實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路探索

譚剛

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，各領(lǐng)域市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨加大，企業(yè)不僅在生產(chǎn)質(zhì)量以及市場(chǎng)戰(zhàn)略上決定了競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，作為企業(yè)樞紐部門(mén)的辦公室也對(duì)企業(yè)發(fā)展有重要影響，同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部管理當(dāng)中，辦公室行政管理是重點(diǎn)，也是一切工作開(kāi)展的堅(jiān)實(shí)后盾。由此，本文對(duì)辦公室行政管理精細(xì)化提出幾點(diǎn)建議與看法，從而表現(xiàn)加強(qiáng)辦公室行政管理精細(xì)化的重要意義。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)發(fā)展；市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)；精細(xì)化管理

一、前言

企業(yè)要想使生產(chǎn)變得持續(xù)，除了制定有效的經(jīng)營(yíng)策略以及管理制度以外，更重要的是加強(qiáng)基礎(chǔ)部門(mén)管理的精細(xì)化，辦公室是企業(yè)后勤管理、行政管理的中樞，涉及到方方面面的工作，企業(yè)一切行政事務(wù)都由辦公室負(fù)責(zé)，范圍廣、內(nèi)容繁瑣，對(duì)管理也提出了更高要求，需要通過(guò)精細(xì)化的管理，使各項(xiàng)繁瑣的工作有條不紊的進(jìn)行。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的思路

辦公室日常處理的事務(wù)眾多，并且雜亂、繁瑣，要想讓看似雜亂的工作變得井井有條，提高管理效率，為其他生產(chǎn)活動(dòng)提供保障就要將行政管理的精細(xì)化水平提高。辦公室行政管理精細(xì)化思路體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行劃分并細(xì)化。在很多企業(yè)當(dāng)中，辦公室往往負(fù)責(zé)很多后勤事務(wù)與行政事務(wù)，也使管理側(cè)重這兩方面，將很多事務(wù)并入到一起管理，這是出于節(jié)省人力以及成本考慮，但卻使管理缺少銜接，管理較為分散、模糊的管理狀態(tài)使辦公室日常工作缺少引導(dǎo)，變得更加雜亂、無(wú)序。企業(yè)管理者是辦公室行政管理的總管家，需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)職能，對(duì)各項(xiàng)工作的管理進(jìn)行細(xì)化與量化處理，但遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)。由此，要想讓辦公室管理更加精細(xì)化、更為有序，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，就要對(duì)管理內(nèi)省進(jìn)行細(xì)化。這種細(xì)化就是讓某項(xiàng)工作更加有邏輯、更有條理，符合事物特征，使工作主次分明，從而為決策提供更加全面的借鑒與參考。此外，對(duì)管理進(jìn)行細(xì)化，還可以減少出現(xiàn)流水賬，使各項(xiàng)工作合理分配，各級(jí)人員合理分工，將工作效率大大提高，與此同時(shí)，才能對(duì)更加細(xì)小的工作任務(wù)進(jìn)行測(cè)量，從而將工作需要花費(fèi)的時(shí)間得出，這就是量化，將量化與精細(xì)化結(jié)合起來(lái)，從而取代傳統(tǒng)的管理模式，讓一起工作都可以量化進(jìn)行，使管理更加可控。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化與流程化。企業(yè)不僅可以在產(chǎn)品生產(chǎn)中讓生產(chǎn)過(guò)程變得標(biāo)準(zhǔn)化與流程化，也可以轉(zhuǎn)變辦公室管理觀念，讓雜亂無(wú)章的工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)。隨著現(xiàn)代化管理觀念的轉(zhuǎn)變，越來(lái)越多的管理理念讓企業(yè)所熟知，也使流程化的管理得到充分嘗試與應(yīng)用，使辦公室人員對(duì)各部分工作流程更為明確，能夠減少盲目性與無(wú)序性，讓各部分工作充分銜接，構(gòu)建更加科學(xué)、健全的工作體系，在管理的流程化基礎(chǔ)上讓辦公室日常管理形成一套更加科學(xué)的管理體系，使行政管理工作變得優(yōu)化的同時(shí)，邁向精細(xì)化。

