試論醫院人力資源管理中的檔案管理

張斌

摘 要：文章簡述了醫院人力資源管理與檔案管理的關系，分析了人力資源管理中檔案管理目前存在的弊端，提出了改進人力資源管理中檔案管理的措施。

關鍵詞：醫院 人力資源管理 檔案管理 弊端 改進措施

中圖分類號：F240

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）02-262-02

全國衛生體制改革進一步深化的要求，加快了各級、各類醫院科學化管理的步伐，人力資源管理是實現醫院戰略目標的切實可行的科學管理方法。檔案管理特別是人事檔案管理在人力資源管理中至關重要，人事檔案管理質量好壞直接影響人力資源管理的實效性。

一、人力資源管理與檔案管理的關系

所謂人力資源管理，是指“通過采用現代化的科學方法，對人的思想心理和行為進行有效的管理，充分發揮人的主觀能動性，以達到組織的目標”。人力資源管理的根本是對人的有效管理。所謂檔案管理是指國家機構、社會組織和個人將在社會活動中形成的、保存備查的各種形式的原始記錄進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。事業單位（包括醫院）檔案分類中的干部職工檔案即人事檔案，人事檔案管理是指國家機構和社會組織在人事管理活動中形成的，記錄個人工作經歷、思想品質、能力業績等真實的歷史材料，經過收集、整理、集中保管及提供利用的活動。人事檔案管理是以個人為單位進行的行之有效的管理。兩者存在著密不可分的關系，人事檔案為人力資源管理提供真實可靠的人事信息數據，是有效進行人力資源管理的重要依據。在醫院人力資源管理過程中，要想保持人力與物力的最佳比例狀態，就要對人力資源進行合理高效地配置，做到最大限度地發揮人的主觀能動性，故必須不斷補充、完善人事信息檔案，進一步加強人事檔案管理，兩者相互隸屬、影響，相互促進、發展。

二、人力資源管理中檔案管理目前存在的弊端

人力資源管理隨著社會發展的不斷進步，管理模式發生了重大變化，新的人力資源管理在醫院管理中發揮著重要作用，而人事檔案管理在醫院人力資源管理中發揮著重要作用。目前，醫院的人事檔案管理現狀已越來越不適應醫院人力資源發展的需求，表現為以下幾方面：

1.檔案管理不集中、統一。根據“山西省企業科技事業單位有關檔案分類標準”，干部職工檔案即人事檔案屬于醫院檔案分類中的一類，應該在綜合檔案部門保管使用，但在實際工作中，干部職工檔案均在人事部門保管使用，而且歸檔時存在重復歸檔現象，即綜合檔案部門保管的行政管理檔案中有人事檔案保存的內容，而人事檔案中也有行政管理檔案中保存的內容，實踐中也沒有統一口徑的歸檔要求，勢必形成在管理體制上的多頭分散管理現象，破壞了檔案集中統一保管的原則，不利于檔案查閱工作及檔案資源的共享。這種管理體制下，“棄檔”、“死檔”數量增多；檔案的統一性、規范性、標準性較差；職責不清、互相扯皮現象嚴重，造成人、財、物的極大浪費。

2.檔案歸檔工作欠規范。一是檔案用材不符合檔案標準，如：立卷時紙張規格大小不等；案卷皮、檔案盒等不是無酸紙制等；二是歸檔材料不準確、完整，如：歸檔與否不準確，歸檔內容交叉重復，歸檔材料有失真、涂改、丟失等現象；三是歸檔案卷質量不高，如：人事檔案材料中主要反映的是個人經歷、政治面貌、社會關系等傳統內容，而適應人力資源管理的反映個人實際工作能力、創新能力、個人業績成果等內容材料較少，甚至沒有；四是醫院人事檔案管理與檔案業務部門脫離，人事檔案工作不在綜合檔案部門的監督之下，由于缺乏檔案部門的專業培訓和統一的業務指導，也沒有制定《人事檔案歸檔范圍和保管期限表》，致使檔案管理人員業務素質較低，缺乏統一、規范的管理標準、文檔格式等。

