義重大。

一、依法治檔是做好行業科技檔案工作的根本保證

由國家發布實施的《科學技術檔案工作條例》《科學技術研究檔案管理暫行條例》等法規性文件，為科技檔案工作依法治檔提供了法律依據。但在民族醫藥科技檔案工作中，依照檔案法規標準管理科技檔案還存在不少差距，有法不依、有標準不執行的現象還很突出，忽略管理法規和標準要求導致科技檔案歸檔不全、材料不真實、整理不規范的情況時有發生。要從根本上解決這些問題，關鍵要貫徹落實國家關于科技檔案規則及法規標準，使涉及科技檔案的部門和個人都按照法規標準管理和從事檔案工作。

（一）要不斷提高對科技檔案工作的認識。科技檔案工作是生產管理、技術管理、科研管理的重要組成部分，涉及工業、農業、交通、基建、科研、軍事、地質、測繪、水文、氣象、教育、衛生等行業。首先，要提高對科技檔案工作性質的認識，明確科技檔案行政管理工作是以國家各項建設事業的長遠和現實需要為目標，以檔案法律法規為準則，對全國以及地方科技檔案工作進行統籌規劃、組織協調、監督指導的過程和活動，把握科技檔案工作是一項管理性、服務性、科學性、文化性的工作定位，使科技檔案工作得到各級部門、各級領導及廣大職工的高度重視。其次，具體在工作布局分配方面，民族醫藥行業應當把科技檔案工作納入民族醫藥的開發、生產和科研管理工作之中，加強領導，增強意識，強化管理。在實際工作中，將行業規范及政策法規及時傳達給上級部門及主管領導，使之了解國家關于科技檔案的法規標準，了解科技檔案對行業發展的重要性，不斷提高對科技檔案工作的認識，發揮科技檔案的借鑒作用和繼承科技知識、傳遞交流科技成果的橋梁和紐帶功能，使之成為行業科學技術資源的有機組成部分和社會效益的重要工具。要通過上下協調、齊抓共管、營造良好的檔案工作氛圍，使檔案工作者行之有效地依法做好科技檔案工作。

（二）要不斷提高檔案工作人員的職業素養和依法管理科技檔案的能力。第一，要根據檔案職業道德的規范與準則，不斷提高行業檔案工作者的職業道德修養，培養良好的職業操守，使檔案人員在履行崗位職責時，能夠做到忠于職守、愛崗敬業、遵紀守法、博學求進、公正服務。應當把對檔案事業的熱愛傾注到具體工作的各個環節，使檔案工作者成為素質高、業務精、作風硬的行業優秀人才，能夠適應在科技檔案工作崗位上依法管理的要求。第二，檔案從業人員應當系統地、持續不斷地更新知識并卓有成效地做好本職工作。檔案工作人員應當努力使自己具備三個方面的知識儲備，即法律知識、專業理論知識和現代管理知識。應當通過各種教育途徑，拓寬檔案管理人員的知識面，適應崗位發展的需要，學習新技術、新技能和相關領域的知識，開闊視野，增長見識，以適應新時期檔案管理的要求，提高檔案管理的政策性和依據性，履行好檔案從業人員的職業使命，為民族醫藥事業作出應有的貢獻。第三，要不斷加強民族醫藥行業檔案法制建設，提高檔案從業人員法律法規意識，發揮檔案法律法規與其他法律法規相同的規范作用和特有的管理檔案事物的作用，充分認識檔案法律法規是規范、促進檔案事業持續、健康、協調發展的根本保證，是妥善保護檔案安全，充分發揮檔案作用的強有力手段，是國家法律法規體系的組成部分，是促進社會主義法制建設逐步完善的基礎之一。依法治檔，加強民族醫藥行業檔案法制建設，有助于改善行業的法制環境，推動行業法制建設的進程。

（三）要建立完善的科技檔案管理制度。在實際工作中要依法治檔，就要把國家和行業有關科技檔案工作的法規作為政策指導和制定行業標準的依據，結合行業的實際，把科技文件的形成、收集整理歸檔、開發利用各工作環節有關人員的崗位責任制，形成既具有指導意義又有約束力的科技檔案工作程序文件，使相關部門有法可依。同時，要形成檔案部門必須參加醫藥科技成果鑒定、醫藥新產品開發等科技活動，這樣國家和行業關于科技檔案管理的法規才能在各部門及醫藥管理單位中得到貫徹實施，依法治檔在具體工作中才真正能夠得到體現。

