用創(chuàng)新的理念，促進辦公室職能作用的發(fā)揮

吳劍

摘 要：辦公室作為一個綜合部門，工作開展得如何，直接制約和影響到整個單位工作的正常開展。隨著辦公室工作內容的不斷豐富和發(fā)展，工作領域也越來越寬廣，對文秘人員的素質要求也越來越高，文秘人員必須具備多方面的素質方能勝任此項工作。辦公室要當好領導的參謀和助手，樹立大局意識，從領導的角度思考問題，力求參到點子上，謀到關鍵處。要樹立全心全意為人民服務的意識，把服務作為基本職能，把強烈的事業(yè)心和責任感轉化為積極的參與意識，為領導提供最佳服務。

關鍵詞：辦公室；職能；創(chuàng)新

辦公室作為一個綜合部門，是承上啟下、協(xié)調左右、連接內外的樞紐。辦公室工作千頭萬緒、包羅萬象。辦公室工作開展得如何，直接制約和影響到整個單位工作的正常開展。隨著社會的發(fā)展和科技的進步，如何加強新形勢下辦公室工作，充分發(fā)揮辦公室職能，是我們面臨的一個新課題。

一、辦公室工作人員要具備較高的綜合素質

一是扎實的文字功底。文秘工作的主要內容之一就是文稿起草、辦文批文等。這就要求秘書有過硬的文字功夫，熟悉各種公務文稿的特點、性質和作用，這也是做秘書的最基本的條件。同時，要有良好的文化積淀，博學多才，善于積累。作為一個優(yōu)秀的文秘人員，只有熟悉全面情況，才能寫出真正有價值有水平的文章。

二是堅定的政治立場。只有在思想上和行動上與黨保持一致，才能做到政令暢通、令行禁止。辦公室作為單位的“窗口”，涉及的各項工作在很大程度上代表著部門的立場，反映著部門的形象。因此，文秘人員要不斷地強化“窗口”意識，用一流的人格和人品，一流的工作態(tài)度，一流的工作作風，一流的工作業(yè)績來塑造辦公室的良好形象。

三是善學的求知精神。文秘人員要特別注重學習和知識的積累，樹立終身學習意識。結合自身實際有針對性地制訂學習計劃，利用一切可以學習的時間學習，既要學習理論知識，也要學習業(yè)務技能，優(yōu)化知識結構。還要善于在實踐中學習，重視調查研究，善于分析和總結，真正從實踐中獲取知識。

四是嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。辦公室工作繁雜而瑣碎，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤都會引發(fā)連鎖反應。這就要求辦公室工作人員要細心和耐心，在辦文、辦會、辦事上一絲不茍。

二、辦公室工作人員要練就較強的協(xié)調能力

一是溝通能力。由于辦公室工作接觸面廣，知識水平參差不齊、能力高低不一、職業(yè)各式各樣。這就對文秘人員的溝通能力提出了更高的要求。只有不斷地加強學習，盡可能多地掌握多方面的知識，積極開發(fā)多種溝通渠道，熟練運用溝通技巧，善于爭取別人的理解并適時發(fā)表自己的意見，與對方產生共鳴，從而達預期的目的。

二是協(xié)調能力。辦公人員要統(tǒng)籌兼顧，理順各部門的關系，采取合理的方式達到協(xié)調的目的，從而促進各項工作平穩(wěn)有序地開展。在溝通的基礎上協(xié)調，在協(xié)調的基礎上更好地溝通。通過溝通，才能使個人在集體中充分發(fā)揮作用。

三、辦公室工作人員今后努力的方向

胸懷大局，提高服務質量。“三個服務”是辦公室的重要職能，辦公室工作人員要胸懷大局，端正服務態(tài)度，提高服務質量。首先是要分清主次，要把政務性工作和事務性工作區(qū)別對待。在現(xiàn)實工作中，要分清主次，把政務性的事留著自己辦，把握好大的方向和原則，為領導提供正確的參考意見。把事務性的事交給其他人員辦，交待清楚注意事項，做到滴水不漏。其次是要胸懷全局，保證服務的準確性。在黨政主要領導的直接領導下開展工作，要服從領導，不可擅自越位進行工作安排。同時，又要“兵位帥謀”，從全局的角度思考問題，不能僅僅聽命于領導，對領導的錯誤決策，要及時提醒，當然要講究方式方法和策略，盡可能保證服務的正確性。三是要注重細節(jié)，提高服務質量。辦公室工作無小事，任何失誤都可能影響大局，要在仔細、周密和嚴謹上下功夫，增強工作的敏感性，把工作做細、做實。

完善制度，高效有序工作。辦公室的工作涉及面廣，因而要逐步修訂完善、逐步形成一套規(guī)范化、科學化、制度化的工作制度和工作流程，保證工作高效有序運轉。在此基礎上，還要抓好“三個結合”：一是分工與協(xié)作相結合，要明確專人負責具體工作，防止分工不清，推諉扯皮。同時，辦公室的有些工作具有突發(fā)性，為了保證按時完成緊急任務，又需要全體人員通力協(xié)作。二是原則性與靈活性相結合，對于一些原則性的規(guī)定，必須不折不扣執(zhí)行。對于特殊情況，只要不觸犯相關規(guī)定，就應靈活執(zhí)行。三是事前調研與事后督導相結合，要做好事前調研工作，掌握第一手資料，為領導提供正確翔實的決策信息。對領導作出的決定和安排，要加強督導，保證執(zhí)行不走樣。

深入調研，當好參謀助手。辦公室人員由于處理的公文多、參加的會議多、接受的信息多，加之經常在領導身邊工作，對領導的思路比較清楚，是領導的得力助手和參謀，因而要加強對信息的收集整理，合理分析、科學推理，積極為領導決策想辦法、出主意，幫助領導制定正確決策。

加強錘煉，提高個人修養(yǎng)。辦公室工作人員要有豁達大度的性格，要真誠待人、坦蕩做事，要有容人的雅量和風度，吃得了虧、受得了氣，要一視同仁，與人為善。對他人的缺點或失誤，不求全責備，不能自以為身居“要職”就可呼風喚雨。要低調做人，時刻想著自己是職責是服務，在任何情況下都不能忘乎所以。那就是對上不卑，秉公直言是對領導盡職盡責的表現(xiàn)；對下不亢，虛懷若谷，贏得群眾理解和支持。要公平公正辦事，防止拉幫結伙，辦公室工作人員對外交往較多，在講原則的同時廣交朋友，真誠待人。

自警自省，堅守道德底線。辦公室工作人員由于業(yè)務涉及面廣，又經常受領導委托辦理一些具體事務，因而要時刻筑牢拒腐防變的思想道德防線，面對“誘惑”頂?shù)米。牭健胺亲h”站得穩(wěn)，身臨“攀比”立得正，純潔社交圈，凈化生活圈，規(guī)矩工作圈，管住活動圈，不能沾染不良嗜好和不廉潔行為。經常想一想自己是不是把心思和精力都用在了工作上，工作中是不是還有什么疏漏；經常想一想自己是不是勇于擔當，是不是大膽創(chuàng)新工作；經常想一想是不是嚴格遵守廉潔從業(yè)的規(guī)定，有無接受服務對象吃請或接受財務的行為。