3.檔案管理理念、管理手段和人員素質滯后。一是醫院高層領導沒有正確樹立檔案管理理念，認為此項工作不直接產生經濟效益，在醫院的發展進程中無足輕重，只重視醫療業務建設，不注重檔案工作。二是檔案工作者缺乏改革和創新理念，管理檔案只停留在保管和正常的提供利用上。三是醫院的檔案管理還停留在紙質管理階段，大量的手工操作仍貫穿于檔案工作中，雖然有些簡單的信息化設備，但是離真正的檔案信息化、現代化建設相差甚遠，大大降低了工作效率，不能充分發揮檔案管理在醫院人力資源管理中的重要作用。四是醫院人事檔案管理的人員普遍素質不高，表現為：檔案管理隊伍不穩定、專職人員少，且受過檔案專業教育的幾乎沒有，管理者文化程度不高，專業水平、綜合素質較低，不利于檔案的信息化、現代化、科學化發展。

三、改進人力資源管理中的檔案管理的措施

1.樹立科學、先進的檔案管理理念。醫院高層領導應高度重視檔案管理，要從戰略高度出發，認識到其在人力資源管理中的重要地位，認識到檔案管理和醫院的業務建設同等位置，同樣重要，從而在科學合理配置人員，配備現代化檔案設施等方面予以大力支持，下大力氣抓好檔案管理的現代化、規范化、科學化建設，確保人事檔案為人力資源管理提供堅強有力的后盾。

2.建立健全統一、完善的檔案管理機制。醫院要從整體出發，考慮和規劃建設綜合、統一的檔案管理系統，建立綜合檔案部門，將分散管理的人事檔案進行合并整合，按照有關檔案標準，合理配置，統籌管理，建立統一完整的檔案管理機構，健全嚴格的檔案規章制度，確保檔案管理的統一性、整體性和協調性，真正發揮人事檔案在人力資源管理中的作用。

3.進一步加強檔案管理的制度化、規范化。適應人力資源管理的要求，制度化、規范化管理人事檔案。按照檔案管理的有關制度和要求，在人事檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、借（查）閱、利用服務及檔案裝具、庫房建設等方面，建立一系列規范、完整的檔案管理制度，做到收集材料真實、完備；整理材料及時、合理；歸檔材料準確、完整；鑒別材料去偽存真；查閱檔案堅持原則、安全保密；提供利用更新觀念，積極、主動開發利用人事信息資源。檔案硬件設施符合要求，整齊劃一，確保規范的人事檔案更好地服務于醫院人力資源管理。

4.加快檔案管理的信息化、現代化進程。醫院現有的人事檔案管理制度已不適應日益發展的人力資源管理的要求，在網絡技術迅猛發展的今天，醫院必須將信息化建設擺上重要議事日程，積極投資建設數字化檔案管（下轉第265頁）（上接第262頁）理、電子檔案管理等先進的管理技術，盡快將檔案管理網絡化納入醫院的信息化建設中，建立包括人事檔案信息系統在內的檔案管理信息網絡系統，通過計算機終端和系統互通互聯，加快高效運轉的檔案目錄數據庫和全文數據庫建設。建立能夠適應人力資源管理需要的智能化、數字化、網絡化的人事檔案管理系統，為檔案需要者提供更便捷的服務。與此同時，努力提高檔案管理人員的專業水平和業務素質，引進和培養檔案管理專業人員，不斷加強對人員的繼續教育和培訓，檔案管理人員也需要不斷提高自身的綜合素質及計算機應用能力，以勝任醫院人力資源檔案管理工作的需要。

總之，醫院人力資源管理中的檔案管理在醫院的人才培養建設和醫院兩個效益的發展等方面起著十分重要的作用，科學、有效及規范的人事檔案管理對醫院建立和開發人力資源具有重要的現實意義。因此，醫院管理層要以戰略發展的眼光認識到人力資源管理中檔案管理的重要性，深入了解和正視人力資源管理中檔案管理存在的弊端，大膽改革創新，以先進的管理觀念，管理技術和管理手段，科學有效充分發揮人力資源發展中檔案管理的重要作用，促進醫院長遠發展。

參考文獻：

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[2] 蘆艷麗.淺談人力資源工作中的檔案管理.管理學家，2013（1）

[3] 孫婧.淺談人力資源管理中人事檔案管理的作用.城市建設理論研究（電子版），2014（16）

（作者單位：山西省榮軍醫院 山西太原 030000）（責編：李雪）