提升大型供電企業檔案資源開發利用探究

曹建明 周鳴

摘 要：作為國家電網公司大型供電企業的天津濱海供電公司，以檔案管理工作AAA級評估復驗為契機，夯實檔案開發利用相關工作，為更好地服務公司爭當“兩個排頭兵”發展目標提供堅強可靠的檔案資源支撐。文章通過對國網天津濱海供電公司檔案管理現狀及存在的問題進行相關的分析，指出了檔案資源在開發利用工作中存在的不足之處，并就如何做好檔案資源開發利用工作提出相關的建議。

關鍵詞：供電企業；檔案整編；資源開發

中圖分類號：F271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2016）24-0045-02

1 概 述

隨著我國綜合國力，國際競爭力的迅猛發展，供電企業在快速發展的同時，基礎管理依然存在諸多薄弱環節。作為企業日常生產經營過程中的全部活動記錄、展現企業文化建設的重要組成部分，檔案工作必須與企業發展保持“同頻共振”，為企業規范化管理提供強有力的檔案資源服務[2]。

檔案資源開發利用，是指檔案室將收集到的檔案資料，按照不同的需求、目的和要求進行不同方式、不同深度的整理和加工，并以各種信息載體的方式提供給公司使用。通過檔案資源開發利用，將無序信息變為有序信息，將淺層信息變為深層信息，為公司各項工作提供可靠的檔案信息資源，為公司爭當“兩個排頭兵”發展目標提供有力的支撐。

雖然，公司在檔案資源開發利用上取得了一定的成效，但是在充分發揮檔案信息資源的價值作用方面還存在一些困難亟需解決。因此，為充分發揮檔案信息資源的價值作用，提升公司檔案管理水平，更好地服務公司爭當“兩個排頭兵”發展目標，對大型供電企業檔案信息資源開發利用進行思考與探究顯得尤為必要。

2 國網天津濱海供電公司檔案管理現狀

國網天津濱海供電公司（以下簡稱“濱海公司”），是國家電網公司28家大型重點供電企業之一，主要擔負著為濱海新區經濟社會發展提供電力保障的任務，并于2013年12月順利通過天津市檔案局“AAA”級評估復驗。

按照國網天津市電力公司辦公室和檔案館的統一要求，濱海公司認真貫徹執行檔案管理的各項規章制度，實現了對科技、文書、會計、聲像、照片、實物檔案集中存放、統一管理。同時，檔案室做到了辦公、閱覽、榮譽、庫房四分開，各種設備設施齊全，保障了公司檔案材料的收集、整理、開發利用等業務工作的流程化和標準化管理，為檔案存放、管理和借閱提供了支撐保障。

當前，濱海公司關于檔案信息資源的開發及利用類型多種多樣，可以從以下幾方面進一步了解：

①編撰專題材料，是指由檔案管理員對初始檔案相關信息進行揣摩，并進一步提取其精華部分，最終形成編撰的成果。編研成果包括《全宗指南》、《檔案庫房存放索引》、《大事記》、《組織機構沿革》、《歷任公司領導及中層干部名錄》、《變電站資料匯編》、《配電網規劃與效果分析》等。檔案專題編研成果不僅可以大幅度地節約使用檔案者的時間，而且也提高了檔案的利用效率，并且有助于檔案的長期保存。

②傳統意義上的檔案服務方式，檔案室的日常工作即是為檔案使用者提供相應的服務，如借閱檔案及查閱檔案。

③建立網站，通過國網天津市電力公司協同辦公系統檔案管理模塊為檔案使用者提供相關的檔案資料及信息。作為獲取檔案信息的新方式，隨著協同辦公系統的深化應用，這種服務方式將是檔案信息開發與利用的主要形式。

