行政事業(yè)單位電子檔案與紙質(zhì)檔案客觀并存下的對(duì)比研究

白潔

摘 要：檔案一直是人們生活必須的，雖然其存在和使用方式并不為一般人所熟知，但是卻實(shí)實(shí)在在的關(guān)系到人們的日常生活。一份檔案記錄著一個(gè)人一生的始末，或者一個(gè)地區(qū)幾十年的發(fā)展歷程。對(duì)于重視傳統(tǒng)和歷史的中國(guó)人來(lái)說(shuō)，檔案的重要性不言而喻。隨著時(shí)間的推移和社會(huì)的發(fā)展，檔案的呈現(xiàn)形式從紙質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)為電子形式。電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理工帶來(lái)了方便，但也存在一些問(wèn)題。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案越來(lái)越受到人們的關(guān)注，但由于電子檔案自身還存在一些技術(shù)缺陷，使得電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案。本文就紙質(zhì)檔案和電子檔案在存檔方式、存檔時(shí)間和空間、存檔特殊性和存檔意義四個(gè)方面對(duì)這兩種檔案進(jìn)行比較研究，以期為檔案管理工作提供幫助和建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存；需要

電子檔案隨著信息社會(huì)的發(fā)展出現(xiàn)了，它對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生了巨大沖擊，電子檔案優(yōu)于紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)為海量存儲(chǔ)記錄信息、查詢準(zhǔn)確、檢索效率高、節(jié)省保管空間、傳輸速度快等，它迅速成為檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。電子政務(wù)、電子商務(wù)的不斷推廣，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)用普及，形成了大量的電子文件，并成為電子檔案的重要補(bǔ)充。電子檔案的產(chǎn)生與發(fā)展提高了檔案的利用率，進(jìn)而也保護(hù)了紙質(zhì)檔案。但從目前的現(xiàn)狀看，在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間里電子檔案不會(huì)取代紙質(zhì)檔案，只能相互依賴(lài)、共同發(fā)展。

1 檔案的簡(jiǎn)介

1.1 檔案的定義

檔案存在歷史已久，其含義不言而明，是直接形成的歷史記錄。因?yàn)槠洹爸苯有纬伞钡膬?nèi)涵，即表明檔案文件是原始的，而其“歷史記錄”的闡述，即說(shuō)明檔案是能夠闡述事實(shí)真實(shí)情況的原始文獻(xiàn)，因此檔案和圖書(shū)情報(bào)、文物等是不同的。

1.2 檔案的作用

檔案的形成者是由社會(huì)各個(gè)群體組成的，其中包括官方和半官方機(jī)構(gòu)，也包括自由組織和個(gè)人、家庭及家族等。因?yàn)闄n案是建立在其他真實(shí)的資料基礎(chǔ)上的，這些資料包括語(yǔ)言、文字、圖像等。因此，檔案的最主要作用，是其對(duì)真實(shí)歷史的承載。

1.3 檔案的價(jià)值

檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)，是人類(lèi)活動(dòng)的產(chǎn)物，是人類(lèi)精神文明的一部分，它既有現(xiàn)實(shí)價(jià)值，又有歷史價(jià)值。檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值體現(xiàn)在它的現(xiàn)實(shí)作用上，即檔案可以作為解釋某事或某狀態(tài)發(fā)生的依據(jù)，而其歷史價(jià)值體現(xiàn)在它的回溯作用上，即檔案能夠用來(lái)進(jìn)行歷史研究，

以便人們總結(jié)過(guò)去事件的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。現(xiàn)實(shí)作用和回溯作用相輔相成，建構(gòu)了檔案的價(jià)值體系。

2 現(xiàn)時(shí)期電子檔案發(fā)展的客觀制約性

2.1 通用性

隨著辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，如何做好電子檔案的管理、利用和編研已成為當(dāng)前檔案工作所面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。盡管電子檔案具有歸檔方便易行；存放節(jié)省空間，檢索多功能、多渠道、快捷、準(zhǔn)確；利用省時(shí)、省力、“有聲有色”；可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到遠(yuǎn)程查詢，提高利用速度，審查、鑒定和銷(xiāo)毀簡(jiǎn)便等優(yōu)點(diǎn)。但電子檔案本身的諸多特點(diǎn)又決定了其不可能或者說(shuō)至少在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)不可能取代紙質(zhì)檔案。目前，我國(guó)檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，在檔案管理中沒(méi)有使用通用的管理軟件，缺乏檔案信息的管理功能，沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。也沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，使得檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理理論、方法和標(biāo)準(zhǔn)方面都有一套統(tǒng)一完善的管理方案。

