酒店企業內部控制體系優化

陜西職業技術學院　楊敏茹

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酒店企業內部控制體系優化

陜西職業技術學院楊敏茹

內部控制具有顯著提升管理效率與降低風險水平的屬性，在保證企業正常運營與發展方面取得了不錯的成績。雖然我國很多酒店業企業都建立了內部控制體系，也制定了相應的內部控制管理制度，但內部控制收效并不理想，且體系本身的完整性與全面性也有待提高。基于此，本文以酒店企業的內部控制體系為研究對象，分析酒店企業內部控制存在的問題，并提出優化內部控制體系的建議，以期對完善我國酒店企業內部控制體系起到一定借鑒作用。

酒店企業內部控制體系流程

隨著我國經濟開放程度不斷提高，旅游與酒店行業迎來了全新的發展契機，不少酒店企業為了搶占市場份額、擴大營業規模，紛紛在大中城市設置連鎖機構，不但刺激了酒店行業自身的發展，也帶動了很多其它相關行業。基于酒店企業的特殊服務屬性，其管理的完善程度不但直接反映了酒店自身的發展水平，還體現著地區、乃至整個國家的經濟與社會文明發展水平。酒店企業主要向客戶提供的是服務，因此服務內容與形式會根據具體客戶的需求而存在很大區別，相應的內部控制管理難度也就更大，需要控制的關鍵點更多，出現問題的可能性自然也就更大，本文研究的目的就是為酒店企業完善內部控制管理提供新思路。

一、酒店企業內部控制存在的問題

當前，很多酒店企業的管理者還沒有認識到內部控制對酒店運營的重要推動與保障作用，因此并不重視內部控制管理，也沒有將內部控制作為一項重要的管理工作來抓。

（一）人為失誤酒店企業絕大部分的管理工作都是由管理人員負責完成的，而管理人員的職業能力與專業知識水平有時未必能夠滿足工作的需要，所以酒店企業時常會出現因為管理人員人為失誤而導致的內部控制問題。

（二）越權管理很多酒店企業沒有為內部控制體系中的各責任崗位設置明確的管理權限，導致實際工作中存在嚴重的越權管理現象，架空了內部控制管理機制。

（三）經營的多變性內部控制體系是建立在一定的經營實際基礎上的，因此，當酒店企業經營實際發生變化的時候，內部控制制度就很有可能與運營實際脫節，從而失效。酒店行業的市場競爭非常激烈，企業為了保證在市場中的地位需要頻繁調整經營策略、改變業務類型，這無疑會導致原有的內部控制制度失效。此外，隨著酒店信息化管理程度不斷提高，內部控制系統也暴露出了很多新問題。

二、酒店企業內部控制體系優化建議

（一）預算內部控制管理

（1）酒店企業應完善預算管理組織。結合我國酒店企業的預算管理實際，建議其成立專門的預算管理委員會與預算管理部門。預算管理委員會負責統籌與管理企業的預算工作，包括：確定預算管理目標；制定預算執行方案，監督預算執行等。預算管理部門負責執行具體的預算工作，包括：細化分解并落實預算管理委員會確定的預算目標；監督各預算責任主體的預算執行情況；及時將預算執行情況反饋給預算管理委員會等。

（2）實施全面預算管理。酒店企業的管理者應意識到全體員工、所有業務流程都是預算管理的對象，實施全面預算管理。實際工作中，要將確定的預算管理目標逐層分解并落實至各部門，再由各部門根據自身的實際情況將接到的預算管理任務分解并落實至具體崗位，從而保證不存在任何預算管理盲點，進而保證預算管理目標能夠順利實現。

（3）采用彈性預算編制法。前面已經提到過了，酒店企業在運營的過程中需要經常調整經營策略，因此，如果預算的編制過于刻板僵化會很容易與運營實際脫節。建議酒店企業采用彈性預算編制法，結合當前的業務實際編制預算，并預留一定的調整空間，這樣在經營策略與業務類型出現變化的時候，預算也能及時進行相應的調整，避免出現預算失效的情況。

（4）完善預算考評機制。酒店企業想要提升預算管理效率，就應完善預算考評機制。預算考評不但能夠幫助企業管理者了解當前預算執行的實際收效，還能及時發現預算管理中存在的問題并進行相應的整改，從而在提升員工執行預算積極性的同時，提升預算管理工作的完善性。

（二）銷售與應收賬款內部控制方面

（1）內部控制機制的設計思路。

一是優化內部控制流程。酒店企業應優化銷售內部控制流程，在接到客人提出的服務要求之后生成相應的“預訂單”，同時將其發送至前臺；前臺根據預訂單的具體內容準備相應的服務。等到客人入住之后，就應按照客人的要求將相應的服務及時提供給他們，并按照事先約定的標準計價與收取費用。財務部要審核每天的現金收入日記賬，并做好相關憑證的存檔工作。對于應收賬款來講，企業應根據客戶的類型設計針對性的賬款催收程序，并安排專人負責催收。