④提供佐證材料，在公司依法治企專項檢查中，通過調閱公司總經理辦公會和黨委會會議歸檔資料，有力佐證了公司“三重一大”集體決策制度的貫徹落實情況；在公司土地權屬清理完善工作中，通過調閱公司更名的文書檔案、土地使用證、房屋所有權證等歸檔資料，理清了公司的發展歷程和機構沿革，摸清了公司土地資產家底，提供了極具說服力的土地權屬佐證資料，為土地權屬清理工作提供了有力支持，檔案工作的價值得到了充分體現。

整體上看，濱海公司檔案工作是朝著健康的方向發展，檔案室能夠積極開發和利用檔案信息資源，并取得了比較明顯的經濟效益。但是，公司在充分發揮檔案信息資源的價值作用方面仍存在著一些困難和問題，有待于進一步改進和完善。

3 檔案信息開發利用工作中的不足

濱海公司在檔案信息資源開發利用的形式較多，檔案工作也在有條不紊的進行中實現逐步提升，并且在開發和利用檔案信息資源上取得了顯著地經濟效益。但是，公司在充分發揮檔案信息資源的價值作用方面仍存在著一些困難和問題，有待于進一步改進和完善。

3.1 檔案信息開發觀念陳舊落后

傳統意義上，檔案室可以說是企業信息資源管理中心，它所貯存的各類信息資源最為全面、系統和完善，包含了豐富的企業信息資源，反映了生產經營發展脈絡，體現了企業深厚的文化底蘊。然而，當前“大數據”背景下，檔案室在存儲及傳播檔案相關方面的資源信息時，其發揮的作用已日漸甚微。基于國網公司“三集五大”體系建設的完成、公司運營監測中心的建立以及協同辦公系統的深化應用，傳統意義上的檔案室已不再發揮相應的作用，如今，在信息獲取上出現了新的局面，如所有者擁有的信息的呈現出多元化趨勢，信息開發進程進一步智能化，信息的傳輸不再是單一方面的，而是呈網狀輻射，呈網絡化。這種局面的出現，對公司檔案室的生存和發展構成了越來越大的威脅。因此，傳統的檔案信息開發觀念（如事后再分析開發、實體開發模式），已成為新形勢下高效開發利用公司檔案信息資源的桎梏。

3.2 檔案專兼職人員綜合素質不高

濱海公司檔案人員不斷兼職化，自身素質和業務能力難以滿足新形勢下企業檔案管理的需要。

然而，信息化強調以人為本，公司檔案人員的綜合素質在很大程度上決定著信息服務水平和質量，提高信息服務水平和質量的關鍵，在于有一支從事企業檔案開發專業知識，精通計算機與網絡技術并能進行軟件系統維護的人才隊伍，從目前情況看，檔案專業人員隊伍素質參差不齊，缺乏能開展信息咨詢、網絡檢索、信息分析、市場調研的高素質信息服務人員，影響了信息開發與服務的質量與水平[4]。

3.3 檔案的開發利用方式急需改革

在濱海公司快速發展的過程中，公司領導高度重視檔案管理工作，將之與其他重要工作緊密結合，做到同步并進、依法治檔，公司檔案工作也順利通過了天津市檔案局“AAA”級評估復驗。但評估復驗后，并沒有進一步加強對檔案的規范化及標準化方面的積極性建設，因此，先前建立的基礎業務沒有得到進一步的運用與加強，最終造成檔案信息的利用效率偏低，主要表現在：檔案利用率的降低，服務維度的縮小，使用者的人員范圍狹窄，主要集中在是運檢部、營銷部、調控中心、建設部的相關技術操作人員；利用方式的單一，并且仍以借閱、復制等傳統的利用方式為主，很少借助協同辦公系統檔案管理模塊實現數字資源的有效利用；編研成果存在信息衰減和質量參差不齊現象，信息的衰減是任何編研工作都具有的普遍問題，這一方面是由于編研成果自身信息量就小于檔案原件，另一方面則是受限于編研工作者的水平和素質；檔案有償利用的步子邁得不大，有待于進一步探索這條新路子。