2.2 設(shè)備依賴(lài)性

電子檔案與紙質(zhì)檔案的載體有很大區(qū)別。電子檔案是以數(shù)碼形式將整理好的電子文件信息內(nèi)容和它的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性材料和光盤(pán)載體上，它的記錄形式是數(shù)字化式的。任何電子檔案，當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料等載體后，就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備。它不能離開(kāi)這種生成環(huán)境和設(shè)備而單獨(dú)存在，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行逆處理還原、輸出，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。同時(shí)，電子檔案也很難長(zhǎng)期保存，需要有不斷更新的技術(shù)和設(shè)備作保障，電子文件歸檔及電子檔案管理還需要有技術(shù)和設(shè)備支持，電子檔案的生命周期是由電子檔案內(nèi)容決定的，而電子檔案生命周期取決于其載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性。相對(duì)于電子檔案，紙質(zhì)檔案沒(méi)有對(duì)這種技術(shù)與設(shè)備的依賴(lài)性。

2.3 安全性

真實(shí)性檔案的一個(gè)基本作用是憑證作用。因此，真實(shí)性是對(duì)檔案的基本要求。在新的技術(shù)條件下，紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是保護(hù)檔案的載體——紙張。因?yàn)檩d體和記錄的信息是一體的，保住了紙質(zhì)文件的形式，那么以文字記錄的信息才能得以保存，但此特點(diǎn)卻難以實(shí)現(xiàn)無(wú)痕跡的修改。因此，人們通常把“白紙黑字”和確鑿的證據(jù)聯(lián)系在一起。而對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息

隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個(gè)不可忽視的隱形殺手一電腦病毒。因此電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性受到極大威脅，也就保證不了電子檔案的行使有效。

2.4 法律效用性

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，原始性界定容易，其法律憑證效力也不容否認(rèn)。而對(duì)于電子檔案，由于原始性界定困難，使人們對(duì)電子檔案的法律憑證作用產(chǎn)生懷疑。電子檔案的法律效力的確立，需要解決兩個(gè)基本問(wèn)題：首先要依靠技術(shù)，真正攻克電子檔案原始性的界定關(guān)，這是解決電子檔案法律效力問(wèn)題的基礎(chǔ)；其次，要加強(qiáng)立法工作，從法律上明確電子檔案的憑證作用，做到有法可依，這是解決電子檔案法律效力問(wèn)題的法律依據(jù)。

3 結(jié)論

通過(guò)以上比較，紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的優(yōu)點(diǎn)和缺陷，就紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，它的優(yōu)點(diǎn)在于體現(xiàn)了檔案的本質(zhì)屬性一原始記錄性。它所記錄的信息不易被修改，具有憑證參考價(jià)值，是第一手資料。但是檔案價(jià)值的體現(xiàn)在于利用，電子檔案不用對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)，而紙質(zhì)檔案保管條件要求高和保管任務(wù)較重，電子檔案作為一種新型載體，在保護(hù)了紙質(zhì)檔案原件的同時(shí)也方便了利用，而且轉(zhuǎn)播速度快，不受時(shí)空限制，隨時(shí)隨地可以利用。但是電子檔案易復(fù)制修改和刪除且不易被發(fā)現(xiàn)，使得真實(shí)性、可靠性大大降低。

從目前的運(yùn)作形式看，電子檔案與紙質(zhì)檔案在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)是不能相互取代的，二者相互補(bǔ)充、取長(zhǎng)補(bǔ)短、并行不悖，均各自有著自己的強(qiáng)大生命力和適用范圍，通行的做法是留其所長(zhǎng)，使電子檔案紙質(zhì)化，紙質(zhì)檔案電子化進(jìn)行雙套管理，各自發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。

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