高職院校二級(jí)部門教學(xué)檔案管理體系的優(yōu)化研究

鄭影奇　彭筠

摘 要：加強(qiáng)院系二級(jí)教學(xué)檔案管理，有利于提升高職院校教學(xué)檔案考究和教學(xué)資料的有效綜合利用，對(duì)院系檔案的管理質(zhì)量有著非凡的意義。

關(guān)鍵詞：高職院校；二級(jí)部門；教學(xué)檔案；管理；優(yōu)化

教學(xué)檔案管理是高職院校院系二級(jí)管理的根本活動(dòng)和中心環(huán)節(jié)，對(duì)高職院校的教學(xué)活動(dòng)有著重要的意義。隨著我國(guó)職業(yè)教育的迅速發(fā)展，職業(yè)教育在高職類院校中也廣泛開展起來，職業(yè)教育趨向群眾化教育、多元化人才培育的方向。高職院校檔案管理體制變革也進(jìn)一步深化，逐漸向院系二級(jí)教學(xué)檔案管理轉(zhuǎn)變，職業(yè)教育綜合類高職院校逐步構(gòu)成院系體系。二級(jí)院系教學(xué)檔案管理工作是教學(xué)考究的根底工作，在整個(gè)學(xué)校檔案管理中起著舉足輕重的作用。

一、現(xiàn)狀

1.系部沒有完整檔案體系，資料的完整性和規(guī)范性不夠。現(xiàn)階段，各系部自己部門資料的收集、整理、立卷、歸檔和檔案的分類、保管、鑒定、利用等均按自己的方式進(jìn)行，完整性比較差，沒有按時(shí)安排教學(xué)檔案管理員進(jìn)行收集整理。

2.檔案的合理利用率低。院系檔案的合理利用率都比較低，利用檔案巡查準(zhǔn)確度不夠。因此，提高教學(xué)檔案的利用率將是現(xiàn)在及將來必須大力研究的課題。我們可以依托目前強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案立即收集、快速整理、全部存儲(chǔ)，使之高效地被利用。

3.加強(qiáng)對(duì)二級(jí)教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)。二級(jí)教學(xué)檔案管理人員如果沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的知識(shí)、技能的培訓(xùn)，在從事內(nèi)容繁雜、涉及面廣、工作量較大的檔案管理工作時(shí)，很難在短時(shí)期勝任。另外，兼職檔案管理員時(shí)間少，工作的積極性不高，導(dǎo)致系部教學(xué)檔案的收集及整理存在不及時(shí)、不完整及流失現(xiàn)象。

二、解決方案

第一，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展教學(xué)檔案管理，既能減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，又能提高工作效率，適應(yīng)改革需求。隨著高職院校改革的不斷深入，系部教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建立強(qiáng)大的大數(shù)據(jù)分享平臺(tái)，做到資源共享。

第二，從院系實(shí)際出發(fā)，建立并完善院系兩級(jí)教學(xué)檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理有規(guī)可循。系部作為教學(xué)檔案管理工作的直接施行者，可以結(jié)合校級(jí)檔案館、檔案室的業(yè)務(wù)需求，根據(jù)二級(jí)院系的實(shí)際，制訂第二級(jí)教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，層層遞進(jìn)，落到實(shí)處。

第三，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想，重視教學(xué)檔案的建設(shè)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。從院系二級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理員，都要改變“檔案與我無關(guān)”的觀念，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的責(zé)任心。學(xué)校應(yīng)通過宣傳教學(xué)檔案的保存價(jià)值和作用，使大家認(rèn)識(shí)到檔案存在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，從而提高全體教職工對(duì)檔案管理的責(zé)任感。

三、預(yù)期效果

第一，建立一個(gè)完善的系部教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，引進(jìn)《科怡綜合文檔管理系統(tǒng)》數(shù)據(jù)庫(kù)，使平臺(tái)利用方便快捷，保證教學(xué)質(zhì)量的提高。系部教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的組成要素為確立目的、樹立規(guī)范、多渠道采集信息、處置信息、反應(yīng)信息、組織保證和主客體支持系統(tǒng)七個(gè)方面。經(jīng)過教學(xué)評(píng)價(jià)，各高職院校都注重教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的建立，但支持系統(tǒng)和反應(yīng)信息并不完善。支持系統(tǒng)應(yīng)通過宣傳和發(fā)起，使每一位教員和學(xué)生都了解和認(rèn)同，回收信息的可信度才高。經(jīng)過處理的信息一定要反應(yīng)到信息源，這樣才能成為閉環(huán)系統(tǒng)。

第二，建立院級(jí)系部的檔案管理體系，提高系部檔案管理技術(shù)水平和檔案資料的開發(fā)利用率。同時(shí)，提高系部教職員工的信息化意識(shí)，完善管理機(jī)制，充分發(fā)揮《科怡綜合文檔管理系統(tǒng)》數(shù)據(jù)庫(kù)在學(xué)籍管理工作中的效能，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作在系部的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，使其在學(xué)校的教育管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究、歷屆查詢等各項(xiàng)工作中發(fā)揮更大的作用。

四、結(jié)語

為順應(yīng)教學(xué)發(fā)展的需要，學(xué)校引入了一套新的適合自己學(xué)校的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)《科怡綜合文檔管理系統(tǒng)》數(shù)據(jù)庫(kù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)以學(xué)校網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，利用二級(jí)學(xué)院對(duì)檔案的管理，服務(wù)于全校師生的教學(xué)和生活。學(xué)校引進(jìn)《科怡綜合文檔管理系統(tǒng)》數(shù)據(jù)庫(kù)，既實(shí)現(xiàn)了資源共享，又提高了工作效率，從而減輕了工作人員的壓力，大大提高了教學(xué)檔案的開發(fā)和利用率。同時(shí)，還可以和其他院校分享資源，做到資源利用的最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐明瑤，劉益藝.檔案管理[M].北京：科學(xué)出版社，2013.

[2]李琳.高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理的探索[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2008（2）.

作者簡(jiǎn)介：鄭影奇（1982— ），男，助教，研究方向：環(huán)境工程、學(xué)生管理。