二是完善客人賬戶管理系統。酒店企業應為每個入住的客人建立專門的賬戶，從其入住開始到結賬離開為止，將所有向其提供的服務一項一項詳細記錄下來，并核對相關的原始憑證，從而避免結算錯誤，為客人造成麻煩。實際工作中，酒店企業需要切實抓好建立賬戶、記賬、核算以及結算工作，以保證銷售收入成功收回。

三是完善應收賬款管理機制。隨著酒店業的競爭日益激烈，很多酒店企業為了搶占市場份額紛紛采取了賒銷的銷售方式，這種方式雖然在短期來看能夠提高酒店的營業額，但從長期來看則增大了企業的財務風險，因為并不是所有的應收賬款都能成功收回。基于此，酒店需要建立完善的應收賬款管理機制，做好客戶資信評價與授信政策制定的工作，從而在源頭上控制發生壞賬的風險。這里需要說明的是，保守的授信政策固然能夠保證酒店營業收入的安全性，但同時也限制了企業在市場中的發展，因此，酒店企業需要衡量發展與資金安全之間的關系，建立符合自身運營實際的信用管理制度。

（2）內部控制的實施過程。

一是客房收入。酒店企業的最重要營業收入來自于客房，因此，在實際工作中必須做好客房收入的內部控制管理。建議酒店企業采取圖1所示的客房收入內部控制流程。

圖1　客房收入內部控制流程

預訂。是客房收入內部控制的起始環節，根據酒店企業接待客人的類型，將其細化為個人與團體兩種情況：首先，個人預訂的流程應如圖2所示，酒店前臺接受客人預訂的同時收取一定數量的訂金，并允許客人在入住之前修改具體的預訂內容。其次，團體預訂的流程應如圖3所示。

圖2　個人客房預訂的流程

圖3　團體客房預訂的流程

登記。登記入住的流程對各種類型客人都一樣，見圖4。

圖4　登記入住的流程

記賬。酒店前臺人員為每個登記入住的客人建立專門的賬戶，并將其消費詳單錄入賬戶系統之中。

結賬。客人離開酒店結賬時，收銀員需要仔細核對客人賬戶內的各項消費信息以及消費總額，同時查看是否還有新發生的消費內容沒有記錄在內。

稽核。前臺收銀員交班的時候，稽核人員需要核對其記錄與結算的資金項目并編制稽核統計表。

二是餐飲收入。結合酒店企業的餐飲服務類型，建議其采取圖5、圖6、圖7的收入控制流程。

圖5　菜料內部控制管理流程

圖6　餐單內部控制管理流程

圖7　資金內部控制管理流程

三是應收賬款。包括三個環節：第一個環節是制定信用政策。因為采取了賒銷的銷售方式，因此，酒店企業必須制定科學合理的信用政策，從而在源頭上控制應收賬款回收風險。首先，確定合理的授信標準。酒店企業應在全面分析自身運營情況的基礎上，制定總的授信額度；再根據客人的資信情況確定具體的授信標準。這樣不但能夠減少資金的占用，還能降低應收賬款風險的集中程度。其次，設置合理的信用條件。酒店企業可以向客人提供信用期限或者現金折扣。通常來講，客人希望信用期限越長越好，但太長的信用期限雖然能夠提升酒店服務對客人的吸引力，同時也會增大酒店企業的資金占用以及回收壓力，因此，在確定信用期限的時候，酒店企業應權衡營業額與資金使用成本以及風險之間的關系。另外，酒店企業也可以設置一定的提前還款優惠條件，像是現金折扣等，如果客人能夠在約定的日期之前還款，則可以享受一定比例的折扣，這樣能在一定程度上提升客人還款的積極性，降低企業的應收賬款回收風險。第二個環節是分析與評價客人的資信情況。酒店企業需要分析與評價以下幾方面的客人資信情況：品質，客人是否擁有積極的還款意愿；能力，客人是否擁有良好的償債能力；資本，客人是否擁有良好的資金實力；抵押，客人一旦出現還款困難時，是否有相應價值的財產可以作為抵押。第三個環節是收賬管理。酒店企業應在客人離開酒店的時候與其結算賬款，并對賬款進行跟蹤管理。除了定期與客人核對賬款余額以及還款期限之外，還應多了解客人的經濟狀況，避免發生壞賬。