二、制度建設是加強行業科技檔案管理的重要基礎

民族醫藥科技檔案工作要實行統一領導，分級管理的原則，根據本單位的實際情況，建立健全檔案的綜合管理機構。科技檔案工作是各項科技管理工作的重要組成部分。要加強對科技檔案工作的領導，要把科技檔案工作納入本單位的發展規劃，列入領導的工作日程。在經費、庫房、設備、人員、科研和培訓等方面給予充分保證。

（一）科技文件材料的歸檔。要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個部門產生的科技文件材料，由哪個部門負責歸檔。做到醫藥新產品的開發、科研、管理等工作活動完成后都有完整、準確、系統的科技文件材料，并按制度歸檔保存。凡是歸檔的科技文件材料，立卷時應遵循它的自然形成規律及其有機聯系，真實反映它的歷史過程；應該做到書寫材料優良、字跡工整、圖樣清晰、裝訂整齊。科技文件材料的歸檔份數，重要的歸檔3份，一般的歸檔1-2份。

（二）做好對歸檔科技檔案的分類、編目、登記工作。應根據本單位檔案的數量，設置專門檔案庫房和配備相應的檔案設備。庫房內應保持適當的溫度、適度，并應具備齊全的消防器材，確保檔案安全。在進行檔案著錄工作時，必須按照國家標準局頒發的《檔案著錄規則》進行，同時應結合本單位檔案管理工作的現代化進程，逐步實現科技檔案管理的標準化、規范化和現代化。

（三）建立健全科技檔案借閱制度。借出的科技檔案應根據使用范圍、保密程度履行一定審批手續。凡是根據檔案材料編制的各種匯編、索引、手冊等，在對外交流時，均應按原檔案材料的使用范圍，經單位主管領導批準后，才能進行。檔案部門要建立健全檔案的統計工作制度。統計內容包括檔案管理基本情況、檔案數量、檔案提供利用及其利用效果。

三、開發利用是醫藥行業科技檔案工作的最終目的

科技檔案的利用服務是衡量行業部門科技檔案工作的最高標準，科技檔案的開發利用也是做好行業科技檔案工作的最終目的。在加強科技檔案各項基礎管理的同時，應把主要精力放在科技檔案服務利用上。

（一）加強檔案信息資源的收集工作，積極主動為民族醫藥的開發和人民群眾的健康提供利用服務。拓展檔案信息服務功能，加大檔案信息資源的管理力度是目前檔案工作的重要任務，我們應結合不同時期行業工作的總體任務，關注各部門關注的重點、熱點，了解和掌握各部門工作進程和服務需求。及時收集整理基礎材料，增強醫藥部門的信息服務能力。這就要求檔案人員走出檔案室，了解部門各項工作動態，及時提供各相關工作所需的檔案資料，使檔案的管理功能在醫藥的開發和科研管理活動中得到應用。

（二）應用先進技術手段提高科技檔案利用服務質量。計算機技術的普及及應用，要求醫藥行業及部門要全面利用計算機管理科技檔案，應用激光掃描、縮微技術將重要的科技檔案存入計算機，利用計算機信息管理網絡傳遞科技檔案信息，使科技檔案查詢利用更方便、快捷、準確。檔案部門應轉變觀念，在服務形式上樹立“精品”意識，有效檢索檔案及傳遞檔案信息，不斷開發計算機檢索新途徑，為利用網絡技術提供檔案信息，實現信息資源共享。

（三）開展科技檔案信息的編研。隨著計算機在科技檔案管理中的應用，檔案管理人員應學會做好專題史料的編制工作，提高科技檔案管理效率；同時還應根據民族醫藥開發、科研需要，深層次開發利用檔案信息資源，為領導決策、部門工作提供依據和參考資料。首先，在信息開發及編研工作上要根據利用規律及本行業發展趨勢、目標，提前做出預測，有目的地進行選題，突出重點，使開發的信息和編研的成果更具特色。其次，積極利用現代化的開發編研手段，加快開發編研工作進度，縮短開發編研時間，多出“精品”。通過快捷的檢索途徑把最具權威性、最具價值的檔案信息傳遞給利用者，為民族醫藥事業的發展更好地服務。

總之，建立健全民族醫藥科技檔案，促進民族醫藥科技成果的傳播及應用，順應時代發展，是民族醫藥行業檔案工作在新時期的必然選擇；提高科技檔案管理水平，推動檔案管理工作在創新中發展，是每個民族醫藥科技檔案工作者的重要使命。