新形式下二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀與對策研究

沈舒南

摘要：隨著高校普遍推行校院二級管理，二級學(xué)院已成為一個相對獨立的單位。規(guī)范檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)評估、學(xué)院教學(xué)工作順利推進(jìn)的重要保障，是高校教育發(fā)展過程中亟待解決的問題。然而目前高校二級學(xué)院檔案管理存在諸多問題，本文主要對這些問題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院 檔案管理 現(xiàn)狀 對策

一、檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

高校檔案主要包括在教學(xué)、科研、人事、行政管理、黨務(wù)等工作中形成的成果性文字、聲像等各種形式的材料。高校檔案管理需要檔案管理人員對檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，提高檔案資料的利用效率。

目前高校普遍實行校院二級管理，二級學(xué)院成為一個承擔(dān)了教學(xué)、科研、管理等職能于一身且相對獨立的單位。在各高校普遍設(shè)有校檔案館的條件下，要求二級學(xué)院建立健全檔案管理機制，以便更好地為學(xué)校各部門和學(xué)院自身服務(wù)。但是，從目前二級學(xué)院檔案管理的情況來看，還存在很多問題：

1.檔案管理重視程度不夠，管理意識不強

盡管很多高校對二級學(xué)院的檔案管理的重視程度較以前有所提高，但關(guān)注和規(guī)范的重點大多是試卷、畢業(yè)論文、實習(xí)報告等部分教學(xué)檔案，對其他教學(xué)檔案資料以及科研檔案、人事檔案、行政公文等檔案重視不夠，缺乏系統(tǒng)完善的管理制度，未將檔案的管理工作納入科學(xué)高效的管理軌道。

學(xué)院檔案的收集、管理、使用，需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、老師和檔案管理人員共同參與，然而事實上，領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員尤其是老師對檔案意識不強。有些老師認(rèn)為教師的中心任務(wù)是教書育人，檔案管理是檔案管理員的職責(zé)，和自己沒多大關(guān)系；有些老師對檔案積累抱著應(yīng)付的態(tài)度，胡亂交差；有些老師認(rèn)為有學(xué)校檔案館，學(xué)院沒有必要嚴(yán)格檔案管理。

2.檔案管理機構(gòu)設(shè)置不健全，缺少專業(yè)化管理人才

目前大多數(shù)高校的二級學(xué)院都沒有專設(shè)檔案管理員的崗位，各類檔案通常是由相應(yīng)的行政人員兼管。而二級學(xué)院辦公室事務(wù)繁雜，行政人員身兼數(shù)職，對檔案管理缺乏積極性、主動性，最多只能按照基本要求進(jìn)行收集歸檔，難有余力再進(jìn)行分類、錄入、調(diào)閱等進(jìn)一步檔案管理工作。

二級學(xué)院行政管理人員大多沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案管理缺乏完整性、系統(tǒng)性。同時學(xué)校激勵措施不夠，導(dǎo)致行政管理人員有機會就會跳槽到其他更有發(fā)展前途的崗位，人員變動頻繁致使檔案管理缺乏延續(xù)性。

3.檔案管理手段落后，管理現(xiàn)代化程度不高

社會的信息化發(fā)展對學(xué)院檔案管理提出了新要求，要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備現(xiàn)代的設(shè)備操作能力和先進(jìn)的檔案管理方法，充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強對信息資源的整合、維護和利用。而二級學(xué)院的檔案管理目前多停留在紙質(zhì)檔案、文件柜保存的狀態(tài)，管理手段落后，大部分檔案管理還依靠手工操作，效率低，增加了檔案檢索、查詢的工作量，師生查詢借閱資料不便，還容易導(dǎo)致檔案遺失。

二、加強二級學(xué)院檔案管理的對策

1.強化檔案管理意識，完善檔案管理制度

檔案是學(xué)院日積月累的寶貴資源，是二級學(xué)院教學(xué)科研管理工作有序進(jìn)行的重要保證。學(xué)院應(yīng)當(dāng)通過有效的宣傳、教育手段，增強全院教職員工檔案管理的意識，使大家認(rèn)識到檔案管理規(guī)范化不僅是為了應(yīng)付各種評估、檢查，而且將成為學(xué)院教學(xué)科研工作順利推進(jìn)、學(xué)院學(xué)科建設(shè)發(fā)展的有力保障，將檔案的被動管理變主動管理。

同時學(xué)院要建立健全檔案管理制度，用規(guī)章制度對檔案的收集、整理、歸檔和借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行約束，避免檔案管理的隨意性，將檔案的規(guī)范性管理作為常態(tài)工作，注重實效、常抓不懈。

2.優(yōu)化檔案管理隊伍建設(shè)，建立管理考核機制

建議學(xué)院積極爭取高學(xué)歷、有檔案管理知識的人員從事該工作，優(yōu)化檔案管理隊伍。而現(xiàn)有的檔案管理人員多由行政管理人員兼任，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和相應(yīng)的計算機能力，對這些人員應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)，提供對外交流學(xué)習(xí)的機會，熟練運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和設(shè)備。對檔案管理工作建立績效考核機制，定期進(jìn)行檔案檢查或抽查，將檢查或抽查結(jié)果與管理人員績效獎勵掛鉤，獎懲分明，提高待遇，激發(fā)他們的工作熱情，消除工作中的消極情緒，努力提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作熱情。

3.傳統(tǒng)管理向多媒體管理過渡，區(qū)域管理向全方位管理轉(zhuǎn)變

二級學(xué)院對檔案傳統(tǒng)的管理方式已不適應(yīng)信息化時代的步伐，為提高工作效率，方便檔案保管和調(diào)閱，學(xué)院應(yīng)采用數(shù)碼、影像等多媒體手段對檔案進(jìn)行存檔，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理方式。在保證檔案安全性和保密性的前提下，建立電子檔案信息庫，實現(xiàn)學(xué)院檔案與學(xué)校檔案館、其他學(xué)院、各職能部門間檔案互通，變學(xué)院區(qū)域管理為全校全方位信息化管理。

總之，檔案管理是二級學(xué)院工作的重要組成部分，同時也是二級學(xué)院在日常管理中的薄弱環(huán)節(jié)，而二級學(xué)院在不斷發(fā)展的過程中，檔案管理的要求將日趨提高。只有全面重視檔案管理工作，不斷提升檔案管理隊伍的專業(yè)化程度、提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，才能將二級學(xué)院檔案管理工作落到實處，以達(dá)到為學(xué)校改革和發(fā)展提供高水平服務(wù)的目的。

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