人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用

摘要：隨著社會的不斷發展，企業單位也在迅速的崛起。企業單位中人事檔案的建立是對人力進行管理的重要形式。人事檔案是正確評價和使用人才的依據。科學合理的人事檔案管理可以幫助企業充分的發掘人才。因此，人事檔案的建立必須符合現代化人才管理的模式，不斷的對人事檔案的能力進行挖掘，這樣才能保證人力資源更好的開發。所以，企業單位需要從人力資源管理的多方面進行入手，深入發掘人事檔案管理在企業中的作用，這樣才能站在全新的視角中去認識人事檔案管理。

關鍵詞：人事檔案管理 人力資源管理 重要作用

人力資源管理的發展經歷了多個發展階段。人事檔案管理是人力資源管理中最重要的一部分，但是，隨著人力資源管理的快速發展，人事檔案所具有的作用漸漸的被企業或者管理人員所忘卻。隨著經濟全球化和信息全球化時代的發展，企業面對的環境更加的復雜，人員的流動性更大，為了更好的適應復雜多變的社會環境，企業必須對環境中的信息進行搜集、整理和分析。人事檔案是企業中最為寶貴的資源，人事檔案的作用漸漸的在人力資源管理中顯現出來。

一、企業人事檔案管理對人力資源開發的促進作用

1.確定企業人力資源的現狀，為企業人力資源規劃提供幫助。企業人才的需求來源于企業人力資源的規劃。企業的人事檔案將企業內部的人才類型、人才層次、人才數量和人才的水平等信息進行匯總。人力資源管理部門可以根據人事檔案對人才的類別、屬性進行分類整理，給企業提供更加合適的人員信息。

2.促進人力資源的合理配置。企業中的人事檔案可以加深管理人員對員工的認識和了解，從而對人員進行科學合理的管理和分配。企業根據人才類型、能力、技術等方面的不同，將合適的人選分配到合適的崗位中去，這樣才能最大化的發揮人才的潛能和特點。

3.有利于人力資源需求預測的科學化與規范化。組織內部的因素對人才的需求有一定程度的影響。科學合理的人事檔案可以對企業組織內部的人員情況進行分析，判斷現有的人員是否符合企業當下的發展，這為制定科學合理的人力資源管理計劃有著極其重要的影響。完全脫離人事檔案所做出的企業人力資源的需求是不科學的。

4.保證企業外部員工招聘的質量，為企業內部招聘員工提供依據。員工的招聘有兩部分組成：內部招聘和外部招聘。內部招聘是指企業從現有的員工中選撥出優秀或者需要的人才；外部招聘是指企業在高?；蛘咭恍┱衅笗险衅杆枰娜瞬拧Ｊ紫?，企業在招聘員工的過程中，一些企業內部的員工就會給企業推薦一些自己的親戚、朋友或者老鄉等，有的人員甚至不具備招聘所需要具備的能力，這就大大降低了企業招聘人員的質量，并且員工之間存在直接或者間接的關系，給企業的正常管理帶來了一定的困擾。因此，企業需要對人事檔案進行分析和篩選，在招聘人員時候，盡可能少的聘用一些有關系的員工，這樣可以大大保證了企業招聘的質量。其次，企業在內部招聘會上，需要對現有的員工檔案進行分析，將此作為員工選聘的關鍵依據。

二、人事檔案管理中人力資源開發現狀

1.檔案材料失真現象妨礙了人力資源的合理配置。目前，人事檔案在人力資源管理中缺乏真實性。沒有真實性的人事檔案，也就喪失了其保存的價值。在對人事檔案進行管理的過程中，檔案管理人員發現，有些人事檔案出現涂改的現象，這使得人事檔案失去了真實性和權威性，使得人事管理人員在對人員的調配、解聘等計劃中無法正確的執行，這對企業今后人力資源的發展造成不利的影響。

