新時期高職院校學生檔案資料管理探討

摘 要：本文探討了高職院校檔案資料管理出現的問題，提出了一些可行的改善建議，然后通過筆者自身的實踐經驗提出了管理檔案資料的一些新方法、新思路，還探討了學生檔案資料的安全性問題。

關鍵詞：高職院校；學生檔案資料；管理

對于高職院校而言，學生檔案資料管理作為學生管理后援和基礎，是學生管理的重要組成部分，目前古舊的資料管理方式已經不適合新時期的需要。因此，本文提出學生學籍、檔案的管理新思路，提高學生檔案資料管理的新方法，并探討了數據安全方面的問題。

一、學生檔案管理的新思路

高職院校學生的檔案分為原始檔案和在校檔案，原始檔案為新生入學時由招辦提供的，以及學生畢業時由學校寄發到有關部門的對學生終身有效的檔案；在校檔案是指學生在校期間臨時建立的檔案，包括學生各種表現情況的記錄。高職院校對原始檔案的管理主要是保存。學生入學后，原始檔案基本上就處于封存保管狀態。所以，檔案的管理主要在于對在校檔案的管理。

1.重視學生學籍、檔案的管理工作。學生檔案資料的管理出現這樣那樣的問題，主要是思想上不夠重視。我們應該將學生檔案管理作為學校的一項基礎性的工作常抓不懈。同時，加強管理，在布置、檢查和總結學生管理工作的同時，布置、總結和檢查學生檔案工作。另外，學校要認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題。對于人員問題，在有條件的情況下盡量安排專人進行檔案管理，而不是兼職管理。對于經費和設備問題，學生管理部門最好能設置檔案管理專項經費，在硬件上要做好準備。

2.規范學生檔案資料的收集管理和整理流程。如文字材料書寫要規范，表格格式要統一，字跡要工整，進入檔案的材料一律使用黑色簽字筆書寫等；要用原件而不是復印件進行存檔；學年操行評語要根據學生實際，盡量能表現出學生的特點；學生檔案的管理應有一個指定的部門進行統一管理，并指定專人負責。在整理檔案過程中，要將檔案袋內有關材料名稱按照時間順序填寫到檔案袋封面的目錄上，以便于查看；要及時收集、整理檔案，將檔案目錄電子化保存，以便于查找、歸類。

3.做好畢業班學生檔案的管理、轉遞等工作。畢業班學生的檔案轉遞工作是一項十分艱巨的任務，要求在較短時間內將畢業班的檔案整理、密封，傳遞到用人單位、人才交流中心、人事局等，時間短而且工作量大，涉及面廣，因此要設置合理的傳遞方式和周密的傳遞環節，嚴格傳遞手續，防止畢業生檔案出現丟失的情況。

二、注重方法，提高效率

要克服上述學生資料管理的缺點，檔案資料電子化勢在必行。檔案資料管理的電子化并不是指全部采用電子資料，紙質的檔案資料在相當長的一段時期內還不會被淘汰，而是將一些關鍵信息進行電子化，方便保存、查閱和檢索。

近年來，教育部實行了高等教育學歷證書的電子注冊制度，實現了在線查閱檔案信息。這就給了我們學生檔案資料管理人員靈感：學生檔案資料管理也可以此為參照，實施網絡化管理。學校可以利用網絡技術將學生的檔案資料制成電子版，建立檔案信息數據庫，實現檔案信息存儲的電子化和檢索的網絡化。這樣既能夠節省大量的人力資源，提高工作效率，又能夠方便學生檔案的查閱，提高檔案的利用率。

三、注重資料的安全性

據調查，目前90%以上的高職院校使用普通辦公電腦來管理學生電子檔案資料，而這些電腦大多沒有設置資料備份，而且除了保存學生檔案資料，還承擔了許多別的任務，有些電腦連接著互聯網，卻沒有正確安裝殺毒軟件。也就是說，萬一這些資料被誤刪或者由于病毒而數據丟失，將沒有任何辦法進行恢復。所以，筆者提出做好學生電子檔案資料數據安全的一些建議。

1.重視資料的安全性，加大硬件投入。要讓學校各部門知道數據安全的重要性，必要時加大資金投入。保存學生電子檔案資料的計算機最好采用商用電腦，商用電腦采用優質硬件，使用壽命長、穩定性好、不易死機。

2.做好數據備份。將學生電子檔案資料定期備份，最大限度地保證數據安全。

3.利用網絡存儲。建立學生信息網絡管理系統，例如學生學籍網絡管理系統、學生資助網絡管理系統。這樣，學生電子檔案資料保存在網絡服務器上，即云端，同時在本地也做好備份，安全性進一步得到了提高。

總之，隨著時代以及信息技術的發展，管理學生檔案的方法必定會推陳出新，我們需要跟上時代的步伐，與時俱進，關注新技術、新方法，更好地完成學生檔案資料的管理。

作者簡介：傅喬（1984— ）男，碩士研究生學歷，西安鐵路職業技術學院輔導員、助教，研究方向：學生管理、新時期高職院校學生檔案資料管理。