（三）采購與應付賬款內部控制方面

（1）優化采購流程。酒店企業應優化采購流程，合理設置采購流程中各環節的人員職責與權限，并制衡不同采購管理崗位之間的權力，從而避免由于一人獨大而出現瀆職或者舞弊的現象。

（2）設置合理的采購標準。酒店是向客人提供服務的企業，因此采購物品的品質標準直接決定著其提供服務的標準。酒店企業應結合自身的運營實際與業務特點，設置合理的采購標準，不但要明確采購物品的質量要求，還應在外觀、新鮮度等方面設置標準，以保證服務的品質。

（3）完善應付賬款核對機制。酒店企業需要完善應付賬款核對機制，以便掌握未來一段時間內需要支出的資金數量，從而合理安排現金流，既保證運營活動能夠正常開展，又減少資金占用與閑置，進而提升資金的使用效率。

（4）完善事后監督機制。采購流程結束之后，酒店企業需要對整個流程進行事后監督，分析存在問題的環節與節點并進行相應的整改，借此不斷提升采購流程的完善程度，避免同樣的問題一而再再而三的發生。

（四）成本費用內部控制方面

（1）完善人工成本內部控制機制。酒店行業屬于勞動密集型行業，因此酒店企業的主要成本除了運營伊始投入的固定成本之外，就是人工成本。酒店企業應完善人工成本內部控制機制，提升每名員工的工作效率，讓他們在工作中充分發揮個人能動作用，借此提升勞動生產率，降低人工成本的總體水平。酒店企業的管理人員應編制人工成本預算，并以此為基礎開展人工成本管理工作，除了嚴格控制人工消耗的數量與價格之外，還應及時修正人工成本管理過程中存在的問題。

（2）完善費用內部控制機制。酒店企業在運營的過程中不可避免地會發生各種費用，而這些費用直接影響到最終的利潤水平。基于此，酒店企業應完善費用內部控制機制，根據經濟性原則對重點費用項目進行控制，除了控制其資金的使用數量之外，還應控制其資源的消耗數量，從而實現全面的費用控制目標。

（五）貨幣資金內部控制方面

（1）內部控制機制的設計思路。一是按照不相容原則設置崗位。酒店企業應按照不相容原則設置貨幣資金管理的崗位，具有審批或者銜接性質的工作崗位，絕對不可以由同一個人兼任。酒店企業運營過程中涉及到的貨幣資金業務非常多，因此需要記錄、核算與審批的資金項目也很多。酒店企業應在明確各崗位員工的職能與權限之后，實行個人工作責任制，這樣就能及時找出資金管理過程中導致問題的崗位與具體人員，從而進行相應的整改與完善。二是定期輪換崗位。為了保證資金管理工作的透明度，建議酒店企業實行相關員工定期輪換崗位的制度，這樣就能有效降低瀆職與舞弊情況發生的可能性。三是嚴格審批控制。酒店企業應嚴格審批控制，所有的資金業務都需要在得到有效授權人的審批之后才能夠進行。需要注意的是，必須是有效授權人審批的資金業務才能開展，即使審批人擁有過高的管理權限，如果不是有效授權人也不能審批資金業務。

（2）貨幣資金內部控制的實施過程。一是現金方面。包括兩個方面：一方面是現金收入。結合酒店企業的業務特點，采取圖8所示的現金收入內部控制流程。另一方面是現金支出。結合酒店企業的業務特點，采取圖9所示的現金支出內部控制流程。二是存款方面。包括兩方面：一方面是存款收入。結合酒店企業的業務特點，采取圖10所示的存款收入內部控制流程。另一方面是存款支出。結合酒店企業的業務特點，采取圖11所示的存款支出內部控制流程。

圖8　酒店企業現金收入的內部控制流程

圖9　酒店企業現金支出的內部控制流程

圖10　酒店企業存款收入的內部控制流程

［1］馮建、蔡叢光：《內部控制研究現狀及述評》，《財會通訊（學術）》2012年第10期。

［2］張智慧：《網絡信息化系統在酒店業中的應用》，《承德職業學院學報》2013年第3期。

［3］羅彬、傅文利：《內部控制環境理論研究》，《重慶工商大學學報（社會科學）》2012年第4期。

［4］李曉英、周力：《酒店組織結構的權變理論分析》，《哈爾濱商業大學學報（社會科學）》2013年第4期。

［5］張建儒、王凌、胡福生、王為夏：《企業內部控制評價模型的構建與運用》，《財會通訊（理財）》2011年第3期。

［6］李小衡：《COSO內部控制整體框架：內容、理論貢獻和借鑒》，《北京工商大學學校（社會科學版）》2012年第2期。

［7］譚影：《加入WTO后中國酒店業探析》，《當代經理人》2012年第7期。

（編輯成方）