（三）對(duì)協(xié)同化意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化。辦公室是一個(gè)集體組織，各自負(fù)責(zé)不同的工作內(nèi)容，也使辦公室行政管理的精細(xì)化需要借助集體的力量來(lái)實(shí)現(xiàn)，僅依靠個(gè)人是做不到精細(xì)化管理的，在相互配合下才能讓工作分工更加明確，減少手忙腳亂的情況。比如，文件收發(fā)工作，從文件簽收到分發(fā)再到存檔每一部分工作都需要相互配合、銜接，才能使文件收發(fā)工作做到位。由此，辦公室中的每一個(gè)工作人員都要具備協(xié)同與合作意識(shí)，提高管理的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前，很多企業(yè)開(kāi)始在辦公室內(nèi)部推行成本控制，并要求員工具備成本控制觀念，能夠在節(jié)省辦公室開(kāi)支以外更加方便管理。

三、辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策

辦公室的精細(xì)化管理不僅能夠從工作模式中實(shí)現(xiàn)，還可以通過(guò)轉(zhuǎn)變整體管理思路與方式實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。這不僅對(duì)企業(yè)管理者提出了更高要求，也要求每一位員工不斷強(qiáng)化自身素質(zhì)，更好的配合完成精細(xì)化管理，增強(qiáng)對(duì)精細(xì)化管理的認(rèn)識(shí)，讓辦公室行政管理更加保質(zhì)保量的進(jìn)行。

（一）將責(zé)任意識(shí)與精品意識(shí)增強(qiáng)。之所以能夠讓企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)穩(wěn)步進(jìn)行，是因?yàn)橛修k公室的各項(xiàng)工作作為保障，由此，辦公室行政管理是每一位員工應(yīng)盡的責(zé)任，需要樹(shù)立起服務(wù)至上、以人為本的理念，主動(dòng)參與到管理當(dāng)中來(lái)，堅(jiān)持把每一份工作都做足、做細(xì)，落實(shí)“誰(shuí)工作、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的工作理念，讓一切工作上的失誤得到控制。此外，還要增強(qiáng)自身的精品意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，任何一項(xiàng)基礎(chǔ)行政工作都要嚴(yán)格依照程序進(jìn)行，使每一項(xiàng)工作都開(kāi)展的有理有據(jù)，創(chuàng)新意識(shí)的增強(qiáng)體現(xiàn)在需要不斷對(duì)現(xiàn)有的管理模式與管理思維進(jìn)行變革，嘗試新的理念與方法，通過(guò)工作手段的創(chuàng)新讓辦公室的行政管理工作減少枯燥與乏味，提高員工的工作積極性。

（二）制定嚴(yán)格的辦公室制度，優(yōu)化考核。在辦公室的精細(xì)化管理當(dāng)中，每一名員工都是精細(xì)化管理的主體，要想讓管理變得更加規(guī)范、精細(xì)，還需要對(duì)各級(jí)人員進(jìn)行嚴(yán)格考核，制定公平的獎(jiǎng)懲機(jī)制，一切工作都需要量化衡量，減少形式主義與空想主義。盡量減少主觀評(píng)斷，多通過(guò)數(shù)據(jù)分析驗(yàn)證結(jié)論，通過(guò)嚴(yán)格的考核與監(jiān)督，能夠鞭策與鼓勵(lì)員工，將員工工作熱情激發(fā)出來(lái)，這也是推動(dòng)精細(xì)化管理有效進(jìn)行的重要條件。對(duì)于各種工作計(jì)劃以及重要的工作部署需要嚴(yán)格落實(shí)，結(jié)合具體的工作需要與要求進(jìn)行實(shí)施，如果工作進(jìn)度慢，未能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，辦事拖拉，需要進(jìn)行警告或者懲處，總之，通過(guò)有效的監(jiān)督考核能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，有利于管理的改進(jìn)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在日趨繁榮的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，企業(yè)市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，也促使企業(yè)不斷對(duì)內(nèi)外部管理進(jìn)行強(qiáng)化，不斷轉(zhuǎn)變管理模式與管理思維，使各項(xiàng)工作得以在科學(xué)的管理手段下有序運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室行政管理是企業(yè)管理的重點(diǎn)，需要企業(yè)上下全體員工的支持與參與才能使辦公室管理更加高效、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。

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