4 做好檔案開發利用工作的幾點建議

為充分發揮公司檔案信息資源的重要作用，提升公司檔案管理水平，更好地服務公司爭當“兩個排頭兵”發展目標，筆者認為應做好以下幾個方面。

4.1 充分利用協同辦公信息網絡

檔案室作為檔案信息匯集、交流的中心，應該緊跟公司協同辦公系統升級步伐，積極引進計算機、縮微技術等現代化設備和技術手段，提高對檔案信息的存儲、處理、檢索的能力，從而進一步提升效率。在安全保障條件下，為了進一步實現檔案信息的共享模式，檔案室可以適當開放檔案信息資源，使其成為一個開放的信息系統，進一步打破原有的封閉性的傳統模式。

4.2 開發館藏資源、提升使用效率

開發檔案信息要做到有的放失。檔案室要進行檔案信息資源的開發及利用工作，必須做到對于公司未來得發展需求進行相對準確的預測，并且要明確領導的關注點。

加強檔案編撰工作。隨著公司快速、高效的發展，對于檔案信息的需求也需要及時、快速準確，這就要求檔案室提供的檔案資料進一步細化，不僅需要原始的檔案資料，還要根據使用者的需求，提供不同層次的資料信息。

檔案檢索體系有待進一步完善，最大限度地呈現檔案的相關信息。對檔案進行管理及利用，不可缺少的方法之一便是檔案檢索工具，它是查找檔案信息的手段與工具。它可以充分展示館藏內容，迅速、準確地提供檔案和檢索檔案的主要途徑。檔案室只有充分利用多角度、多功能的檔案檢索工具，才能縮短檔案檢索時間，提高檔案的查全率、查準率。

4.3 加強對檔案的宣傳工作，提升全體員工意識

檔案信息資源的開發利用不是一蹴而就的，需要各部門積極參與進來，這樣才能使工作有效開展。為了提升全體員工對于檔案信息資源的利用意識，可以從以下幾方面進行多形式的宣傳工作：

①舉辦相應的檔案展覽活動；

②將宣傳資料印刷成冊發放到員工手里；

③開展檔案信息咨詢以及相關的報道等一些宣傳工作。

通過相關的宣傳及教育活動的開展，廣大員工必定會慢慢了解檔案記憶檔案所涉及到的工作，并且隨著對檔案室包含的館藏內容記憶如何使用檔案等知識的熟悉，可以有目的的利用檔案進行文獻檢索及查閱工作。擴大檔案工作的影響，宣傳檔案在服務公司各項工作中的價值作用，為檔案信息開發利用創造良好的外部環境。

4.4 全面提升檔案管理人員的綜合素質

作為一名合格的檔案人員，其最主要的角色應該是充當信息中介，即為信息和用戶之間搭起一座溝通的橋梁。作為21世紀的檔案工作人員，身上肩負的責任也不容小覷，主要有以下幾點：

第一，要具備強烈的責任感，雄壯的事業心，高尚的使命感，三者缺一不可，這是檔案工作者在檔案工作中不可缺少的支撐動力；

第二，作為一名合格的檔案管理者，熟練的技術操作技能不可或缺，只有掌握了相應的技術，才能更好地為公眾提供方便的服務；

第三，良好的文化素養也是其工作當中必不可少的一項能力，要善于學習和吸收各種文化知識，使自己成為一名內涵更加豐富的檔案管理雜家。

4.5 要加大檔案工作的服務創新力度

檔案室要根據公司不同時期的工作重點，加強與其他部門的聯系，走出“孤獨”，了解各部門、各專業對檔案信息和檔案工作的需求，積極主動地提供優質服務。

參考文獻：

[1] 楊秀艷，易瑾超.企業檔案工作標準化體系建設研究[J].蘭臺世界，2014，

（17）.

[2] 靳啟穎.信息化背景下企業檔案信息的開發與利用問題研究[D].成都：

四川大學，2005.