淺談物業公司的檔案管理與創新的模式

張聰

摘 要：物業公司檔案管理關系到物業管理水平，是物業管理的依據。實際工作中物業公司在物業檔案管理方面有著很大的問題。其管理模式較為落后，手段和技術不夠先進，人員素質也較低。針對此，本文討論物業公司檔案管理的策略。

關鍵詞：物業檔案；全程管理；創新

物業公司的檔案包括物業管理人員檔案、物業使用人員檔案、維修維護記錄，以及建設圖紙、開發商檔案等，涵蓋物業管理的方方面面。如今物業管理工作面臨著較大的變革，這是因為人們對物業管理的要求日漸提高的緣故。為提高物業管理水平，提高物業檔案管理水平的需求也日益緊迫。

一、物業公司檔案管理的特點

物業公司檔案與其他公司檔案有著顯著的不同，它并非雖物業管理的開始而開始，而是從設計選址就開始的，其檔案的利用也不僅僅是服務于公司，更重要的是服務于業主。

二、物業公司檔案管理現狀

（一）傳統檔案管理

無論哪種類型的檔案，其管理都離不開收集、整理、鑒定和利用四個步驟。傳統的檔案管理也就是對實體檔案的管理，它們通過文字記錄等方式需要有一個實體介質，因此還需要必要的保存空間和保存措施。一般而言，物業檔案管理需要把物業文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、管理檔案、員工檔案、聲像檔案和物業專門檔案等進行收集歸檔，再加以整理鑒別，以便日后利用。

（二）信息化檔案管理

物業檔案的信息化管理并非只是數字化檔案的管理，它還包括實體檔案的數字化和信息化。信息化管理是物業檔案管理的總體趨勢，它可以節約一定程度的檔案存儲空間，同時方便檢索和利用，可以提高物業管理的效率。目前物業檔案信息化管理主要有兩種形式，其一是通過軟件將信息進行整理錄入，檢索方便，但工作量大；或者將檔案資料已圖片的形式進行保存，它雖然不便檢索，但可以保證檔案的完整性，避免出錯。此外，在更新資料上的便利，是信息化檔案管理所特有的。信息化檔案的一個顯著缺點，同時也是優點就是，傳播便利。這就需要加強對敏感信息的管理。

（三）存在的問題

我國的物業檔案管理還存在許多方面的問題，管理水平也較低，這與缺乏完善的制度和參差不齊的管理人員素質有關。此外物業檔案管理的顯著問題包括監管制度的缺乏、管理流程的不規范、管理人員素質較低和管理設施不夠完善等四個方面。物業公司檔案的特點，在于它不光服務于自己公司，還主要為業主服務，也就是為物業管理服務。在這個意義上，要求檔案能夠盡可能完善。一般物業公司介入檔案收集工作較晚，通常在建設施工完成以后。而在實際的物業管理中，通常要頻繁遇到使用建設時期檔案的情況，由于檔案不全，造成了物業管理水平下降。此外由于設施不完善造成檔案損壞等，也體現了物業檔案管理意識的缺乏。

三、物業公司檔案管理的創新和策略

（一）健全物業檔案管理體系

要想提高物業檔案管理水平，從而提高物業管理水平，就需要建立起一個完善的物業檔案管理體系。這首先就要使當地的檔案部門發揮好它的監管作用，使物業公司檔案管理做到規范化。其次則要協調好物業公司和業主委員會的關系。業主委員會要將物業檔案管理的權責全權移交給物業公司，并配合和監督物業公司做好檔案管理工作。物業檔案的管理要嚴格依照我國檔案法的規定，實行“統一的領導”和“分級的管理”，使檔案的完整與安全得到切實的保證。

（二）完善物業檔案管理制度

職能部門應當加緊完善物業公司檔案管理制度，對物業檔案管理人員的行為進行規范，要從檔案局自身的職能出發，做好引導和監督工作，使物業檔案管理制度能夠真正保護好業主的切實利益，包括個人信息、產權的保障和利用檔案的權利。

（三）規范物業檔案管理流程

物業檔案管理的流程應當從工程設計階段就開始實行。應當改變傳統“先使用，后管理”的落后理念，提倡“全程化的物業管理”，廣泛收集設計、施工時的檔案資料，并在物業公司投入管理之后，不管收集完善管理之中的物業檔案，使得物業檔案能夠準確物業管理的現狀，能夠更好地服務于物業管理工作。在前期的檔案收集中，除了收集基建圖紙和設備檔案等，還要注意收集設計、選址、規劃、檢測等多個角度多個時段多個層面的資料，這是日后進行物業管理服務的重要參考和依憑。在整理過程中，可適當運用信息化技術，在保證檔案安全的情況性進行信息錄入，方便查詢使用。對于外借的檔案，要做好登記工作，以防遺失。

（四）提升物業檔案人員水平

由于物業檔案管理的特性，很難招收到合格的檔案管理人員，這就需要物業公司積極培養合格的物業檔案管理人員。這方面，可以加大宣傳力度，發放資料，召開會議等。同時需要有一個專門的物業檔案管理部門，由專業和兼職的檔案管理人員和一起，進行專門管理，并劃分好職責。此外定期舉行培訓，提高人員素質也十分必要。

（五）做好物業檔案設施建設

檔案保管庫房應當防潮防曬，避光除霉，物業公司應當根據檔案的特點，對各種設施加以完善。電子檔案則要注意軟件和硬件的安全，防止被竊取和刪改。

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