2.個人檔案材料管理滯后，影響了人事檔案作用的發揮。人事檔案是記錄人員信息的關鍵部分，但是，長久以來，企業對人事檔案缺乏正確的認識和強有力的宣傳力度，使得人事檔案漸漸的缺失。如果人員的工作進行調動，那么一部分人事信息會留在原來工作的單位中；學生畢業之后參加工作，學生的檔案順理成章的留在了學校；取得相應的文憑之后，學歷的資料由個人進行保存等。目前，我國企業的人員流動比較大，各個單位都在費盡心思招聘一些高能力、高水平、高素質的人才，并且需要給招聘的人才建立屬于自己的人事檔案。那么就會出現棄檔、重建檔案的現象，這就破壞了人事檔案的統一性，嚴重影響了人事檔案在人力資源管理中發揮的作用。

3.檔案材料不全，降低了人事檔案對人力資源開發的參考價值。人事檔案記錄一個人在社會中的所有經歷，客觀的反映一個人在社會中生存的能力和個人的修養。企業可以在翻閱人事檔案時，直觀清晰的了解到人員的信息和社會經歷。但是，現階段企業的人事檔案比較單一，形式比較陳舊，內容比較抽象，在對人員技能的鑒定中，出現空話、假話的現象比較明顯，無法體現出人員的特點，從而失去了人員考察的意義，影響了企業員工的晉升和選撥，大大的降低了企業員工的積極性，給企業單位造成一定程度的損失。

4.人事檔案管理缺專職管理人員，制約了人力資源的開發。現代化的人力資源管理需要建立科學、合理的人事檔案管理機制，及時的給企業提供各種高技術、高水平、高素質的人才信息。但是，目前我國在人事檔案管理方面，檔案管理人員缺乏專業化的知識和能力，仍使用的是傳統的人事檔案管理模式，主要借助人工挑選，檔案管理人員缺乏創新意識、缺乏競爭意識，無法更加高效的給人力資源的發展提供服務。

三、改進人事檔案管理，為現代人力資源管理服務

1.切實提高檔案管理人員的素質。隨著經濟全球化和信息全球化時代的到來，企業的現代化管理水平也在逐步提高。傳統的管理模式已經無法適用于現階段的人力資源管理模式。因此，企業單位應該積極的選撥和引進高素質、高水平、高能力的管理人才到檔案管理部門，還需要對招聘的人員進行培訓，提高檔案管理人員的整體素質和專業水平，讓其能夠更好的適應信息化時代企業發展的要求。人力資源管理部門應該幫助檔案管理人員樹立正確的價值觀和思想，幫助他們擺正自己的位置，不斷的增強服務大眾的意識，積極與各部門加強溝通和交流，及時的給企業提供有效的信息，更好的服務于人力資源管理，提高全民建立檔案的意識，營造人人關心檔案的良好氛圍。

2.加快人事檔案工作科學化、現代化進程。隨著社會和經濟的不斷發展，企業中的人事檔案材料越來越多。傳統的檔案管理模式已經無法適應信息化時代的要求。因此，需要建立現代化電子化的人事檔案管理系統。電子化人事檔案系統的建立，可以將企業內部員工的信息進行聯網，借助計算機和互聯網進行傳遞，最大化的實現了信息的傳遞和檢索。

3.建立健全合理的人事檔案管理制度。企業在建立人事檔案時，需要對社會的發展形勢進行分析，根據社會的發展需求和相關的規章制度，建立科學、合理、高效、便捷的人事檔案管理體系，使得人事檔案工作更加的規范化、具體化和制度化。檔案管理人員在搜集信息材料時需要盡可能的做到及時和完整；檔案管理人員在對人事檔案的鑒別過程中，必須保證人事檔案的真實性；檔案管理人員在對材料進行分類時，需要對材料進行整齊裝訂；在進行檔案傳遞過程中，必須嚴格按照規章制度進行，保證人事檔案的安全性和可靠性；當別人對人事檔案進行查閱時，檔案管理人員必須熱情服務，做好檔案的保密工作和安全工作，并且檔案管理人員需要及時和有關部門進行溝通和交流，不斷的更新和補充檔案信息。

總之，人事檔案在企業中的作用越來越重要，檔案人員對人事檔案的分析、整理，可以更加便捷的為企業提供服務。隨著信息技術的不斷發展，以后的人事檔案將有可能和現代化技術相結合，人們更加方便、快捷的對檔案信息進行查詢，使得檔案信息更加的科學化，大大提高了人事檔案在人力資源管理中的作用。

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作者簡介：李艷，1983—，女，河南省郟縣，經濟師，本科，從事工作：人力資源管理。