新形勢下人事檔案管理的幾點思考

王艷

摘要：人事檔案是對每個人的經歷、政治思想品德作風、工作能力、各項成績等的真實記錄，它可以為各項人事資源需要提供其個人信息和用人依據，是人才培養的需要，是發掘人才的關鍵，更是干部選拔與晉升等工作的信息來源，可以為薪酬制度的改革，專業技術人員的職稱評定，各類福利待遇的發放等等工作提供有力的數據及資料。但在新的形勢下，面對人事制度的改革，人事檔案管理工作如何才能適應新時代的變化，實現自身的價值呢？留給我們的是深深的思考。

關鍵詞：人事檔案 管理 現狀 思考

一、人事檔案管理工作的現狀

1.缺乏思想意識上的重視度

大多數的企業或機關事業單位都會以能提高其經濟效益的項目做為重點支持和提高的對象，他們所追求的是能看到成績，能看到效率和結果的工作。而人事檔案管理工作在他們的心目中，只是一個輔助的文職工作，簡單而枯燥，沒必要把工作的重心放在人事檔案的管理上，所造成的后果往往是人事檔案資料遺漏、丟失、損壞。如果遇到上級部門的檢查和評定，人事檔案管理人員就會手忙腳亂，亂翻一片。

2.缺乏專職的人事檔案管理人員

人事檔案管理工作總是在生產經營管理背后做默默的輔助者和支持者，因為產生不了直接的效益，也看不到功勞，所以總是會被遺忘在某個角落。甚至于一些單位根本沒有設立專門的人事檔案專員，即使有檔案管理人員也是兼職的，或是新手。人事檔案管理專員只要把資料收集起來往檔案柜里一擱，就算工作完成了，再加上人事檔案管理這份差事，看著就像是份閑差，所以管理人員常常被抽調或更換，導致人事檔案管理形同虛設。

3.缺乏必要的硬件設施

人事檔案管理所配備的硬件設施只有一間屋、一些檔案柜，這種現象并不奇怪，尋找檔案比追蹤犯人還難。這些現象也不奇怪，因為大多數的企業、單位對于人事檔案管理的投入成本一減再減，沒有專門的計算機控制程序，電子化、網絡化對于他們來說只是個傳說，諸如收集、整理、編號、歸類等等事情，都是由人工來完成，還停留在紙質檔案的時代。這樣的人工操作不僅浪費大量的人力，還容易出現錯誤，而且為檢索和查尋工作帶來很大的不便。

二、人事檔案管理工作中問題存在的原因

1.領導干部意識淡薄

高層決策者是一個單位的指向標，如果領導干部對人事檔案管理的認識不充分，甚至認為檔案也就是一個個文件的堆砌，放起來就好了，沒有對檔案進行保護、分類、整理和歸檔的意識，認為它們也就等同于不能扔掉的一堆廢紙而已，那么這個單位的人事檔案肯定會是雜亂無章的，所以領導干部的重視度是人事檔案管理工作順利進行的關鍵。

2.人事檔案管理人員工作不到位

人事檔案管理人員對自身的工作也沒有系統的規劃，別的部門有了臨時性任務，就會直接抽調人事檔案管理者去應付，這樣就造成從事人事檔案管理人的工作人員從思想上不重視，沒有責任心，工作不規范，濫竽充數現象嚴重。再加上因為領導干部對檔案管理工作不重視，基層工作人員在心理上也形成了一種輕視檔案管理工作的觀念，即使沒有別的任務，也不愿意靜下心來去整理檔案，鉆研檔案業務，對檔案的歸類也只是貼上標簽，裝進檔案柜，沒有專業的檔案管理經驗。

3.沒有基本的監督檢查

人事檔案管理隸屬于人力資源管理部門，但人力資源管理對于薪酬、勞動合同等等事項的重視度遠遠大于對人事檔案管理的監督。沒有有力的監督和檢查，即使有做好檔案管理工作之決心，也缺乏必要的支持，這就導致遇到檔案檢查就臨時抱佛腳的現象。

三、新形勢下人事檔案管理的幾點建議

1.領導干部的檔案管理意識需要加強

要徹底改變領導干部們心中“重業務，輕檔案”的思想，要認識到事業單位的工作不只是干那些轟轟烈烈的人前顯耀的工作，更實際的是要做好諸如人事檔案管理這樣的基礎工作。如果領導干部對檔案管理工作置之不理，把過多的精力投入到能看到成績的工作上，就會誤導基層工作人員認識上的錯誤。這樣以來，人事檔案管理工作就無法正常開展，更達不到管理的目的。所以作為事業單位的領導干部一定要從管理意識上改變檔案不重要的觀念，把檔案管理工作納入日常管理的日程，加大資金投入力度和硬件設施建設，只有這樣才能更好、更有力地推動檔案管理工作的創新、完善與發展。

2.檔案管理人員職責要明確，素質要提高

維護人事檔案的完整與安全，這是人事檔案管理專員的基本職責，也是檔案保管工作的目的之所在。這就需要人事檔案管理專員盡心盡責，保證人事檔案不丟、不亂、不霉、不爛、不進水、不被鼠咬、不失竊，保證其完好程度，因為這是確保人事資料齊全的基礎，更是評職稱、選干部的依據。

人事檔案管理人員必須加強自身素質的修煉，不僅業務素質要過硬，更要有一顆全心全意為人民服務的心，還要有甘于平凡，默默工作的奉獻精神。另外，具備一定的總結分析能力、敏銳觀察能力，能準確辨別出每一位檔案利用者的別有用心，掌握檔案管理工作的規律，也是作為人事檔案管理專員所必備的素質。

3.監督檢查措施要完善

有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，這是每一位工作人員都知道的，所以檔案管理不僅要有章可循，有章可依，而且更要加強監督的力度，對一切損毀、盜竊檔案的違法行為，不能姑息，不能隱瞞，要及時上報，及時查處，挽回損失。可以根據不同的對象、不同的目的、不同的心理及思想動機，對檔案工作加強重點保護，最好在檔案室安裝上攝像監視器，這樣就可以憑借監視器查看前來提取和查閱檔案的利用者。作為檔案管理員還要做到眼勤、手勤、嘴勤，爭取把檔案工作做到萬無一失。

總之，人事檔案是一個員工個人才能、工作表現、思想品德的真實記載和歷史性再現，是考察人才、提拔人才等的必要依據，所以，新形勢下人事檔案管理人員嚴謹的工作態度、專業的職業素養和強烈的責任心，是保證檔案完整性的基礎，而制度化、規范化、現代化是所有企業和機關事業單位所要努力奮斗的目標和方向。只有這樣才能形成人事檔案管理的新局面，成為經濟效益提升的源泉。

參考文獻

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